面接後の辞退は、数は少なくても大きな損失に

Q今回のテーマである面接を受けた後の辞退は、どれくらいの率で起こるのでしょうか？

坂本宏（以下、坂本）：辞退率は、面接実施前の段階でどれだけ求人情報を開示してきたか、選考スピードや応募者とのタッチポイントをどれだけ持ったか等、選考過程で企業が行ってきた一連の事が影響します。 一概には言えないのですが、私がこれまで採用業務の代行・サポートを経験してきた範囲では、面接後の辞退者は、一般的には面接実施前の辞退率より高くありません。

ただし、選考を進んで面接まで受けた候補者は、採用に直結する可能性の高い人材ですから、このタイミングで辞退されるのは企業にとっては大きな損失です。早めに課題を把握して改善する必要があります。

Q面接後に辞退者が出た場合、どんな要因が考えられますか？

鎌田ゆうか（以下、鎌田）：やはり多いのは、実際に面接時に来社したら、面接官や会社の雰囲気が、事前に想像していたイメージと違った、という理由ですね。人材紹介の現場で出会う求職者たちからは、面接官の態度がドライに感じられた、面接中に会話のキャッチボールができなかった、候補者のことを知ろうとする態度が感じられなかった、などの声を聞きます。

さらに、応募していた職種と面接で候補者に提示された職種が違ったという理由で辞退するケースもあります。企業側としては、候補者のこれまでの経験やスキルを考慮した結果なのですが、それが候補者には受け入れられない場合は辞退につながります。

坂本：現在の採用市場は売り手市場で、企業が求職者に選ばれる立場になっています。面接官がそんな市況感を理解せず、企業側が選ぶ立場だという認識のままで、一方的な態度をとったり、高圧的に受け取られてしまう様な面接をしたりしていて、それが辞退の原因になるケースも見られます。このようなケースでは、面接慣れしていない、採用後の配属先として想定している現場の社員が面接官を担当していることが多いですね。

安高隼平（以下、安高）：そのほかに、私が現場でよく遭遇するのは、この時点ですでに他社で内定が出たから転職活動を終了するという辞退理由です。つまり、他社との選考スピードに負けたケースです。
補足すると、他社より選考スピードが遅くても、面接前や面接で魅力づけさえできていれば、ほとんどの場合、面接後に辞退されることはありません。ただし、なかには内定を出してから承諾までに期限を設定する企業もあります。先に内定が出た他社が内定承諾の期限を設けていて、その企業と自社で応募者の志望度に大差がない場合は、スピードに負けて辞退されるケースが生じます。

面接時の対応でいかに不安を払拭できるかが歩留まり改善のカギに

Q面接後の辞退を減らすための具体的な対策や施策例を教えてください。

鎌田：面接後の辞退を防ぐには、面接で候補者に不安を抱かせないように配慮する必要があります。重要な対策の一つが、面接時のフィードバック（候補者に対して感想を伝えること）です。候補者が「自分がどう思われているかわからない」と感じると辞退につながりやすいので、この人に来てほしいと思ったら、その場で率直に伝えていただきたいですね。

さらに「あなたの経験はうちでもこんな場面で活かせそう」、「入社後はこんな業務をお任せします」といった入社後の働くイメージを具体的に伝えられると、辞退率の低下につながると思います。応募職種と違う職種を提示する場合は、特に丁寧な説明が必要です。

坂本：特定の面接官による面接対応が原因になっているケースでは、対策として、市況感やマナーを含めた教育が必要です。というのも、先に述べた通り、現在の売り手市場の市況感を理解せず「雇ってあげる」という古い感覚のままだと、面接で一方的な態度を取ってしまいがちだからです。世代によって働くことへの意識や価値観が違うという問題もあります。

具体的には、面接担当者に外部の面接官研修を受講していただく、社内で面接での対応ルールを統一したうえで、人事・採用担当者から指導していただくなどの方法が一般的です。

なお、候補者は転職後に同じ職場で働く社員に最も興味を持つので、現場の社員が面接官をすること自体には大きなメリットがあります。丁寧な教育・指導で社員の高圧的な態度が改善されれば、面接後の辞退率は大きく低下するはずです。

詳しくは下記の記事でも紹介しています。

関連記事：面接官向け｜中途採用面接での面接の進め方から質問内容マニュアル

鎌田：最終面接で社長などの役員クラスが面接官をすると、候補者の内面を詳しく知るための深掘り質問が増えます。特に態度が高圧的でなくても、役員に質問をされると、それだけで威圧感を感じてしまう候補者もいます。

私が人材紹介会社の担当者として間に入る場合は、事前に候補者に、「最終面接は役員が面接するから、深掘りされますよ」とアドバイスし、その役員のパーソナリティなどの情報もわかる範囲で伝えています。人材紹介を利用していない場合は、人事担当者から事前情報として面接官が誰かを伝えておくといいでしょう。

もしその役員が登場するインタビュー記事やインタビュー動画などのコンテンツがあれば、事前に見てもらっておくのもいいですよね。候補者にどの様な人物なのか知ってもらうきっかけになります。

安高：他社の選考スピードに負けてしまうケースについては、対策として、一次面接の段階で候補者に競合他社の選考状況とスケジュールを聞き出すことを提案します。もし競合他社が1週間後に最終面接を行うという情報を入手できれば、2次面接をその前に設定するなどの対応によって辞退を防げたかもしれません。

坂本：他社を意識せずにマイペースに採用活動を進める企業も意外と多いのですが、採用は獲得競争だということを意識していただければと思います。常に競合他社の動きをチェックして、そのスケジュールに合わせて柔軟に動かないと、競争には勝てません。

安高：候補者が応募している他社の選考状況やスケジュールを把握することは、スピード負けを防ぐだけでなく、自社への志望度を高めるためにも役立ちます。例えば「〇〇社では△△のような業務をしたい」という他社への志望理由を持つ候補者には、それと比較して自社で実現できることをしっかり面接で伝えることができます。

また、給与提示がネックになりそうな候補者であれば、他社の提示給与に応じて自社の給与を調整できないか検討することもできるでしょう。もちろん給与の調整は難しい場合が多いと思いますが、その場合は給与以外で魅力づけできることがないかを考えることができます。

ネガティブな情報こそ早めに開示を

Q求人募集や採用広報では自社の魅力や強みをアピールするのが基本ですが、どの企業にも業務や職場環境に関する課題はあるはずです。そういった自社のネガティブな面についても、候補者には伝えるべきでしょうか？

茅野航太（以下、茅野）：選考段階が進めば進むほど、候補者はその企業への入社について真剣に検討し始めるため、改めて応募先の企業についてインターネットで熱心にリサーチする傾向があります。その際にネガティブなクチコミを目にしたのが原因で、面接後や内定後に辞退することもあるかもしれません。辞退者を出さないためにも、ネガティブな面も含む自社の実情を、一次面接時など早い段階で伝えておくといいでしょう。

鎌田：ネガティブな面については、今、こんな課題を抱えていて現状ではこう対応している、課題に対してこんな人材を採用して今後こうしていく、などというように、課題の背景も絡めてビジョンまで示せると、理解を得やすいのではないでしょうか。

Q面接後の辞退者には辞退理由を聞いておいた方がいいでしょうか？

安高：面接後の辞退の場合、なかなか本音は話してくれないことが多いですが、「今後の参考までに教えてください」という聞き方で、印象が悪くならない程度に確認はしたいところですね。

坂本：採用数が多い企業の場合、なかには質問すれば辞退理由を教えてくれる候補者もいます。理由がはっきりわかれば、次の採用に向けて、理由に応じた改善策を打つことができます。例えば、辞退者から特定の競合他社の名前がよくあがるのであれば、今後の面接時にその企業を意識して自社の強みをアピールするトークをするのも一つの対策です。

一般の社員の振る舞いも企業イメージの一部

Q面接での対応を中心に伺ってきましたが、候補者が来社した際に、面接以外の部分で注意した方がいいことはありますか？

茅野：私が広告営業を担当した企業では、採用面接には直接関係ない社員の方々にも、面接のために来社した候補者への挨拶を徹底し、来客対応のマナーを守ってもらうようにお願いしていました。候補者にとっては、面接官以外の社員も、その企業のイメージの一部だからです。

例えば採用前の候補者は企業にとっては来客ですから、例えばエレベーターに乗り合わせて目的階に着いたときには、社員が候補者に「先にどうぞ」と順番を譲るのがマナーですよね。しかし、エレベーターで社員が候補者より先にさっさと降りていれば、企業全体のイメージに影響して、面接後の辞退や内定辞退につながるかもしれません。

候補者が条件面では大差がない他社と比べて悩んだときに、来社時の対応の仕方や社内の雰囲気が決断を左右します。全社員が挨拶やマナーを徹底すれば、候補者に「この企業の選考を受けてよかった」と感じてもらい、企業イメージをアップさせることができます。
給与や休日の日数といった条件面は、経営全体に関わることですから、変えたくても急には改善できません。辞退を最低限にするためには、それ以外の部分を可能な限り改善していく努力が不可欠です。