会社説明会の実施の手順
１．会社説明会を実施する目的
新卒採用活動のフローの中で会社説明会は、企業と学生が「最初に接触する機会」です。
学生にとって会社説明会は、自分が情報収集した情報以上の情報を求めて「将来的にこの会社で働きたい」と思うか否かを図る貴重な時間となります。
企業としても、学生が知りたいと思っている内容を自社の魅力とともに発信して「将来的にこの会社で働きたい」と思ってもらうことが重要です。プログラムはもちろん、開催時期や開催形式、登壇者も含めて、丁寧に設計・準備をしていきましょう。
２．会社説明会開催に向けた準備
会社説明会当日の集客につなげるために、学生への告知は開催日の2～3週間以上前から行うのが原則です。
告知するためには、開催日、当日のプログラム内容、話す担当者などを決めなければなりません。具体的に「5W1H」に当てはめて一つひとつ考えていきましょう。
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＜何を説明するか（What）＞
学生は複数の企業を同時並行して就職活動を行っています。多くの企業の中から自社の会社説明会に参加してもらうために、どんな話が聞けるのか・どんな人が登場するのかなどといった点で関心を高めつつ、企業として伝えたいポイントや深めてほしい理解を明確にしておくことが重要です。
ポイントは、企業が伝えたいことだけでなく学生が聞きたいことをしっかりと盛り込んだプログラム内容にすることです。学生が知りたい内容に触れて説明することで、企業理解・仕事理解につながり、説明会参加への満足度、学生の志望意欲を高めることが期待できます。
具体的な説明会の内容については
「企業を魅力づけする説明会とは？」のテーマでご紹介します。
＜いつ開催するか（When）＞
採用における広報活動の解禁日は、学生が卒業・修了年度に入る直前の3月1日であるため、採用広報を伴う会社説明会はそれ以前に開催することはできません。
一方で、3月は広報活動解禁と同時に説明会の予約受付から開催までを一気に進める企業も多く、結果として同時期に開催数が集中しやすい傾向があります。
ただし、学生の動きは一様ではありません。3月の広報活動解禁前からオープン・カンパニーなどを通じて情報収集を進める層もいれば、一定期間を経てから本格的に動き出す層も存在します。
そのため、自社の採用ターゲットがどの時期に動きやすいのかを見極めたうえで、説明会の開催時期や頻度を設計していくことが重要です。
また近年は、低学年〜3年生の2月頃までの期間に、採用情報を伴わない「オープンカンパニー」等を通じて企業理解を深めてもらう機会も増えています。本選考期の集客や志望度形成につなげるためにも、この時期から学生との接点をつくる施策をあわせて検討するとよいでしょう。
＜どこで開催するか（Where）＞
現在、会社説明会はWEBでの開催が主流となっています。
●WEB開催の場合
いつでも、どこからでも見れるのがWEB（オンライン）セミナーの良いところです。参加者は会場に集まる必要がなく、開催時刻になったら、オンラインのプラットフォーム（ビデオ会議ツールなど）にアクセスし、それぞれのPCやスマートフォン、タブレットなどを通じて、どこからでも会社説明会に参加することができます。
開催方法は大きく分けて、「ライブ配信（ストリーミング）型」と「オンデマンド型」の2種類があります。それぞれの特徴を知り、使い分けていくのが良いでしょう。
●ライブ配信（ストリーミング）型
会社説明会をリアルタイム（同時刻）に参加者に向けて配信する形式です。参加者と企業がチャット欄や質疑応答によって、コミュニケーションをとることができます。双方向のやり取りが可能で、オンデマンド型に比べて学生の理解も深まりやすいのが特徴です。
一方で、参加者側も参加できる時間が決まっているため、時間が合わない場合に参加しづらいデメリットもあります。
●オンデマンド型
事前に録画・編集された会社説明会の動画を、自由なタイミングで視聴できる形式です。公開期間を限定しない場合は通年で配信することができます。
場所・時間の制約があるターゲットにも情報を届けやすい点や、一度録画した映像を長期間にわたって活用できるのが大きなメリットといえます。
一方で、双方向のコミュニケーションがとれないため、参加者のリアクションを確認しづらい点はデメリットです。また、「質問したい」「実際に社員の話を聞きたい」と思っている人にとって、オンデマンド型では満足してもらえない可能性もあります。
＜どのような形式で行うのか（How）＞
一般的なのは、採用担当者による事業や仕事内容の説明を行う講義形式で、最低1名の採用担当者のスケジュールが確保できれば実施可能です。
現場社員の協力が可能な場合は、先輩社員による仕事の体験談や、座談会などを実施する方法もあります。
＜誰が話すか（Who）＞
全体の進行役を立てることや、プログラム内容に応じて会社トップや現場の先輩社員に登場してもらうことで、採用担当者が代弁することよりもリアルな情報を伝えられます。
社内の協力者に依頼をする場合はあらかじめスケジュールを確保のうえ採用活動の目的を共有し、当日学生に伝えてほしい内容と持ち時間を事前に伝えておきましょう。
学生と年齢の近い若手社員の登壇が共感を得られやすく、おすすめです。
３．会社説明会の開催告知
開催が決まったら、学生に対して告知と予約受付を行います。当日のプログラム内容は事前にしっかり公開して期待を高めましょう。また、複数の日程がある場合は、すべてを一度に公開せず、日程を段階的に案内することで予約が入りやすくなります。
日程の選択肢がありすぎると、いつでも会社説明会を行っているという印象を与えてしまい、他社の会社説明会を優先されてしまう可能性があります。
告知する場所は、企業のホームページと就職情報サイトがおすすめです。また、エントリー済みの学生に対して企業側からアプローチすることも忘れずに行いましょう。
４．開催直前の参加確認と当日の出欠確認
会社説明会への出席率が100％になることは稀です。学生は複数企業を同時並行して就職活動を行っていますので、確実にスケジュールを抑えるためには開催直前の参加確認連絡（リマインド）が欠かせません。
余力がある場合は、予約者に電話連絡をして参加の意思確認を行うことがあります。効率的にアプローチするには、開催数日前までにメールで連絡して会社説明会に予約していることを認識させましょう。
当日の出欠確認は配信中にアンケートフォームなどを用いて行うとスムーズでしょう。フォームのURLをチャットスペースに送信するほか、QRコード化しスライドに盛り込む方法などがあります。QRコードの読み込みはスマートフォンで視聴している学生はできないためご注意ください。
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