企業規模によって来社率に差が。中小企業にこそ認知度を高める対策が必要

Q有効応募から面接の日程調整完了率の平均はどれくらいですか？

安高隼平（以下、安高）：日程調整の完了率は、企業規模や選考基準、募集エリアなど、さまざまな要素に左右されるため、一概に平均を示すことができません。そのため、あくまで私たちが多数の企業の採用業務に関わってきたなかで把握している感覚的な数値になりますが、対面の面接が主流だった数年前までは、面接設定率の平均値は50～60％程度でした。近年はオンライン面接が増えた影響で日程調整できずに辞退する求職者は減少傾向で、面接設定率は以前より高まっていると感じています。

Q日程調整が完了しても来社しないケースもあると思います。どの程度面接を実施する前にキャンセルが発生しているのでしょうか。

安高：面接前のキャンセル率のデータはありませんが、マイナビの面接の“無断キャンセル率”についての調査結果によると、無断キャンセル率は全体平均では7.6％です。これに、事前に連絡をしてキャンセル・辞退率が加わります。

なお、企業規模別に見ると、従業員数1001名以上の大企業の無断キャンセル率が6.1％であるのに対し、301～1000名では11.3％、51~300名では7.9％、50名以下の企業になると20.8％（※）と大幅に高まります。
※出典：マイナビ「中途採用状況調査 2022年版（2021年実績）」（2022年1月調査）

この調査結果から、企業規模に比例して来社率は高くなると考えられます。これまで私が見てきた範囲でも、やはり知名度の高い大企業ほど来社率が高い印象がありますね。

キャンセルは1件でも出ると大きな損失です。もちろん企業規模に関わらず来社率を高める努力は必要ですが、中小企業には大企業以上に、キャンセルを防ぐ対策が求められます。

Qなぜそのように、企業規模で来社率に差が生じるのでしょうか？

坂本宏（以下、坂本）：中途採用では、求職者の多くは、第一志望の企業を最初から決めているわけではありません。まずは複数の気になる企業に応募して、選考を受けながら志望度の高い企業を絞っていきます。そのような状況では、企業規模が大きくなるほど「面接は受けておこう」と考える応募者が多くなるのが自然です。大手企業には、待遇がいい、安定している、企業に対して信頼感があるなどのイメージがありますから。

安高：ただ、大手企業に対して求職者がそうしたポジティブなイメージを持っているのは、その企業がどんな企業なのかというイメージがすでに広く認知されているためです。中小企業に魅力がないわけではなく、企業イメージが認知されていないために優先度が低くなっているに過ぎません。

ですから、中小企業こそ採用広報に力を入れたり、応募者との接点を増やしたりと、大手とは違う方法で求職者と接していく必要があります。そうした努力によって、無断キャンセルだけでなく、連絡がつかない、日程調整ができない、選考前に辞退してしまうといった歩留まり低下につながるケースを減らすことができます。

Q面接設定率が低い場合、どんな要因が考えられますか？

鎌田ゆうか（以下、鎌田）：根本的な原因は、応募した企業に関する情報が少なく、認知や理解が深まっていないためでしょう。そのような状態だと、当然ながら日程調整の段階で志望動機が十分に形成されていないため、企業から提示された日程に合わせにくい場合に、「都合も合わないし、無理に面接まで受けなくてもいいや」という判断になってしまいがちです。

Q来社率が低い（面接のキャンセル・辞退が多い）場合は、どんな要因が考えられますか？

茅野航太（以下、茅野）：無断キャンセルした応募者には理由を確認しようがないのですが、単に日程を忘れていた、他社の選考が先に進んだ、もともと志望度が低く興味を失ったなど、さまざまな理由が考えられます。

そもそも以前から興味があってそれなりに志望度が高い企業なら、よほどの事情がない限り面接は受けに来るはずです。直接の理由はさまざまとはいえ、キャンセルされるのは、企業の魅力を理解してもらえてないからであり、応募者にとって優先度が低いという表れです。そう考えると、応募前から求職者に興味を持ってもらえるほどの情報発信ができていなかったのが原因ともいえます。

Q面接設定率の低下も、来社率の低下も、根本的な要因は応募企業への志望度が十分に高まっていないからなのですね。歩留まりを改善するにはどうしたらいいでしょうか。

鎌田：このフェーズ全体の対策を一言でいうと、面接までに応募者とのタッチポイントを増やすことです。タッチポイントとは、つまり企業と応募者との接点であり、応募者に情報を提供する機会です。求められる情報は、候補者が日程調整をしやすくするための情報と、面接を受けたくなるような志望動機を醸成するための情報の2種に大きく分けられます。

応募者が日程調整しやすいよう、面接に関する情報は詳細に伝達を

Qここからは、タッチポイントを増やす具体策をお聞きしていきます。まずは、日程調整をしやすくして設定率を上げるための工夫や施策例を教えてください。

鎌田：書類選考通過後、なるべく早い段階で、候補日、所要時間、適性テストの有無などの面接に関する詳細情報を伝えておくと、応募者は日程調整しやすくなります。中途採用の求職者の多くは在職中で、忙しいなか、仕事の予定や他社の選考状況に応じて面接を受ける企業の優先順位を判断しています。

ですが、人事・採用担当者からの日程調整メールの内容は、ほとんどの場合、「下記の日時から選んでください」といったメッセージと候補日時のみで、オンライン面接の可否や午後6時以降や土日の対応の可否といった詳細情報までは書かれていません。相談してくれれば時間外の対応が可能だとしても、それが書かれていなければ応募者には伝わりません。

例えば、応募者のなかには、「その日時に現地には行けないけれどオンライン面接であれば受けられる」という人もいます。人材紹介会社が間に入っていれば、担当者がオンライン面接に変更できないかと交渉しますが、人材紹介会社を利用していない応募者だと、問い合わせをせずに諦めて辞退してしまうケースが多いでしょう。

日程調整の連絡をする際には、そんな応募者の立場になって、面接が対面なのかオンラインなのか、対面の場合はオンライン面接への変更の可否、午後6時以降や土日の対応の可否、地方の企業なら車での来社の可否といった情報も伝えましょう。

坂本：オンライン面接が主流になってから面接の設定率が高まっている状況を考えると、オンライン面接は可能な限り導入するのがいいでしょう。日程調整の連絡時に、書類選考での評価ポイントを一言伝えるのも工夫の一つです。ただ日程調整するだけ、連絡するだけではなく、応募者の気持ちに寄り添って労力と時間をかけることで、志望度や面接設定率のアップにつながると思います。

Q応募者と面接の日程調整をするときの連絡手段は何が適していますか？

鎌田：早く決まりやすいのは電話です。ただ、相手（応募者）の状況によっては出られないこともありますし、聞き間違いなどのリスクもあります。一般的には、メールのほか、スマートフォンや携帯電話の電話番号宛に送受信するSMS（ショートメッセージサービス）がよく使われています。状況に応じて、複数の連絡手段を使い分けるのが基本です。

メールだと返信に多少の手間がかかりますが、SMSのほか、多くの応募者がプライベートでも使い慣れているLINEのチャットも、よりスムーズに日程調整することができます。応募者の職種や勤務形態、年代などによって好まれる連絡手段は異なるので、相手に合わせて選択しましょう。

タッチポイントを増やし情報提供することが志望度の向上につながる

Qでは、応募者が面接を受けたくなるような自社への志望動機を醸成するにはどうすればいいのでしょうか？具体的な工夫や施策例を教えてください。

茅野：求人サイトで私が営業担当した企業では、面接の前日に前日コール（応募者への電話連絡）を徹底していただいていました。例えば翌日に雨が降りそうなときは、電話で「明日の面接を楽しみにしています。天気が悪そうなので気をつけてお越しくださいね」と連絡するんです。

電話に出られない応募者には、メールで同様の内容を伝えます。その際に、面接官をする社員のインタビュー動画がある場合は、「明日の面接担当者が登場する動画です。よかったら参考にしてください」とメッセージを添えてURLを付記することもあります。このようにこまめに連絡をとってタッチポイントを増やすと、自社への興味や志望度が高まり、来社率の改善につながります。

詳しくは下記の記事でも紹介しています。

関連記事：採用に重要な「応募者体験」とは？向上させる実践ポイント

安高：最初に面接設定率の感覚的な平均値として、対面だと50～60％程度、オンライン面接が増えて以降の設定率は上昇傾向であるとお伝えしました。この変化は、応募者にとってのオンライン面接の敷居の低さを示していますが、その分、対面の面接以上にリマインドメールや前日コールの必要性は増します。

茅野：面接へのハードルを下げる工夫として、0.5次面接を実施している企業もあります。本番の面接の前に、オンラインで採用担当者と軽く面談して、「興味がわいてきたら面接に来ませんか？」という流れで面接につなぐんです。これもタッチポイントを増やすことで志望度を高める施策の一つです。

Qそのほかに、面接設定率、来社率を高めるために心がけるべきことはありますか？

安高：連絡のスピード感も重要ですね。マイナビの最新の調査では、応募から内定までの平均日数は約21～22日。応募から面接までは、オンライン面接・対面面接のいずれも11.7日です（※）。他社の選考スピードに負けて面接辞退や無断キャンセルをされる率を下げるには、平均値を踏まえて、応募者への連絡や返信をできる限り早くする必要があります。
※出典：マイナビ「中途採用状況調査 2022年版（2021年実績）」（2022年1月調査）

ただ、メールやSMSで日程調整をする際に何度もやりとりして工数が増えるとその分日数がかかるので、あらかじめ第３希望まで候補日を聞いておくなど、工数を最小限にする工夫も必要です。

• 志望動機を醸成する施策例まとめ

  • 面接の前日に電話かメールで前日コール（応募者への連絡）をする
  • メールで連絡する際に、動画コンテンツのURLを伝える
  • 本番の面接前に0.5次面接を実施して面接につなげる

• 選考スピードを高める施策例まとめ

  • 応募者への連絡や返信は、きる限り早くする
    
    
  • 第３希望まで候補日を聞いておくなどして、日程調整にかかる工数を最小限にする
    
    
    

タッチポイントを絶やさず、辞退・キャンセルを極力減らす努力を

Q最後に、このフェーズで歩留まりを改善しておくことの重要性と、その後のフェーズへの影響についてお聞かせください。

安高：多数の企業の採用業務をさまざまな形でサポートしてきましたが、採用フローのなかでも、高い確率で辞退やキャンセルが出るのは1次面接までです。面接で一度会ってしっかりと自社への魅力づけができれば、来社時の対応によほどの問題がない限り、2次面接などの次の段階には進みやすいです。

だからこそ、このフェーズで、「日程調整ができない・来社しない」人をできる限り減らして歩留まりを改善 しておかなければなりません。今回話に出た前日コールやリマインドメール、0.5次面接などの方法で、タッチポイントを絶やさないようにしながら1次面接まで持っていくことが重要です。

それができれば、採用フロー後半の辞退やキャンセルを最低限に抑えることができるので、求める人材を確保できる可能性はぐっと高まります。