近年、採用市場では企業の採用意欲の高まりから、売り手市場化が進んでいます。そのため、これまでどおりの採用施策をしているだけでは十分な人材がなかなか確保できない……とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

このような厳しい環境においても新卒人材を確保し、企業の成長を支えていくためには、これまで以上にしっかりとした採用広報、学生との接触機会の拡大が必要です。

しかし、採用に関わる人員の増加は難しい場合もあり、「分かっているけれど対応ができない」というお声もよく聞かれます。

そこで有効なのが、採用業務の効率化、特に一部業務においてはアウトソーシング（外部委託）をしてしまうことです。
採用に関わる人員の数はそのまま、業務効率を上げることで施策のレベルを上げていくことができます。

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今回は、マイナビで採用業務のアウトソーシングに関わっている北村百合に話を聞きました。

— 厳しい採用市場を乗り越えるため、効率化を考えている企業の方は多い一方で、「アウトソーシング」となると、ためらいを感じる方もいらっしゃると思いますが、まずはどこから手を付けるべきでしょうか？

北村：そうですね。採用は「人と人」の関係で成り立っているものですので、社外の人に対応を任せることに抵抗を感じてしまうのはとても理解ができます。

しかしながら、採用業務を分解して整理してみると、そこには「コア業務」と「ノンコア業務」があります。このうち、「ノンコア業務」をアウトソーシングすることをおすすめしています。

—「意思決定・判断・設計」といった採用戦略の根幹に関わる部分が「コア業務」、それ以外が「ノンコア業務」という理解で大丈夫でしょうか？

北村：はい。採用に関わる実務の中で特に時間がかかるものが、図の中で「オペレーション業務」に分類されているものです。
業務の種類も多く、細かなステップを正確に踏んでいくことが求められます。

一方、採用計画の立案や広報活動、動機形成、見極め（選考）といったコア業務は、採用戦略、ひいては事業戦略の根幹にも関わる業務です。

それらのコア業務は、効率化すべきではありません。激化する他社との競争を勝ち抜くためには、より高度で素早い意思決定が必要となるからです。

それら以外のオペレーション業務（ノンコア業務）は、システム化したりアウトソーシングしたりすることができます。
そうすることで「コア業務」により集中できる環境をつくっていき、採用力全体の底上げを期待することができるのです。

— 採用市場における競争は激化の一途をたどっていますが、そういった市場環境の変化で採用業務も変わっていっているのでしょうか。

北村：はい。採用手法の多様化が年々顕著になってきています。職種別採用、採用クール制、通年採用、リファラル採用、アルムナイ採用など、例を挙げればキリがないのですが、新卒採用がこれまでのような「短期集中戦」ではなくなっているのは確かです。

例えば職種別採用の場合には職種の数だけ広報施策が増えますし、応募者管理も複雑化します。当然、学生との連絡も増えていきます。

その上、先ほどもお話ししたように、高度で素早い意思決定が求められます。採用担当者の皆さまは今、本当にお忙しいと思いますね。

— そういった環境に付いていくためにも、効率化やアウトソーシングが有効に働く、ということですね。

北村：そうです。先ほど例に取った職種別採用であれば、採用管理システム（マイナビ社の提供するACCESS ON LINE）で、職種ごとにマイページを設けたり、コンテンツを展開したり、案内メールを配信することが可能です。
学生ごとに更新した職種フラグとマイページ事前設計により、職種ごとに届けたい情報を、ピンポイントに届けることができます。
応募者情報を入力したエクセルを開いて、応募窓口別にソートして、メールアドレスを1つずつコピーして……という手間からは完全に解放されるわけです。

— 間違いも減らせそうですね。

北村：そのとおりです。ライバルが増えている中、案内のわかりづらさや連絡ミスによってチャンスを逃すのは非常にもったいないですよね。効率化というだけでなく、機会損失を限りなくゼロに近づけていくという観点でも有効です。

その上、マイナビのアウトソーシングチームであれば、これまでの経験からACCESS ON LINE内のどのツールを使ってどのタイミングでどのように発信をしていくか、応募者視点でのスムーズな導線づくりを多角的にサポートすることができます。例えばメッセージ配信を例にあげると、メッセージのタイトル付け、内容、文章のトーン
などもノウハウがありますので、より効率良くクオリティも高い連絡業務がかなえられます。

— 効率だけでなくクオリティも高くなるというのは、アウトソーシングに対する一般のイメージにはないかもしれませんね。

北村：そうかもしれません。単に業務を外部委託するというのではなく、「プロに任せる」と考えていただくと分かりやすいですね。

※フラグ：システム上で応募者に付与することのできる属性のこと。例えば「文系」「理系」などの基本情報から、「インターンシップ参加者」「エントリーシート提出済み」「リクルーターから高評価」などさまざまな属性を付与することができ、特定の属性を持った応募者を必要に応じてリスト化することができる。

また、より緊急度の高い内容として、メールや電話での問い合わせ窓口として採用事務局をアウトソーシングで担うことも可能です。企業様と応対方法やトークスクリプトを何パターンも作成した上で、企業様に代わりスピーディーで丁寧な応対をしています。

忙しい採用業務の合間、特に説明会やインターンシップの直前・最中には学生から緊急の問い合わせ電話が来ることがありますが、採用担当者が忙しくて折り返しを待ってもらうこともありますよね。

今の学生は多くの企業から同時にアプローチを受けていますから、そういったことがあると、「この企業はもういいかな……」と志望企業リストから外してしまうこともあり得ます。

そこで、電話や緊急のメール対応などもアウトソーシングをして、いつでも即受け答えができるようにしておくのも、1つの機会損失低減施策と考えられますね。

— 確かに、忙しい業務の中で緊急の電話やメールに即対応するのは難しい…… そんな場面は多そうです。

北村：はい、そうなんです。それが機会損失につながるのはもったいないですよね。
加えて、機会損失という観点ではメッセージが埋もれてしまうという問題もあります。
先ほどもお話ししたように、今の学生は多くの企業から同時にアプローチを受けていますから、どうしても見逃しが増えていくのです。

また、マイナビのACCESS ON LINEであれば、基本機能として「学生個人のメールアドレス」と「ACCESS ON LINE上のマイページ」にメッセージを同時配信することができますが、より確実にメッセージを届けるために、LINEと連携ができるオプション機能もご用意しております。

学生のLINEアカウントに対して直接メッセージを送ることができますので、開封率が高く、リアクションもしてもらいやすいです。ここでも、効率化と機会損失の低減を同時にかなえることができると考えています。

— なるほど。効率化と機会損失の低減。この2つはセットであると考えると分かりやすいですね。

北村：はい。ただ一斉配信すればいい訳ではなく、特定の条件に該当する応募者に、伝えたいメッセージをピンポイントに配信することが必要です。そうなると、配信設定の手間がかかるのでアウトソーシングやＬＩＮＥ連携等のオプション機能を利用していただくと良いと思います。

応募者と個別に向き合い、さらなる動機形成をしながら見極めていくのは、コア業務として採用担当の方が行う、こういったバランスを取ることで採用力の底上げを図っていくのが良いと思いますね。

— 最後に、採用効率化のトレンドについても教えてください。

北村：はい。マイナビでは「PRaiO（プライオ））」というHR領域に特化したAIエンジンを活用した採用データ分析ツールをリリースしています。

「優先度診断」は、応募情報や選考結果を学習させ採用方針に合った学習モデルを構築し、選考を進めるべき応募者を5段階の優先度とスコアで判定します。
エントリーシートの内容の文章特徴やワードサマリーも可視化するので、エントリーシートを読むだけで一苦労……という採用業務のお悩みに応えたものです。

— しかし、見極めは「コア業務」として分類されるべきものだと思います。そこでのAI活用には抵抗のある方もいらっしゃるのではないでしょうか？

北村：各社ごとにデータを学習し、トライアル診断をしてから実戦投入するという段階を経ていますので、ご利用いただいている企業の方からはご好評を頂いています。
そして、エントリーシートのAI活用には効率化だけではない、副次的な効果もあるんです。

— 気になります。どういったことでしょうか？

北村：アンコンシャスバイアスの排除です。個人的な印象や経験をもとに、根拠なく特定の属性を持った学生を高く、または低く評価してしまうという現象は、どうしても起こります。人間が対応する以上、仕方のないことです。

AIであれば、それはありません。過去のデータと照らし合わせて、客観的に、正確にエントリーシートを評価することができます。
そうすることで、本来は自社にとって必要だった優秀な人材を逃してしまう機会損失を避けることができるのです。

つまり、採用の「質」を上げることもできるということです。
効率化というと、どこか質の低下につながるという印象をお持ちの方もいらっしゃると思いますが、実際には両立することができます。

同じく正確性から採用の業務効率化と「質」の向上につなげるという意味では、オペレーション業務のRPA化もトレンドであると言えます。
作業のプロセスやフローが定型化されているものを抽出しRPA化することで、該当業務をよりスピーディーにより正確に対応することが可能です。また、深夜や早朝なども対応可能な点もメリットであると言えます。

コア業務とノンコア業務を切り分け、採用担当者が自ら行うべきことは確実に行う。そのジャッジをより正確に、簡潔にするのが採用の効率化だと思いますね。

— 今日はありがとうございました！

「効率化」という言葉から、業務を簡略化したり省略したりすることで質が落ちると考える方もいらっしゃると思います。

しかし、実際には「効率化することによって、採用の質をより高める」ことが採用業務の効率化・アウトソーシングの根本に置くべき考えなのだと分かりました。

採用業務の複雑化にお困りの方は、ぜひ一度ご相談ください！

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