近年の採用市場は売り手市場の状況にあり、特に介護業界では採用難が続いています。採用したい人材を見つけて内定を出すまでに苦労する介護法人が多いなか、内定辞退が生じるのは大打撃です。辞退を防ぐには、内定者の不安を取り除くための内定者フォローが欠かせません。
そこで今回は、内定を出した後、辞退を防ぐために法人側がとるべき対応を、中途採用と新卒採用に分けて解説します。

まずは、応募者が内定を得た後に、どんな悩みや不安に直面するのかを確認しましょう。

中途採用の場合、内定者からよく聞かれるのが、「内定後、法人から何の連絡もなく、いつ入職なのかもわからない」「入職後に職場になじめるかが不安」「職場で退職を伝えたら引き止められた」「両親や友人から入職を考え直すように言われた」といった声です。

一方、一般的にどの業種においても新卒採用の場合、内定承諾直後に内定者が抱えているのは、主に「本当にこの法人でよいのか」という就職活動における選択への不安です。その後は入職が近づくにつれて、職場の人間関係、業務内容や職場環境、自分自身の能力へと不安の内容が変化していく傾向があります。

中途採用、新卒採用のいずれにおいても、求職者のほとんどは複数の法人の選考を同時に受けています。そのため内定者の不安を放置すると、他法人に流れてしまうリスクがあります。法人からの連絡やフォローがない状態で職場の人や家族から引き止められれば、選考中に志望度が高かった人でも、入職を迷い始めるでしょう。

さらに、入職はしても、不安を抱えた状態で仕事を始めた結果、うまくなじめずに早期離職につながるケースも少なくありません。

中途採用でも新卒採用でも、内定辞退を防ぐためには、内定者の不安解消のためのフォローが必須です。上記の通り、内定者の多くに共通する傾向はありますが、個人によって悩みはさまざまなので、ニーズに応じたフォローをしていくことがカギとなります。

特に新卒採用では、学生に「この法人ならやりがいを持って自分らしく働ける」という納得感を持って内定を承諾してもらう必要があります。福祉・介護法人を志望する学生には、社会への貢献に対して意識が高く、世界的にも関心の高いSDG'sの観点からも超高齢社会の日本で急務とされている地域包括ケアの実現、家族介護者への支援といった社会課題に関心を持つ人が少なくありません。

そうした学生の興味・関心と法人の価値観が一致していると、納得感につながります。したがって、内定者に法人の価値観や文化を理解してもらう機会を意識的につくるとよいでしょう。
自法人の理念と重ね合わせながら、日常的な介護業務が社会貢献や社会課題の解決に繋がっていることを改めて伝えることも大切です。
また、そういった想いと想いが重なることで「この法人を選んでよかったんだ」と自信を高め、家族や友人など周りの相談者にも胸を張って、「こういう理由でこの法人に就職する」と決心を伝えてもらうことも出来るのです。

とはいえ、様々な不安を抱いている内定者に対し、採用担当者が内定者に対して「選んであげた」という上から目線の意識を持って接してしまう法人も中にはいます。それでは、せっかくフォローをしても、それが態度や言葉に表れてしまいます。内定者はこれからともに働く仲間で、対等な相手なのだと理解し、親身な姿勢で接するよう意識しましょう。

ここからは、内定者の不安を解消して内定辞退を防ぐための具体的な内定者フォローの方法を紹介します。中途採用の内定者には、内定後はすぐに「内定通知書」と「雇用契約書」、そして「今後のスケジュール」を送りましょう。加えて、下記のフォローが有効です。

内定者は、内定後に法人から連絡がないまま放置されると、「この法人に入職して大丈夫なのだろうか」と不安になります。入職までに1ヶ月以上の期間が空く場合は、その間に最低1回は採用担当者が電話やメールで連絡をとりましょう。そうすることで内定者は、「ちゃんと覚えてくれている」「こまめにフォローしてくれる法人だな」と安心感を持ちます。

連絡した際に、言葉や文面から、内定者が迷いや不安を抱えていないかを見極めることも大切です。電話の場合、面接のときと比較してテンションが低い、はきはきした感じがない、会話のラリーが続かないといった様子が見られれば、何らかの不安のサインかもしれません。メールの場合は、返信が来るまでに1日以上かかる場合は要注意です。

連絡時に不安のサインが見られる場合や、内定者が入職を迷っている場合には、内定者面談を実施して原因を探り、不安の解消に努める必要があります。できれば対面で、それが難しい場合は電話で話をしましょう。

介護法人の内定者は、主に、具体的な給与額や各種手当て、残業の有無、就労時間、配属先の施設といったポイントを気にしています。
たとえば内定者が「残業が多いのではないか」と不安を感じている場合、残業をなくすことは難しくても、採用担当者が「残業はあるが、毎日あるわけではなく、こういう日は早く帰れる」「現状の平均残業時間はこれくらいだが、今後はこのように改善しようと考えている」と現状や改善策を詳しく伝えると、「それならやっていけそう」と思ってもらえる可能性があります。

また、内定者が求人情報や選考を通して得たイメージと現場の実情との間に大きなギャップがある場合、入職後の早期離職を招きかねません。面談時に自法人の実情を正確に伝えて、ギャップを埋めておく必要があります。

入職前にOJTの担当者や直属の上司、年次の近い先輩などを紹介すると、内定者は自分が入職した後の姿や働き方をイメージしやすくなるため、安心して入職できます。もし給与や残業時間などの条件面で他法人と比較して悩んでいる内定者がいれば、過去に同じことで悩んだ経験のある先輩社員から話をしてもらうのもよいでしょう。先輩社員が入職に至った経緯やきっかけ、仕事への思いなどを知ることで、内定者が入職に対してより前向きになることがあります。

内定者の入職に向けて受け入れ体制を整えることも、内定者フォローの一つといえます。

なかでも意外と見落としがちなのが、制服や事務用品といった備品の用意です。入職後に用意されていたなかったり、自費で購入するものが多かったりすると、入職者のモチベーションが下がるおそれがあります。入職者が使う備品は、できる限り法人側で購入して揃えておくようにしましょう。

また、中途採用の場合、入職の時期が年度途中になることが多いため、直属の上司以外の職員が、中途採用の職員が入ってくることを知らされていないケースが多々あります。入職者をスムーズに職場に受け入れるためには、事前に入職予定を共有し、法人全体で明るく迎えることが大切です。OJTをどの職員が担当するかも、入職前に決めておきましょう。

近年、新卒採用の選考時期は早まる傾向にあり、内定承諾から入職までの期間が1年程度に及ぶことも珍しくありません。そのため、中途採用以上に細やかな内定者フォローが求められます。

内定者との信頼関係を強化し、自法人の価値観を共有していくには、職員とリアルに接触する場を設ける必要があります。あわせて、1ヶ月に1～2回、電話やメールで入職までのスケジュールなどを案内しながら、不安や疑問点のヒアリングとフォローを行いましょう。

接点の設け方やフォローの方法は法人によってさまざまですが、内定者が数人程度の中小規模の法人の場合、個別のフォローが中心になります。一方、10人以上に内定を出すような大規模な法人では、個別対応に加えて、3～4ヶ月に1回ほどの頻度で内定者全員を集めて懇親会や内定式などを行うのが一般的です。

次に、実際に介護法人が行っている内定者フォローの事例をいくつか紹介します。

介護施設の多くは、地域住民と利用者の交流などを目的に、施設内で年に1回程度、秋祭りや夏祭りを開催しています。内定者フォローの一環として、こうした季節行事に内定者を呼んで、ボランティアスタッフとして会場の設営などを手伝ってもらっている法人もあります。

行事に参加して施設の利用者や職員の様子を間近に見ることで、内定者は、利用者の要介護度や入職後に従事する介護業務をより明確にイメージできるようになります。さらに、入職後にともに働く職員らと交流し、顔と名前を覚え、人柄を知ることができます。
その結果、内定者の入職への志望度や自分も法人の一員だという意識が高まるのが、この取り組みのメリットです。内定者に行事に参加してもらうようになってから、新人の早期離職が減った例もあります。

厳密にいうと内定者フォローではありませんが、ある法人では、夏休み中に、選考途中の学生に介護補助のアルバイトをしてもらうという方法でリアルな接点を設けています。アルバイト中は、法人の代表が自ら学生とコミュニケーションをとりながら様子を見守り、学生が入職の意志を固めたところで内定を出しているといいます。
前出の季節行事への参加と同様、入職前に働くイメージを固め、実際に職員と関わることで、入職への意欲や法人への帰属意識を高められるのがメリットです。

ほかに、福祉系学部に通う内定者へのフォローとして、職員が卒業論文の内容についてアドバイスをしている例もあります。内定者数の多い法人では難しいかもしれませんが、内定者数の少ない中小規模の法人にとっては、個別フォローの参考になる取り組みです。内定者が作成している卒業論文に対して、現場を経験している先輩としてアドバイス等をすることで、現場で具体的にどのような経験が積めるのかをイメージしてもらうことにもつながります。さらに、内定者の考え方を知るきっかけや関係性を深めることにもなります。

内定者に辞退された場合には、その理由を聞き出して今後に活かすことも重要です。特に新卒採用では内定者が電話で辞退の連絡をくれることが多いため、辞退理由を聞き出すチャンスがあります。「今後の参考にしたいから」と伝えて協力をお願いするとよいでしょう。ヒアリングした辞退理由をもとに、応募者や内定者への対応を改善していきましょう。

今回は、採用フローのなかでも内定後の工程に焦点を当てて、内定者が抱える不安や、それを解消するための施策を紹介しました。
自法人の内定者フォローが十分だったかどうかは、入職者の声から知るしかありません。より良い内定者フォローを行うためには、毎年、入職者にヒアリングやアンケート調査を行って、課題の把握と改善に努めていく必要があります。
加えて、他法人の取り組みにアンテナを張っていくことも必要です。入職者へのヒアリングやアンケートでは、他法人や他業種の内定者フォローの内容についても聞いてみるとよいでしょう。
特に新卒採用の場合、法人の事業内容や理念などによって、適した内容者フォローの内容は異なります。今回紹介したポイントや他法人の事例も参考にしながら、自法人に合う内定者フォローを模索しましょう。