リファレンスチェックとは？

リファレンスチェックとは、直訳すると「身元照会」となり、企業が採用候補者の情報を第三者（現職・前職の職場の上司や同僚など）に確認することを指します。主に中途採用の応募者の応募書類に記載された学歴や、職務経歴に虚偽がないか、業務の遂行能力や性格が事実に即しているかを確認することをいい、基本的にはに一次選考後や、最終選考前に行われます。

採用候補者の同意のもと、採用を検討している企業が、採用候補者の前職の関係者に対して、その人物が会社に所属していたのかどうかなどの基本的な情報はもちろん、実際の働きぶりや実績、同僚とのコミュニケーションや人柄などの調査を行います。

履歴書や面接から得られる情報に加えて第三者からの視点を加えることで、採用候補者が本当に自社とマッチした人材かどうかを判断し、採用精度を高めることができます。リファレンスチェックは欧米を中心に頻繁に行われており、多くの外資系企業ではもちろん、最近では日本企業でも採用プロセスに組み込まれています。

リファレンスチェックが注目される背景や利用の目的

リファレンスチェックに注目が集まる背景

労働人口減少による採用市場の激化

労働人口の減少により、人材の獲得競争が激化しています。採用のハードルを下げることが一つの解決策である一方で、採用側はカルチャーフィットやスキルの習熟度を正確に見極め、ミスマッチを防ぐことが重要となります。そのためにも、より精度の高い採用を行う手段の一つとしてリファレンスチェックが活用されています。

採用する人材の選考基準が変化している

時代が変化していく中、専門性の高い人材に特化した雇用やJOB型雇用など採用方法の変化も進んでいます。従来のように面接時の回答や本人の印象と、提出される職務経歴書だけでは、その能力を見極めることが難しいケースもあるでしょう。多角的な情報でスキルの可視化をしていくことが必要です。

オンライン面接の増加

オンライン面接の増加で、選考が効率化する一方、求職者と対面で話す機会が大きく減り、面接で得られる情報の質や量が変化しました。その結果、実際の人柄やスキル感がわかりにくい課題が生まれています。この不足している情報を補完するために、リファレンスチェックが効果を発揮します。

リスク管理の側面

採用した人材が、職場などの相性で能力を発揮できずに、早期退職につながるケースやトラブルを生むケースがあります。早期退職やトラブルで発生するコストは企業のリスクになります。これらを防止するためにも、採用前に求職者の配慮事項を認識することは、企業のリスク管理につながります。

リファレンスチェックの目的

採用精度を上げる

人材採用には大きなコストが発生します。企業としてはミスマッチを可能な限り防ぐためにも、判断材料となる情報が多いことにこしたことはありません。職務経歴書や面接では、分からない実際の勤務の態度や周囲とのコミュニケーションなど、リファレンスチェックは面接での評価に、採用候補者の実態を知る第三者の視点を加えることで採用の精度を上げる手法として有効です。

面接・書面での誇張や虚偽がないかの確認

応募書類や面接は、採用候補者の自己申告です。現実として、面接で思わず話を誇張してしまうことは少なくないでしょう。また、中には経歴自体を偽っているケースもあります。リファレンスチェックは、こういった、誇張や虚偽がないか確認をするために行われます。

リファレンスチェックのメリット

採用候補者を評価する判断材料が増える

面接では、誰でも自分をよく見せようとしています。採用候補者はリサーチを行ったり、採用面接を通過するための対策に力をいれたりと、念入りに準備をして「自分は企業にふさわしい人物である」とアピールします。

就職面接に戦略的に取り組む候補者が増えたこともあり、面接や書類だけで候補者の能力が本当に自社のポジションにマッチしているのか、企業風土と相性が良いのかなどを見抜くことは難しくなりました。

そこで、リファレンスチェックで、実際に候補者を知る第三者からの情報を補完することで、面接時の資料としての活用や、採否に迷ったときの資料として活用できます。

入社後の配属・定着・育成に活用できる

リファレンスチェックで得られた情報は入社後も活用できます。候補者のコミュニケーション能力や仕事のスタイルなどの特性を把握することで、配属・上司・同僚との組み合わせ検討し、定着しやすい環境を構築することや、スキル・強み・弱みを把握することで、オンボーディングや人材育成に活用することもできます

リファレンスチェックの実施方法

リファレンスチェックの実施方法は主に2つに分けられます。なお、いずれの方法も後述する採用候補者の許諾が必要になります。

第三者に依頼する

調査会社やリファレンスチェックサービスに依頼して、採用候補者の情報を取得します。自社内でリファレンスチェックの工数がとれない場合や、リファレンス先がライバル企業でヒアリングができない場合に有効な手段です。元職場以外の情報（取引先や業界での評判など）、SNSをどのような活用をしているか？　などの情報も得ることができます。

自社で実施する

自社でリファレンスチェックを実施する場合、採用候補者の許諾を得たあとに、職務経歴書などの内容からリファレンス先を探し、ヒアリングの依頼を行います。受諾した対象者にヒアリング項目を記載したアンケートを送付し回答を回収する方法や、オンライン面談や直接の面談を行い、採用候補者の情報を入手します。また、採用候補者のSNSの利用状況なども調査する場合があります。

リファレンスチェックでの質問内容

続いてリファレンスチェックで質問するべき内容について紹介します。

経歴の確認

履歴書記載の勤続年数や役職、業務内容の確認。

勤務状況・態度に関する質問

まずは求職者の在籍期間や勤務状況、実際に行なっていた業務内容の詳細のほか、社員間でのトラブルの有無などについての質問をしましょう。また、面接で求職者が話していた退職理由と前職場に伝えた退職理由がきちんと合致するかについてもきちんと確認をしましょう。

スキルや資格、それに伴う実績に関する質問

求職者が面接で保持していると話しているスキルや資格、それらの習熟度についての質問も必須です。また、そのスキルや資格を保持していることにより求職者が実際にあげた実績についての質問を行うことで事実確認を行えるだけでなく、入社後に期待できるパフォーマンスについて把握することができます。

人柄に関する質問

前職の同僚や上司が、採用候補者にどのような印象を持っていたか確認します。長所、強み、魅力、弱み、課題、改善点のほか、ストレス耐性やメンタルの状態について同じ職場の第三者の意見を聞くことで、より客観的な人物像を描くことができます。この質問は求職者の上司や部下、同期など、できるだけ幅広い年代の社員に尋ねるようにしましょう。

リファレンスチェック導入のポイント

さまざまなメリットのあるリファレンスチェックですが、導入の際に気をつけるポイントがいくつかあります。

実施時期は内定を出す前に

リファレンスチェックは選考過程の中でいつでも行えますが、採否の資料として用いる場合は、内定を出す前に行いましょう。例えば、面接の前にリファレンスチェックで情報を把握しておくと面接時の資料として効果的に活用できるでしょう。

採用候補者の許可を事前に取る

リファレンスチェックで取得する情報は個人情報にあたり、個人情報保護法の対象となります。リファレンスチェックを実施前に、必ず採用候補者から、書面または電子契約を用いて、リファレンスチェック実施の許可を取る必要があります。また、ヒアリングを受けるリファレンス先企業も、個人情報保護の観点から採用候補者の許諾がなければ、リファレンスチェックに応じてもらえません。

そのため、リファレンスチェックを行う際には、採用候補者の書面などによる許諾を取得し、リファレンス先企業に対して、その書面などを開示する必要があります。

リファレンスチェックの結果のみで判断しない

リファレンスチェックはあくまでも判断の一材料です。万が一、リファレンスチェックにより履歴書や面接内容と異なる情報が出てきても、その部分だけで判断するのではなく総合的な評価から判断することが望ましいです。

また、面接時の評価以上の実績をあげたことがリファレンスチェックによって得られたとしても、情報提供者がオーバーに話している可能性があります。きちんと情報の裏付けとなるような根拠を見つけて判断するようにしましょう。適性検査やスキルテストと併用するのも効果的といえるでしょう。

リファレンスチェックを取り入れると、採用活動の精度が高まる

面接で評価が高かった人材でも、入社してみたら期待していたパフォーマンスが発揮できない…人材のミスマッチは企業の大きな課題になっています。その課題解決の方法としてリファレンスチェックが効果を発揮します。

リファレンスチェックを、従来の書類選考や面接・適性検査に加えて新たな評価ツールとして活用すれば、人材採用の精度が高まります。また、採用候補の情報をより多く知ることで、早期の戦力化や育成、適材適所の人材配置にも貢献します。

マイナビではオンラインリファレンスチェックサービスである「TRUST POCKET（トラストポケット）」を提供しています。
TRUST POCKETは、「前職の引継ぎを当たり前に。」をコンセプトとした、求職者の現職や前職の上司・同僚などから、働きぶりのレビューを取得できるサービスです。求職者が過去に積み重ねた実績を客観的に評価することで、ミスマッチを軽減し、より精度の高いマッチングを可能にします。
TRUST POCKETの機能や詳細については、こちらをご確認ください。