身元保証書とは、企業が入社受け入れする従業員の身元を、第三者である身元保証人によって保証させる書類のことである。法律上は身元保証書の提出義務はないが、企業が必要だと判断した場合、提出を求めることが可能。

身元保証書の提出を求める目的は、本人の申告に問題がないことの担保や、本人の責任においてで企業に損失が発生し損害賠償を支払えない場合の請求先、不正防止の抑止力、本人と連絡が取れなくなった際の緊急連絡先の確認のためなどが挙げられる。

身元保証人の人数は1名か2名が通例で、対象者は企業側の裁量で決められる。一般的な保証人の条件としては「従業員本人と生計を共にしていない」「経済的に独立している」などが挙げられる。従業員が問題を起こした場合や任務・任地を変更した場合、企業は身元保証人へ通知をする義務がある。通知を行わなかった場合は、身元保証人への賠償請求を行えない恐れがある。

2020年4月の民法改正に伴い、損害賠償の上限金額を、企業と身元保証人で合意することが必要となった。記載がない場合は保証人への賠償請求は無効となる。

身元保証書に記載されている内容は、契約期間（最長５年で、未記載の場合は３年で失効する）や身元保証人がいくらまで賠償するか、身元保証人の連絡先などが一般的である。また記入は代筆ではなく、本人自筆の署名・捺印を求めるようにしよう。