採用担当者必見。優秀な人材を見落とさない書類選考のポイント

人材採用時に行われる「書類選考」は、面接の段階に進む採用候補者を絞り込む目的で実施されます。
企業は、いままで、一定基準以下を排除する「落とすための」選考をしてきました。
しかし、消費高齢化による労働人口の減少の中、人材の獲得競争は、ますます激しくなっていきます。今後は、従来の書類選考で漏れていた人材の中から、優秀な人材を見つけ出すことが求められています。
当記事では、書類選考をスムーズに進めるための準備から、人材を見落とさないためのチェックポイントまで紹介します。

書類選考の重要性

人材採用の理想は、応募者全員と面接を行い選考することです。つまり、書類選考は必ずしも必要ではありません。
しかし、応募者との面接は、多くの人的工数が発生します。応募者多数の場合、全員と面接を行うことは困難です。そこで、一定基準を設け、面接に進む候補者を絞り込むために書類選考が行われます。
この書類選考を準備なしで行うと、優秀な人材を見落としてしまう場合や、必要な要件を満たさない人材を採用してしまい、ミスマッチによる早期退職を引き起こしかねません。
しっかりと準備をした上で「書類選考」を行いましょう。

書類選考をスムーズに進めるための準備

人材の募集を行う前に、準備をしておくことで、スムーズに書類選考を進めることができます。ここでは、その準備を紹介します。

人材要件の整理

人材要件とは、募集する人材のスキルや経歴を言語化した資料です。細かく要件を定め求人募集を行えば、応募してくる人材のミスマッチを減らすことができます。
人材要件は、主に「職務経験」、「スキル」、「資格」に加え、「性格」、「志向」、「期待する行動」なども定義される場合があります。
また、応募に際し必ず条件を満たさなければならない「必須条件」と、持っていると好ましい「歓迎条件」に分けて記載を行います。

●人材要件の事例

営業の部署で新チームを立ち上げるために、リーダークラスの人材を募集したい。
取り扱っているSaaS商品を一人でクロージングできるレベルの営業力と、新チームを統率するマネジメント経験、そして、営業管理に用いているSaleceForceを活用できる人材が好ましい。また、商品資料は英語が多いため、英語力も必要である。

●必須条件

BtoB向けSaaSの営業経験3年以上
SalesForceを用いた営業管理
TOEIC700点以上
5人以上の組織マネジメント経験

●歓迎条件

ビジネス英会話
海外赴任経験　1年以上
MBA取得
BIツール開発経験
課題を発見し自走する能力
エンタープライズ営業の経験　1年以上

この「人材要件」を明確にすることは、選考過程の効率化にも貢献します。シンプルに「応募者が必須条件を満たしているか？　満たしていないか？」を見れば書類選考の最初の判断が可能になります。また、必須条件を満たした上で、さらに絞り込みが必要な場合は「歓迎条件をいくつ満たしているか？」で採否の判断ができます。
また、人材要件を決める要素の一つに、採用スケジュールを考慮にいれる必要があります。
理想の人材要件を設定することは重要ですが、ハードルが高すぎて人材が集まらない場合もあります。必要なときに必要な人材を採用できなければ、事業は進みません。
事業のスケジュールに合わせて人材の調達ができるように、適切なレベルに人材要件を調整することも大切です。

評価ポイントの整理

履歴書はある程度フォーマットが決まっていますが、職務経歴書は、比較的自由に記載されている場合が多く、応募者同士の単純比較が難しい場合があります。
「必須条件」を満たしていれば全て選考通過ならばシンプルですが、それ以外の評価も選考に含む場合は、評価者によって評価のズレが発生しないように、評価するポイントを設定しておく必要があります。

人材獲得経路の違いによる注意

人材獲得には、大きく分けて、直接公募で求職者を集める方法と、人材紹介会社を利用する方法があります。後者の場合は、人材要件をエージェントが整理し、厳選した人材と出会えるメリットもありますが、一方で、条件設定が厳しいと、多様な人材から選考できなくなる可能性もあります。
人材紹介会社を利用する際には、どのレベルで　厳選するのか、人材要件をエージェントと充分にすり合わせをしましょう。

書類選考の評価ポイント

条件を満たしているか

スキルや経験が、求人で提示した「必須条件」をクリアしているか確認しましょう。さらに絞り込みが必要な場合は「歓迎条件」も参照しましょう。

文章スキル

誤字や脱字の確認、日本語の表現におかしなところがないか、論理的でストーリー展開に矛盾点がないか確認しましょう。

読み手への配慮

句読点や一文の長さ、簡潔で分かりやすく表現されているか、専門用語を多用していないか、　など読み手への配慮を確認しましょう。

志望動機や転職理由の確認

志望動機や転職理由に矛盾や曖昧な部分がないか確認しましょう。

優秀な人材を見落とさない書類選考のチェックポイント

人間には無意識の偏ったモノの見方「アンコンシャス・バイアス」があります。例えば、「有名企業出身だから仕事の能力も優れているはずだ」と思い込んでしまう「ハロー効果」や、「高齢者だからITが苦手だ」と思い込んでしまう「確証バイアス」、自分と似たタイプの人を高く評価してしまう「類似性バイアス」などがあります。
これらの先入観は人材の評価に大きな影響を与えます。
今まで見つけられなかった優秀な人材を発掘するには、この先入観に縛られずに選考を進めることが大切です。ここでは、優秀な人材を見落とさないためのチェックポイントを紹介します。

学歴や社歴を重視したブランド採用になっていないか？

例えば、特定のレベル以下の学歴は仕事ができないと考えてしまう。有名な企業出身者は評価を高くしてしまう。これらの先入観で人材を評価してしまうと優秀な人材を見落としてしまいます。
過去の学歴や社歴は、選考材料のひとつですが、採用は「個人の力量」を評価することが大切です。評価がブランドに左右されないように意識しましょう。
対策として、学歴や社歴を見えないようブラインドをかけて、先入観を排除して書類選考を行う方法もあります。

同業界、同業種の経験にこだわっていないか？

即戦力にこだわるあまり、同業界や同業種の人材に評価の比重を置きすぎていないか確認しましょう。まったく違う業界の人間でも、仕事に必要な能力は共通しています。他業界で実績をあげているならば、どの業界でも創意工夫をし、成果を残すポテンシャルを持っているでしょう。また、多業種の考え方を迎え入れることで、社内に変化を起こすこともできます。
「畑違い」というだけで、人材を見逃さないようにしましょう。

休職期間（ブランク）を意識しすぎていないか？

書類上、無職の期間がある応募者に対して、職歴のブランクをネガティブな方向に思い込み、減点してしまう評価者もいるでしょう。
しかし、「ボランティアをしていた」、「病気療養をしていた」、「介護をしていた」、「世界一周をしていた」など、その理由はさまざまです。ブランクを書面だけで判断すると、多用な経験をしている優秀な人材を逃してしまう可能性があります。
書類選考では、ブランクを意識せず、「個人の能力」を評価するようにしましょう。

年齢をネガティブに考えていないか？

年齢で判断することも、人材を見逃してしまうポイントです。若手が欲しいのはどこの企業も同じですが、需要がある故に、すぐに転職してしまうリスクもあります。
一方で、ミドル・シニア人材は、培ってきた経験や人脈を活かして安定した結果が期待できます。健康寿命が伸びた現在、長期に渡り企業に貢献するでしょう。
ここまで、「書類選考」のポイントを紹介してきました。企業の人材獲得競争が激しくなる中、書類選考は「落とすための選考」から変化していく必要があります。いままでの先入観を排除し「可能性を見つける選考」を心がけるようにしましょう。