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【準備物・やることチェックリスト付き！】 効率的な面接運営の手順とポイント

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いま、採用市場の「売り手市場化」が急激に進んでいます。
新卒学生の数はほぼ横ばいの状態が続く中で企業の採用意欲は高まっているため、事業継続のために必要な人材の確保に苦心されているという方は多いのではないでしょうか。

そして、人材確保に欠かせない重要なステップが「面接」です。採用母集団の拡大が難しい時代に入りつつあるからこそ、正確な見極めによって採用の精度を上げていくことが重要になります。

そこで、今回の記事では、見極めの正確さを担保するためにも求められる、円滑な面接運営のためのノウハウをお伝えします。チェックリストと併せてご覧ください。


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はじめに：WEB面接の導入状況は「ハイブリッド対応」がポイントに

面接運営の具体的なノウハウに入る前に、コロナ禍を契機に一般化した「WEB面接」の導入状況についても確認しておきましょう。
出典：マイナビ2025年卒企業新卒採用予定調査
アンケートの結果を見ると、1次面接では「対面とWEBが半々」という企業を含めて約半数がWEB面接を導入予定である一方、最終面接では8割以上の企業が「全て対面」と回答しています。

コロナ禍に多くの企業で導入され、その効率性の高さから一般化したWEB面接ですが、現在はこのように「ハイブリッド」に対応する傾向が顕著です。

その理由は、内々定出しを決定する最終面接では、対面で学生のことを見て判断したいという企業側の意図にあります。
また、学生の気持ちをつかむという意味でも、最終面接では役員や代表者が学生と直接対話をすることは有効です。

本記事では対面とWEB両方のノウハウをご紹介しますが、見極めの質と効率の両方の観点から使い分けを行っていくと良いでしょう。

面接運営設計ノウハウ①「確定事項」から逆算して必要な基本項目を洗い出す

ここから、具体的な面接運営ノウハウを解説していきます。最初のステップは「必要な準備の洗い出し」です。
面接運営に慣れている方も、そうでない方も、まずは「確定事項」を書き出して決めるべき基本項目を洗い出していく方法がお勧めです。

ここでいう確定事項とは、採用計画や過去の実績、社内リソースの実情から導き出される項目のことを指しています。

【確定事項】

● 採用計画

  • 今年度は採用広報に力を入れ、例年100人である面接希望者を150人と想定する。

● 過去の実績から分かっていること

  • 1次面接では約3割がWEB面接を希望する
  • 十分な見極めのためには１対１の個人面接で、1人当たり20分が必要
  • 対面 / WEBにかかわらず学生の入れ替えには10分必要

● 社内リソース

  • 面接用に押さえられる会議室は、小会議室を3室、3日間
例えば、確定事項として以上のことが分かっているとします。すると、ここからの逆算で次のことを導き出すことができます。

【確定事項から導かれること】

  • 150人の学生を面接するためには、9時から18時まで3つの会議室に隙間なく割り振ったとしても「2.8日」かかる。学生のスケジュール調整がつかなかった場合の余裕がほとんどない。

    • → 50人はWEB面接を希望する見込みなので、WEB面接専用に会議室やフリースペースの一部を追加で確保。一部の面接官にはテレワーク環境から接続してもらう。
    → さらに予備日として、少し離れた日程で会議室を1室、2日間押さえておく。


  • 同様の理由で面接官も3日間、隙間なくアサインする必要がある。病欠や業務上の理由でのスケジュール調整への対応が難しい。

    • → 面接官の人数を例年の1.5倍に増やして対応する。

これが「確定事項」から逆算して面接運営に必要な基本事項を洗い出す方法です。

面接運営設計のノウハウ②学生と面接官の動線を検討しよう

●対面の場合


運営の基本方針が決まったら、次は学生が面接会場に来て帰るまでの動線を決めましょう。すると、面接官以外に必要な運営スタッフの人数や面接官に伝えるべきことが見えてきます。

【面接動線の例】

  • 学生が面接会場のあるビルに到着
  • エレベーターで○階に上がってもらう
  • ○階のエレベーターホールから右に曲がったところで受付
  • フリースペースの待合椅子で待ってもらう
  • 時間がきたら面接官が呼びに来る
  • 面接官と一緒に会議室へ入室
  • 面接終了後は学生だけで退室
  • 面接官は評価シートに記入後、次の学生を呼びに待合椅子へ
  • 面接が終わった学生は採用担当者がエレベーターホールまで送って面接の所感を聞く
例えば、上記のような動線での面接を計画しているとします。
この動線を一度、社員が実際に歩くなどしてシミュレートしてみましょう。すると、次のようなことが分かります。

【シミュレーションから分かる必要事項】

  • 学生が面接会場のあるビルに到着
  • エレベーターで○階に上がってもらう

    • → エレベーターホールに案内看板を配置

  • ○階のエレベーターホールから右に曲がったところで受付

    • → 逆側は別の会社なので、ここに案内看板を配置
    → 受付対応スタッフが1名と学生名簿が必要
    → 待合椅子までの順路が分かる順路案内図を準備し、受付で渡してもらう

  • フリースペースの待合椅子で待ってもらう

    • → 最大で3人の待機が発生。早めに来る学生も見越して5つの椅子を用意

  • 時間がきたら面接官が呼びに来る

    • → 面接官に自身で学生を呼びに行くことを周知

  • 面接官と一緒に会議室へ入室
  • 面接終了後は学生だけで退室し、受付に地図を返しに行く

    • → 一緒に出て行かないよう、面接官に周知
    → 順路案内図の返却を面接官から学生に伝えてもらうよう周知

  • 面接官は評価シートに記入後、次の学生のエントリーシートに目を通してから待合椅子へ行き、次の学生を案内

    • → 面接後に必ず評価シートを書き、次の学生のエントリーシートに目を通すよう面接官に周知

  • 面接が終わった学生は採用担当者がエレベーターホールまで送って面接の所感を聞く
ここから、次のような準備の必要性が導かれます。

【運営準備に必要なこと】

● 必要スタッフ：

  • 受付1名

● 準備物：

  • 案内看板：1階エレベーターホール、○階エレベーターホールに各1枚
  • 受付：学生に渡す順路案内図、学生名簿
  • 待合室：椅子5脚
  • 面接用の会議室：評価シートを入れるボックス
  • 面接官に渡しておく：エントリーシート、評価シート

● 面接官に伝えること：

  • 学生の案内は自身で行う
  • 面接終了後、順路案内図返却の旨を学生に伝える
  • 評価シートへ記入したら室内のボックスに入れる
  • 次の学生を案内する前にエントリーシートに目を通す
こうして洗い出してみると、「面接官に伝えるべきことが多すぎる」など、新たな課題が発見されることもあります。その場合は、一部を採用担当者や別のスタッフに割り振るとヒューマンエラーが起きにくくなるなどの対応を考えると良いでしょう。

面接に慣れている企業であれば、緊張感を維持できるように前日・前々日にはシミュレーションを、初めての企業であれば2週間前にはシミュレーションを始めて本番までに改善していくのがお勧めです。

●WEB面接の場合


WEB面接の場合、対面と違い実際に学生が歩いて移動する動線を設計する必要はありませんが、先に面接用のURLを伝えておく必要があるなど、面接当日よりもその前にタスクが集中します。

対面の面接と同じように、一度シミュレーションをしてみましょう。

【WEB面接動線の例】

  • 学生には事前に面接用URLと5分前の接続をお願いしておく
  • 面接官にも同じく、面接用URLには5分前に接続しておいてもらう
  • 面接終了後は学生にURLの切断を促し、必ず学生から切ってもらう
対面の面接と違い、かなりシンプルです。しかし、それだけに見落としが心配です。シミュレーションをしてみると、以下のようなことが分かります。

【シミュレーションから分かる検討事項】

  • 学生には事前に面接用URLと5分前の接続をお願いしておく

    • → 誤ったURLを案内しないよう、学生・面接官・URLが一覧になったマスターシートを作成して管理
    → 学生へは○日前までに、日時とURLを案内

  • 面接官にも同じく、面接用URLには5分前に接続しておいてもらう

    • → 面接官が遅れないよう、5分前の接続を徹底するよう周知
    → 面接官ごとに学生・URL・エントリーシートがセットになったファイルを用意
    → 対面よりも場を和ませることが難しいので、両者の接続が完了したら面接官からアイスブレイクをしてもらうよう周知

  • 面接終了後は学生に退出を促し、必ず学生から切ってもらう

    • → 面接官が先に退出しないよう周知

すると、以下のような準備が必要であることが分かります。

【運営準備に必要なこと】

● 準備物

  • マスターシート

● 面接官に伝えるべきこと：

  • 5分前の入室を徹底してもらうこと
  • 面接前に学生のエントリーシートに必ず目を通すこと
  • 面接開始前にアイスブレイクになる話題を用意してもらうこと
  • 面接終了後は先に退出せず、学生の退出を待つこと
WEB面接で起こり得る最も致命的なミスが「URLの送り間違え」です。別の面接につながってしまう、あるいはコピペミスで存在しないURLを送ってしまうといったミスが、特に気を付けたい点です。
そのようなことを防ぐためには、学生管理システムの利用もお勧めです。

面接運営設計のノウハウ②イレギュラー対応の方法を決めておこう

●対面の場合


次が、イレギュラー対応の方法です。どれだけ準備しても、必ずイレギュラーは起こります。まずは、対面の面接においてよく起こるイレギュラーと、その解決策の例を見てみましょう。

【よくあるイレギュラーと解決策の例】

  • 当日に学生が来ない
    • 面接開始前に連絡があった場合：空いている時間への振り替えを提案し、電話を受けた採用担当が調整の上、受付に連絡。受付では名簿への書き込みでスケジュールを改訂する。

    • 面接開始前の連絡がなかった場合：面接開始時間になったら採用担当から電話をする。
    • 電話に出た場合：「面接開始前に連絡があった場合」と同様の対応を行う。
    • 電話に出ない場合：面接辞退と見なして採用担当から受付と面接官に連絡の上、面接官からエントリーシートを回収。受付では名簿から学生の名前を削除する。

  • エントリーシートや評価シートが足りない・面接官の手元にない
    • 受付にスペアを用意しておき、採用担当者から面接官へ届けられるよう連絡経路を設計しておく。

  • その他、想定できないイレギュラー
    • 電話ができる場合：採用担当者に直接電話してもらい、対応する。
    • 電話ができない場合：まずは受付に来てもらい、受付から採用担当者へ連絡をする。
学生と採用担当（または社内スタッフ）との間は電話連絡がベターですが、社内での連絡は社内チャットなどの方が速く正確に連絡できる場合もあります。自社にとってどのような連絡方法が最もスムーズか、検討してみるといいでしょう。

●WEB面接の場合


とにかく学生が来ることさえできれば面接が可能な対面と違い、WEB面接でのイレギュラーでは「つながらない」「接続が切れてしまう」など、面接の実施自体が困難になる場合が少なくありません。
また、学生からの問い合わせも対面と比較すると多い傾向にありますので、WEB面接専用の問い合わせ窓口を設け、対応するスタッフも別途手配すると安心です。

こちらも、よくあるイレギュラーと解決策の例をご紹介します。

【よくあるイレギュラーと解決策の例】

  • 面接用URLにアクセスできない
    • ログインが必要なシステムを使っている場合、まずはログイン状況を確認。ログインできていない場合は再度試してもらう。
    • ログインはできているがつながらない場合、採用担当者から電話をして対応する。

  • 学生が面接用URLにアクセスしない（学生が来ない）
    • 面接開始後、2分経っても学生が来ない場合は採用担当者から電話をし、出ない場合は面接辞退と見なす。出た場合は状況を確認し、必要であれば日程の再調整などを行う。

  • カメラやマイクが不調
    • 不調なのがカメラのみで、マイクがつながる場合は面接を予定通りに行う。
    • マイクが不調で面接の開始が不可能な場合、設定を確認してもらい、それでも解決しない場合は採用担当者に電話をしてもらって日程を再調整する。

  • 面接の途中で接続が切れてしまった
    • 通信環境を確認した上で再度、面接用URLにアクセスしてもらう。それでも再接続できない場合は採用担当者に電話をしてもらい、日程を再調整する。
    • 予定面接時間の半分以上は通常通りに面接が行えている場合、そこまでの内容で評価を下す。
WEB面接でのイレギュラーは、企業側・学生側双方の通信環境、使用機材などに大きく影響されるため、企業側で講じることのできる解決策は多くありません。
上記の解決策例にもあるように、事前に「カメラはオフのままでもOK」など、事前に判断ラインを決めておくといいでしょう。

また、少なくとも企業側の回線状況などが原因で面接ができない、続けられないという事態を避けるため、通信環境を整えておくことは必須です。
特に、面接官がテレワーク環境で参加する場合は会社からテザリング（携帯電話回線を使ったPCのネット接続）が可能な端末を緊急用回線として貸し出すなどの対策がお勧めです。

面接運営設計のノウハウ③面接官へのレクチャーとリハーサルをしよう

さて、ここまで準備万全に整えてきました。最後にもう一度リハーサルを行い、動線を見直して案内やスタッフの不足がないか、面接官に伝わっていないことがないか、確認しましょう。

また、採用担当と違い、面接官はほかの業務をしながら協力をしてくれる立場です。どうしても採用担当ほどは全体像を把握することが困難なため、ここまでで書き出しておいた「面接官に伝えるべきこと」を改めて伝える場をつくっておくと安心です。

【リハーサルで確認すること】

  • 学生の動線
  • 採用担当、社員スタッフ、面接官の動き
  • 準備物の不足がないか
  • 当日のイレギュラーに関する問い合わせ窓口

【面接官レクチャーで伝えること】

  • 当日のスケジュール
  • 当日の動きと、面接運営でお願いしたいこと
  • エントリーシートの見方と、評価シートの書き方
  • 当日のイレギュラーに関する問い合わせ先（多くの場合は採用担当）
さらに、対面の場合とWEB面接の場合でそれぞれ個別に確認しておくべきこともあります。

【対面の場合】

  • 面接官レクチャーでは、会場の写真なども添えておくとイメージがしやすく、当日がスムーズ
  • リハーサルは人の出入りが少ない時間に行うことが多いが、実際の面接時間に学生動線がどのような状況にあるのか一度は見て確認しておく

【WEB面接の場合】

  • 面接官には、接続イレギュラーなどへの対処を特に丁寧に伝えておく
  • 面接官が自宅からアクセスする場合は、その環境で一度テストを行う

「スピード」も採用力を高める武器になる

面接、内々定出しの早期化が進むいま、選考のスピードは企業の採用力を高めるための重要な武器になります。

事前に確認したり準備したりすることが多く面倒そうに思われるかもしれませんが、安定した面接運営を行うことで、採用力の強化はもちろん、当日に学生としっかりしたコミュニケーションを取る余裕を持てることから、見極めの精度を上げられるメリットもあります。

この記事からダウンロードできる資料には、さらに細かいノウハウのほか、チェックシートなどすぐに使えるツールを詰め込みました。
ぜひご活用ください。

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  • Organization HUMAN CAPITALサポネット編集部

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  • 人材採用・育成 更新日：2024/06/06

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