せっかく応募してくれた人材に「不採用通知」を出さなければならない。採用担当者にとって辛いものです。しかも、対応を誤ると応募者の反感を買ってしまう可能性もあります。
当記事では、反感を買わない不採用通知の出し方を例文付で紹介します。

不採用通知の扱いが重要な理由

「不採用通知」は、応募者の立場から受け取りたくない書面です。縁がなかったと考える求職者もいれば、中には、採用されなかったことを不愉快に感じる応募者もいることでしょう。
特に「こちらが選んでいる」という意識が垣間見える対応には、応募者は敏感に反応します。
忘れてはいけないのは、不採用を告げた応募者も、企業にとって利害関係者です。商品やサービスを購買するお客様であり、取引先の担当者になる可能性もあります。

そして、対応を誤れば、SNSでの拡散で、企業ブランドを毀損してしまう可能性もあります。
また、今はポジションがなくても、近い将来に適切なポジションが用意できる場合もあります。再び採用の機会があるかもしれません。
不採用を告げる際も、応募者の気持ちを考えて、適切なコミュニケーションを心がけることが重要です。

不採用通知に記載すべきこと

応募への感謝

応募者は、「一緒に働きたい」、「この企業に貢献したい」という思いで、求人に応募しています。いわば、自社のファンとも言えるでしょう。
多くの企業から、自社を選んで応募してくれた求職者に対して感謝の気持ちを記載しましょう。
また、書類選考で不採用になった場合は、書類提出への感謝の気持ちを、面接での不採用の場合は、ご足労いただいたことへの感謝を伝えましょう。

個人情報の取り扱い

応募の際の履歴書や職務経歴書の取り扱いも記載しましょう。郵送などの手段で返却する方法と、自社で責任を持って破棄する方法があります。自社の個人情報管理ポリシーに合わせて対応しましょう。
また、履歴書や職務経歴書以外に預かっている、書面がある場合は、応募者に確認の上、対応しましょう。

不採用の理由

不採用に関する理由に関しては、企業側は、応募者に伝える義務はありません。応募者の気分を害さないように「今回は、ご希望に添えず申し訳ありません」と記載するのが一般的です。
応募者から「不採用理由を教えて欲しい」と問われた場合も、応募者を否定するような内容は避け、「今回の求めている人材と相違がありました」など言葉を選び真摯に対処しましょう。

再接触の可能性を記載する際には慎重に

今回は不採用にしましたが、適切なポジションの空きが発生したときに、応募者に再接触し、就職を促したい場合があります。この場合、前述の個人情報の取り扱いとは異なり、個人情報は適切に保管し管理しなければなりません。

事前に、応募者に対して「個人情報は破棄せずに保管する旨と、企業側が必要なときに応募者に再接触すること、利用範囲や利用用途」を充分に説明し、書面による同意書の提出、もしくは、電子契約などの締結を行う必要があります。
その上で、「今回はご希望に添えない結果になりましたが、他ポジションでの採用に関して、 弊社からご連絡をさせていただく場合があります」などの文言を記載をしましょう。
この方法は、応募者側に趣旨が伝わっていない場合、不興を買うリスクがあります。事前に充分な説明をつくしましょう。

不採用通知を送付するタイミング

書類選考の応募時や面接時にあらかじめ「○日まで結果をご連絡します」と掲示して、その期間内に先行結果の通知を行うのが一般的です。
ここでも、応募者のことを考えながら対応しましょう。例えば、選考の翌日に通知が着た場合は、応募者は「慎重に選考していない」「門前払いされた」と企業にネガティブな印象を持つかもしれません。

一方で、応募者は、まな板の鯉で、選考期間が長いと、予定が立たず身動きがとれなくなってしまいます。心理的に待ち続けるのはつらいものです。
大量に応募がある書類選考は7日以内、面接の場合は3日以内と通知しておき、その期間にあわせて、通知を行いましょう。
もしも、想定外に選考に時間がかかり期間内に通知ができない場合、選考期間の伸びる旨のお詫びと、新たな結果の通知日を、応募者に連絡しましょう。

手段別　不採用の伝え方

メールで不採用を通知する際の注意点

WEB経由での応募が主流な現在、メールを用いた不採用通知の発行は一般的な手段です。
作業工数も少なく、すぐに着信し、また、文面や送付の記録も残りトラブル時の証拠としても活用できます。
便利な一方で、流れ作業的に処理をしてしまい、ミスも起こりやすいので注意が必要です。宛名や送付先のミスが起こらないよう入念なチェックを行いましょう。
また、メールの件名は「選考結果の通知」であることを明示して、分かりやすくしましょう。

手紙で不採用を通知する際の注意点

WEBが普及する以前は主流だった手法です。現在では、到着までに日数かかかり、応募者側の利便性が低く、会社側もコストや工数がかかることから、用いられるケースは稀です。
手紙で「不採用通知」を送る場合は、プライバシーに配慮し、封書の外側は、「選考結果の通知」や「不採用通知在中」などの記載は控え、また、「親展」で送付し、応募者個人宛てのプライベートな連絡である旨、表記しましょう。

電話で不採用を通知する際の注意点

電話での通知は、選考側の担当者にも、応募者側にも心理的な負担が大きく、また、話し方によって、誤解を生む可能性もあります。積極的に用いる手段ではありません。
利用シーンとしては、既に、信頼関係が形成されている応募者への通知で、誠意をみせたいときなどが想定されます。

人材紹介会社が介在する場合

人材紹介会社が介在する場合、不採用の通知は、人材紹介会社が行います。選考側は、人材紹介会社との取り決めに従い、人材紹介会社に不採用の旨、連絡しましょう。

不採用通知メールの文例

書類選考時の文例（書類返却なしの場合）

書類選考時の文例（書類返却を行う場合）

面接段階の文例（書類返却なしの場合）

面接段階の文例（書類返却を行う場合）

複数回の面接を行っている場合は、「何度もお時間をいただき、ありがとうございます」などの一文を加えても良いでしょう。会社側の誠意を伝えることが大切です。

不採用者との接点を大切にする

少子高齢化による労働人口の減少で、人材獲得競争が激化する中、自社に興味を持ってくれた人材と接点を維持しつづけることも重要です。
今回、惜しくも選考に漏れ、不採用になった人材をデータ管理しておくことで、その人材にふさわしいポストが発生した際に、あらためて企業から人材にアプローチをすることができます。
この人材に対して、メールマガジンの配信や、勉強会やセミナーへの招待、SNSでつながりを持つなど接触を保ち関係性を構築し、求人要件が発生した際には、声のかけやすい状況を作ることが理想です。
但し、データ管理する際は、必ず、利用範囲や目的を明示した上で、事前に応募者の合意を取る得る必要があります。ご注意ください。
ここまで、「不採用通知」の注意点を紹介してきました。選考に惜しくも漏れた応募者は、顧客であり将来の貴重な人材にもなりえる存在です。不採用を告げる際は、応募者の立場にたって、真摯に丁寧に行いましょう。