内定通知書とは、企業から応募者に対して内定を通知する書類です。その法的な意味や、内定通知時に人事担当者が気を付けておきたいポイントをご紹介していきます。内定通知書テンプレートもご用意していますので、ぜひご活用ください。

採用活動における「内定」とは、「入社後の雇用契約について合意ができた状態」のことを指します。法的には「始期付解約権留保付労働契約」であると解されています。
これは、労働契約の始期（通常は入社日）までは、企業と求職者のそれぞれが解約権を留保するというかたちの、特別な労働契約のことを指します。つまり、特別な事情が発生した場合には、入社日前の内定取り消し（または辞退）が可能になるということです。

「内々定」とは、企業が求職者に内定を約束した状態で、文書を取り交わさない口約束の段階もこれにあたります。基本的に内々定の段階では労働契約が成立していないと考えられていますが、「お互いがその状態を尊重して、採用内定に至るように信義則上努力すべき状態」とされています。そのため、内々定者に対して強い拘束を課している場合などは「内定」と認められ、労働契約が成立していると判断されたり、取り消しによる損害賠償責任が発生したりすることがあるため、注意が必要です。
一方、「内定」は前述の通り労働契約にあたるため、内定の取り消しは「解雇」にあたります。

内定通知書そのものに法的効力はありません。しかし、「内定」という労働契約には法的効力が発生します。
内定通知書は、「内定という契約を交わした」ことの証拠となるものととらえてください。後で「言った」「言わない」のトラブルを回避するためにも、エビデンスとして内定通知書を発行しておくことは重要です。

民法第627条には、雇用の期間に定めがないときは、解約（＝退職）の申入れから２週間が経過すると雇用契約が終了するとあります。つまり、応募者は入社の２週間前までであればいつでも内定辞退が可能であり、内定承諾書を提出した後であっても同様です。

内定の取り消しは解雇にあたりますが、「内定取り消し事由」にあたる場合は内定取り消しが可能な場合があります。例として、「採用予定者に重大な経歴詐称が見つかった」「内定後に重大な犯罪行為に及んだ」「内定後の健康診断で、業務に耐えられないほどの健康状態であることがわかった」「内定後、会社の業績が著しく悪化した」などが挙げられます。
しかし、労働契約法第16条では「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。」とあり、よほどの事由がない限り解雇＝内定取り消しは認められないことが多いので、注意が必要です。

「採用通知書」とは、企業が内定者に対して採用する意思があることを通知するための書類です。内定通知書とほぼ同じ意味合いであることが多いですが、採用通知書には法的な定義や拘束力はなく、企業によってその意味合いはまちまちとなっています。

「労働条件通知書」とは、内定者に対して、賃金や勤務地、契約期間などの労働条件を提示するための書類を指します。労働基準法で、企業は労働条件を通知する義務があると定められているため、内定通知書と同封して送られることが多いです。

「内定承諾書」とは、内定者が企業に対して内定を承諾し、入社することを誓約する書類です。こちらも同様に、内定通知書と同封して送られることが多いです。
しかし前述の通り、応募者は入社の２週間前までであれば内定辞退が可能なので、強い拘束力はないと言われています。一方で、内定辞退を抑止する効果はある程度期待できるため、返送してもらうようにしましょう。

法的に発行が義務付けられている書類ではないので、決まりはないものの、以下の内容を記載するのが一般的と言われています。

• 応募への御礼
• 採用が内定した旨
• 入社日
• 署名（社名／会社住所／代表取締役社長名）

ここで、内定通知書のテンプレートをご紹介いたします。自由に編集して使っていただいて問題ございません。ぜひご活用ください。

内定通知書は、結果が出次第、なるべく早く送るのが良いでしょう。最終面接日から１週間以内が理想的です。
結果が出るのが遅いと応募者に不安を与えてしまううえ、もしも並行して受験している他社があり、先に内定通知を出されてしまった場合、応募者が流れてしまうおそれもあるからです。

一般的には郵送ですが、メール送付でも問題ありません。その場合は定時内に送るようにしましょう。
また、前述の通り、内定はできるだけ早めに通知したほうが良いので、メールや電話で合否を通知したうえで、後日正式な内定通知書を郵送するのがおすすめです。

内定通知書を送付する際は、内定承諾書、労働条件通知書を同封するのが一般的です。内定承諾書は、内定辞退を防止するためにも同封し、返送してもらいましょう。労働条件通知書は、内定通知書に労働条件を記載しない場合は必ず同封する必要があります。
また、前述の通り、「特別な事情」が発生した場合には入社日前の内定取り消しが可能となります。その特別な事情にあたる「内定取り消し事由」を記載しておくと、トラブル時のリスク回避に役立ちます。

併せて、人事担当者の連絡先、内定承諾書の返送期限、万が一辞退する場合の連絡方法を案内しておくと親切です。その際、期限を決めて一律対応するよりも、可能であれば学生の就職活動の状況により、柔軟に対応することが、今後の企業イメージにおいても有効と言えるでしょう。
新卒最初のキャリアは、学生個人の人生を左右する重要なポイントです。採用担当者もこのことを前提として意識しながら、対応にあたりたいものです。

＜参考＞

• 厚生労働省「スタートアップ労働条件」
• 厚生労働省「採用内定時に労働契約が成立する場合の労働条件明示について」
• 京都新卒応援ハローワーク「内定後のこと」