今や、採用の現場にATS（Applicant Tracking System：採用管理システム）は欠かせません。

学生とのリレーション、業務効率アップなどその効果は多種多様ですが、1,500社以上が利用する業界ナンバーワンATSであるマイナビの「AOL（アクセスオンライン）」について、その活用法をご紹介します。

― 町田さん、今日はよろしくお願いします。まず、ATSについてその歴史を知っておきたいのですが、教えていただけますか。

町田： はい。1998年ごろからハガキとインターネットを並行して使う就職活動が行われていたわけですが、そのころにAOLの開発は始まっています。2000年代になり学生のステータスに応じた予約フォームを出し分けすることができる機能を開発しました。これが「マイページ機能」の始まりとなります。ATSが普及するきっかけとなったのは、学生と企業とがつながる手段としてインターネットが一般化した2004〜2006年ごろです。インターネットを使って学生が就職活動をするようになり、導入社数が大きく伸びていきました。

ここに対して企業側が働き掛け、応募の管理や学生への連絡をする手段としてATSが大きく普及したのですが、さらに大きく伸びたのが、個人情報管理の重要性が叫ばれるようになった2011年ごろからですね。

― 応募管理と連絡のツールだけでなく、個人情報を管理するツールにもなっていますね。

町田： はい。AOLは安全性を評価いただいて、官公庁や金融業をはじめ、国内を代表するようなメーカーや商社、コンサルティングファームなど特に個人情報管理を重んじるお客さまにもご利用いただいています。

また近年では、社員と学生間でのトラブルを防ぐ効果も注目されています。

― コンプライアンス管理にも使えるわけですか。

町田： 学生との連絡手段をAOLに限ることで人事部が全てを監視することができますから、構造的にコンプライアンス違反によるトラブルが起きにくい環境をつくることができますね。

― 社員と学生との連絡手段にAOLを使うということですが、採用担当者以外が触ることもできるんですね。

町田： はい。リクルーター、面接官、インターンシップ担当者などそれぞれのアカウントごとに権限や閲覧可能な情報の範囲を限定することで、安全に運用しつつ、それぞれが権限の範囲内で柔軟に採用活動をすることができます。これは採用の「攻め」の局面で力を発揮しますね。

例えば、リクルーターが学生と積極的に連絡をとるための手段として利用することで、コンプライアンスやプライバシーといった安全面を担保しつつ、機動的な採用活動をサポートするといった使い方がされています。

― 項目タグの活用とは具体的にどのようなイメージでしょうか？

町田： 学生一人ひとりに対して、志望職種や専攻学科系統などの基本情報から所感のコメントや採用フロー内でのステータスまで、さまざまな情報を管理し、カテゴリー化していくことができるんです。

例えば、リクルーターが見て非常に優秀だと感じた学生に対し、「リクルーター評価◎」のような推薦項目をつけておくことで、採用担当者が優先的に選考を進めていくといった使い方ができます。

― なるほど。効率的ですね。

町田： ほかにも、上手に使えばターゲットの学生に対して、より強い働き掛けをするツールとしても使えるでしょう。

例えば、職種別の採用が進んでいる技術系メーカーなどでは、その職種が200を超えるなどということもあります。また、職種ごとに学生に見てほしいコンテンツやセミナーなども開催され、その数もまた膨大です。

その時、一人ひとりの学部学科を確認しながらメールを送るのは大変な手間ですよね。逆に、全ての応募学生に対して一斉メールを送信してしまうと、ターゲットではない学生にも届いてしまいます。

そこで特定の職域で要望が上がっていた専攻をカテゴリー化し、特定の学生のみにメールを送り、マイページの表現を変えていくような使い方をするわけです。
さらに対象を絞っていき、採用実績のある大学の学生にイベントの招待メールを送るような使い方も可能です。

― 確かに「攻め」の採用ですね。

町田： 企業側にとっては確かに「攻め」と言えます。一方、学生側からは自分のマイページに一斉メールではなく、企業からの直接のメッセージやセミナー案内が届くことで、その企業に就職したいという意識を高めていく側面もあるんです。

企業側にとってのAOLは「攻めと守りの採用ツール」で、学生にとっては「意識醸成の場」でもあります。このことを採用担当者の方が意識することで、コミュニケーションの質が変わり、より効果的な使い方ができるのではないでしょうか。

― ここまでお話を伺うと、プライバシー・コンプライアンス管理からユーザーごとの権限設定、学生のタグ付け、ターゲティングされたメッセージ送信など多機能な印象です。使いこなすにはそれなりのITリテラシーが求められるように思えますが、実際のところ、いかがでしょうか。

町田： 実際のところ、でいうと使い方は簡単です。なんといっても、開発に携わっている私自身が文系出身ですから（笑）。

AOL自体、採用担当者の方に手元で触っていただくことをとても大切にして開発しているんです。先ほどの学生の項目タグ管理も、エクセルより直感的に使っていただけると思いますよ。

町田： 学生管理に使いたい項目タグは随時、自由に追加作成できます。後は、必要になった時にその項目で学生を検索するだけですね。
もちろんクロス集計も簡単ですし、CSVなどのファイルとして取得することもできます。この使い勝手の良さと動作の軽快さはこだわったところです。

― ちょうどエクセルの話が出たので伺いたいのですが、いま学生管理をエクセルで行っている企業も少なくありません。移行もできるのでしょうか。

町田： ご依頼いただければ、それまでのデータを保持した状態でAOLに全て入れ込むことが可能です。増改築を繰り返したエクセルシートがある日突然壊れて開けなくなった…… などということは意外とよくありますから、そのまま運用されるよりは安全な上に、使い勝手も良くなるはずですね。

― 仮に使い方がよく分からないというときのサポート体制はどうでしょう。

町田： どんな質問でもお答えできる体制を整えています。操作面のサポートを行うサポートデスクとは別に、専属のサポートスタッフを配置しています。実際に企業から採用業務のアウトソーシングを行えるメンバーで構成していますので、誰よりもAOLを使い込んでいることが強みです。ぜひなんでも聞いてください。

― ここ1年の採用活動について話すのに欠かせない話題が採用のオンライン化です。AOLはもともと相性が良さそうに感じますが、いかがでしょうか。

町田： そうですね。昨年４月から、多くの企業でオフラインの採用活動が難しくなってしまったと思います。実は、その時期にAOLへの問い合わせ数がぐんと伸びているんです。オンライン面接に対応していることが理由でした。

実は2021年卒の採用活動時期からオンライン面接ツール（FaceHub）とAOLの連携機能はオプションとして提供していたのですが、採用活動のオンライン化が急速に進んだことでこの機能に注目が集まった形です。

― 具体的に、AOLとFaceHubはどのように連携するのでしょうか。

町田： 面接予定の学生と面接官を画面上でアテンドし、日時に対して対応する面接官アカウントを割り振れば完了という、非常にシンプルな作業です。学生側にはマイページ上に面接URLへジャンプできるリンクボタンが表示され、面接官側にもリンクボタンと学生の資料が表示されます。

これまで、面接前には採用担当者が面接の数だけ資料を印刷し、アセンブリーして面接官のテーブルに置いておくという手間がありました。また、急きょ面接予定が変わった場合には新たな資料を面接官に渡しに行く手間もあり、面接に関わる業務は非常に煩雑でしたよね。

しかし、AOLを通じてオンライン面接をセッティングすれば、後は面接官が自分のアカウントを開くだけで情報が表示されます。そして面接官が評価を書き込めば、自動的に「○次選考通過」や「採用見送り」といったカテゴリーに学生情報が移動されます。

面接実施のためのツール、情報を取り寄せるためのツール、評価をするためのツールが１つのパッケージにまとまっていますので、採用業務の効率化に大きく寄与できるはずです。

― いつも忙しい採用担当者の仕事を楽にするという側面もあるわけですね。

町田： そうです。レポート作成も楽ですよ。レポートに入れたいデータを選んで、ぽんとボタンを押せば完了です。もちろんクロス集計にも対応しています。地味ですが、採用担当者が大きく時間をとられていた報告業務も楽に処理できます。

― 最後に、AOLを使いこなす企業とそうでない企業の違いをお伺いしたいと思います。いかがですか？

町田： ずばり、どんどんサポートに連絡をくださる企業が使いこなしています。採用戦略とAOLを緊密に連携させるためにこんなことがしたい、あんなことがしたいと要望を伝えてくださる企業ですね。

AOLはあくまでもパッケージツールなのでカスタマイズに限界があるのは確かなのですが、自由度の高い設計になっていますので、ご要望いただければ大抵のことは近しいところまで実現できると自信を持っています。

仮に希望された内容を100％実現できなくとも、先ほどもお話ししたようにAOLを使い込んだスタッフがサポートしますので代替の手段を必ずご提案できるでしょう。

１シーズンで150万円からと決して安いツールではありませんが、それだけに企業の皆さまには使いこなしていただきたいですね。どんどんわがままをサポートに伝えて、採用活動に生かしてください。

― 今日はありがとうございました！

AOLの開発に携わる町田のインタビューからは、時代の要請に応えて機能を改善、追加しながらも使い勝手を損なわないという難しいバランスをいかにとっていくか… という挑戦への心意気さえ感じられました。

学生管理というと、どうしてもプラバシー保護を中心とした「守り」の要素が頭に浮かびがちですが、AOLを上手に使えば「攻め」の採用にも生かせるという話は、読者の皆さまも興味が湧いたポイントではないでしょうか。

御社の採用戦略実現の一助になれば幸いです。