採用アウトソーシングサービスは、採用業務の負荷低減を目的として使用されることが多いと言えますが、導入することによって得られるメリットには様々あります。
それらについて、採用活動の実際に即しながらご紹介いただくとともに、効率的な利用方法などについて伺いました。

●Q　採用アウトソーシングサービスを導入するメリットをもっと教えてください！

手間や時間の制限を感じ、「本当はやったほうがいいこと」を避けてしまうことはないでしょうか。
採用アウトソーシングサービスはそうした「できない」を「できる」にかえるきっかけとして利用できる点に大きなメリットがあります。

たとえば、面接前後の選考辞退防止のために採用アウトソーシングサービスを導入するという発想があります。

ある企業では辞退防止策として一次面接や二次面接と選考段階に合わせたメールマガジンを応募者へ送付するサービスを導入しています。
具体的には、面接へ参加いただいた感謝の言葉とともに会社の情報をタイミング良くメールを送っています。

これは応募者の気持ちをつなぎ止めることに一定の効果が望めますし、接触回数を増やすという意味で重要なプロセスなのですが、実際に行っている会社はそう多くありません。
つまり、他社との差別化につながり、前述した自社に「引き付ける」ために大いに役立つ方法と言えます。

もう一つ、採用活動中の“あるある”を解決する手段としてのメリットをご紹介しましょう。

採用活動を行う際、求人方法は一つとは限りません。複数のWEB広告へ掲載したり、人材紹介会社を使用したりする場合もあるのではないでしょうか。
複数の窓口とのやり取りに掛かる時間はさることながら、例えば同一人物の重複応募に気がつかず何度も選考をしてしまったり、各社によって異なる応募者情報のフォーマットの統一や管理画面の操作に苦労したり…。採用活動にまつわる“あるある”に結構な時間と労力を割いているというお話はよく耳にします。

採用アウトソーシングサービスを利用していれば、こうした煩雑な作業も自動的にやってくれますので、担当者は無駄に時間を浪費することがなくなり、より多くの応募者と会うための時間をつくれるなど、優先すべきことに力を入れることができるようになります。
これから採用体制を整えようとしている場合は、ぜひこれら採用アウトソーシングサービスのメリットを考えていただくと、より効率的な組織設計ができるのでないかと思います。

●Q　採用アウトソーシングサービスを使うことで、採用上の課題を発見できますか？

当社は長年、数多くの企業の採用支援に携わっています。それらの経験値は、採用課題の発見にも役立てられていると感じています。

例えば、他社と比較して選考の進捗が悪く途中離脱が明らかに多い場合、そこには何らかの課題があります。
日程調整の方法が適切ではなかったり、面接の仕方や内容に問題があったりするのではないかと仮説を立てて、その原因を探ることがしばしばあります。

また、求人告知の方法に迷われている企業がいれば、訴求すべき内容がターゲットに合致しているのか、同業他社に比べて強みをアピールできているのかを推測することもあります。

自社だけで採用を完結していた時には気付かずにいたことを、外部の視点を持ち込むことで浮かび上がらせ、より良い手法を検討するきかっけをつかめる―。こうした点でも、採用アウトソーシングサービスは評価されています。

●Ｑ　採用アウトソーシングサービスを効率的に使うには？

採用活動の全ステージで採用アウトソーシングサービスを利用するのは難しいという場合でも、この部分だけでも利用すれば採用担当者の負荷をかなり低減できる、という作業があります。

一定の条件で書類選考を行うといった定量的なスクリーニングと、電話による面接日程の調整は、採用担当者の選考業務負荷を低減できるため、需要の高い採用アウトソーシングサービスとして挙げられます。

応募者のスクリーニングを採用アウトソーシングサービスに委託することは、特に複数の求人広告サイトへ出稿し人材を募っている場合に力を発揮します。
その理由は、単純に2つのサイトを使っていれば応募者数は倍になり、書類選考が１回で済むところが2回、3回と増えるからです。シンプルですが手間が掛かる作業は、採用アウトソーシングサービスが得意とするところです。

また、電話による面接日程の調整も導入いただくケースが多いサービスです。
応募者一人ひとりに合わせて面接日程を決めていく作業はとても時間と手間がかかるものです。誰がやっても、掛かる時間と手間は変わるものではありません。それならば、誰かに任せるという選択もあるのです。

最適なタイミングで、応募者を待たせることなく、的確な誘導を行うことが、競合他社との差別化につながることを知っているからこそ、日程調整を任せられる私たちは、実に多くの時間と労力をかけてサービスをご提供しています。
比喩的に言えば、電話による日程調整サービスは、とても“お買い得な商品”であり、利用しない手はないものだと私は思います。

●Q　“良い”採用アウトソーシングサービスを見極めるポイントは？

採用アウトソーシングサービスで行っている作業を分類すると、非常に多いのが応募者データの転記であったりコピー&ペーストだったりします。こうした作業で重要なのは、迅速に処理できる能力と正確性です。
これはアウトソーサーの社内体制として、十分なスタッフを配置できているかによります。また、人為的なミスをなくすため、応募者のデータ抽出や転記など、当社では自動化できる部分は極力そのようにしています。

もう一つは柔軟性です。
たとえば合格通知のメールを配信する際、合格理由を併せて応募者に伝えたいといったご要望をいただくことがあります。

「あなたを選んだのはこういう理由です」と伝えることは、その会社に必要な人材として自分は選ばれたのだという意識を芽生えさせます。
それは応募者の囲い込むために実に有効な手段となりますので、積極的に取り入れていただきたいものです。

しかし実のところ、この作業はメールのテンプレートの使い回しができないため、作業量が多くなる反面も。こうしたご要望に柔軟に応えることができるか、またより良い選考活動のために積極的にノウハウを提供する姿勢があるかがサービスの善し悪しを図るポイントになると思います。

次回は、これまでのまとめとして、サービス導入前に考えておくべきことや、採用活動にアウトソーシングサービスを組み込む際の考え方についてお話しいただきます。