採用通知書とは?通知書の種類や違い、書き方などを詳しく解説!
近年の働き方改革や女性活躍推進法により、国民一人ひとりの働き方は大きなターニングポイントを迎え、多様化が進んでいます。一方で、内閣府の調査によると生産年齢人口(15~64歳)は1995年をピークに年々減少しており、2040年には6000万人弱になるとの推計が出されました。現状は上昇している労働力人口も、今後は徐々に減少していくことが予測されます。
これらの理由から、採用市場では貴重な人材をいかに採用し、入社してもらうかに各企業が力を注いでいます。中でも、欲しい人材を確保するための採用通知書に関する知識は必要不可欠といえるでしょう。そこで、本記事では採用通知書の種類や違い、書き方など、採用力を高められる情報をお伝えします。
企業が最終選考を行った求職者に対して、正式な採用決定を伝えるために発行するのが「採用通知書」です。一般的な流れは、内定通知書を送り承諾を得た後に採用通知書を送るのですが、採用通知書のみを送るケースや雇用形態によっては電話やメールで伝える企業も珍しくありません。
また、合否の結果を待つ求職者の心理を汲み取り、できるだけ早めに通知することが重要です。タイミングとしては、最終選考日から遅くとも一週間以内に送付するのが理想的でしょう。この期間が長くなれば、求職者も生活があるので新たな企業への就活を始めたり、早めに採用を通知された他社への入社を決めたりと、さまざまなリスクを招く恐れがあります。
内定通知書と同様に、記載事項に法的ルールはないので、求職者の入社意欲がさらに高まる内容を心掛けましょう。
面接などの選考を経て、採用ターゲットにマッチしなかった求職者に対して通達するのが「不採用通知書」の役割。近年では、電話やメールなどで通知する企業も多いですが、ここで注意が必要なのは個人情報の取り扱いです。履歴書や職務経歴書を面接時に預かる場合や郵送で送るよう指示している場合は、選考後に返却する必要があります。
しかし、応募数が多い場合などは、企業側の工数が増えてしまうこともあります。そのような場合は、選考時に必要な書類をこちらで破棄する旨を伝えるか、求人広告の応募要項などに“選考を通過されなかった方の履歴書や職務経歴書などは責任をもって破棄いたします”などの文言を前もって記載すれば、返却せずに対応することが可能です。
3種類の通知書で共通した書き方としては、書面の左上に求職者の氏名(様)、右上に通知書を作成した日付と会社名、担当部門・氏名を記載することです。
内定・採用通知書の場合、書面の表題(タイトル)は「内定通知書」や「採用内定のご連絡」など、明確に伝わるよう記載しましょう。本文では、ご応募いただいたことへのお礼と内定・採用したことの通知を記載。さらに、入社までに必要な手続きを明記した上で、詳細は本文後の別記にてお伝えしましょう。最後は結びの挨拶で締めくくり、右下に「結語(敬具)」と記載します。なお、別記の書き方は書面中央に「記」と書き、詳細や問い合わせ先などを箇条書きで記して最後に右詰めで「以上」と書きます。
ちなみに、新卒採用時の内定通知書は、入社前研修がある場合はその旨も伝えること、また学校を卒業できない場合などの内定取消事由の記載もお忘れないようお気をつけください。
不採用通知書の場合は、求職者の気持ちを配慮して表題を「選考結果通知」とするのが一般的です。本文では、ご応募いただいたことへのお礼を述べた上で不本意ながら不採用となった旨を伝え、文末に求職者の今後の活躍を期待する内容を添えて締めくくります。不採用時に履歴書などの書類を返却と伝えている場合は、書類を同封する旨も記入しましょう。
内定通知書や採用通知書に同封する書類は、「内定承諾書」「入社承諾書」「入社宣誓書」などがあります。いずれも、正当な理由を除いて求職者の内定や採用といった意思を明確にする内容です。各書類の共通項目は、書類の上段に記載する「日付」「宛名(主に代表取締役社長)」「承諾書のタイトル」になります。
本文では、「通知書を受領した旨と日付」「入社または内定の承諾」「承諾書提出後の無断拒否をしないこと」「指定のあった書類を納期内に返送すること」「応募時からの変更点がある場合の連絡(住所など)」などの内容を記すのが一般的です。書面の最後には本人氏名欄と捺印欄を配置し、企業によっては保証人氏名欄と捺印欄を設けているケースもあります。
また、書類返送用の封筒も併せて同封するなどの配慮も大切です。入社までの期間が長い場合は、スケジュール案内などを同封すると、求職者の安心感や信頼感はより高まるでしょう。
多くの時間と費用を投資して採用活動を進めていく中で、採用したいと思える人材との出会いはとても貴重です。その好機を逃さないためにも、内定や採用の結果を喜びの想いを込めてスピーディーに届けることで、求職者の入社に対するモチベーション向上に繋がります。
「内定通知書」「採用通知書」「不採用通知書」はどれも法的書面ではありませんが、求職者に対する企業側の姿勢が伝わる書類といっても過言ではありません。採用の合否に関わらず、それぞれがもつ意味や内容、送付シーンを正しく理解し、企業の採用力を高めるツールとして活用しましょう。
- 人材採用・育成 更新日:2020/08/20
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