退職を決めた人と面接をし、何が問題だったか聞くことがあります。しかし、従業員が退職を決める前に何かできることはなかったのでしょうか。それを可能にするのがステイインタビューです。定期的な面接で従業員が抱えている問題を聞き出し退職の原因になる前に解決します。『The Stay Interview: A Manager’s Guide to Keeping the Best and Brightest』は、そのプロセスを説明した本です。著者は、リテンションエキスパート（雇用保持専門家）と名乗るリチャード・P・フィネガン氏。これまでにもステイインタビューについての書籍を数冊出版しています。

ステイインタビューは、仕事のパフォーマンスを上げるための面接ではなく、従業員の仕事にやりがいが出て、職場が心地よくなる方法を考えるための面接です。従業員にとって何が大切かを聞き出し、望みを叶えるためにはどうしたらいいか考えます。その過程で信頼関係を築くことが最大の目標です。効果的なステイインタビューを実施するためには、チームミーティングではなく一対一の面接にすること。そして人事部の担当者ではなく、一緒に仕事をしている直属の上司が話を聞きます。また、思いつきで面接してはいけません。面接の実施からフォローアップまでの計画をきちんと立ててから実施します。

ステイインタビューを実施する前には次のような準備をします。

従業員全員の名前をリストアップし、右側に、面接の中で聞いた従業員の話を書く「従業員にとって大切なこと」という欄を作ります。さらにその隣に、従業員が望んでいることを実現するためのアイデアや、従業員が自分では気づいていないことで面接官からアドバイスできることなどを書く「面接官が思うこと」という欄を作ります。

「従業員にとって大切なこと」の欄には、勤務のスケジュール、シフト、給料、将来の展望などに対する不満や不安など、聞いたことをすべて書きとめます。このとき自分の考えを入れてはいけません。あくまでも従業員の思いだけを書くようにしましょう。「面接官が思うこと」の欄には、自分の考えを含めて、企業として従業員の抱える問題を解決する方法を書きます。特に従業員が自分で気づいていない長所や、伸ばしたほうがいいと思うスキルを明確にしたり、従業員の希望にあった社内の研修制度を提案したりするなど、仕事ぶりを知っている上司という立場を生かしたアドバイスができるといいでしょう。

従業員のための面接ができるように心構えをします。ステイインタビューで面接官は中立的な立場のファシリテーターです。面接官が選んだ話題について話すのではなく、従業員が自分の気持ちを表せるようにします。

短時間勤務や配置転換、キャリアアップのサポートプログラムなど、アドバイスに役立ちそうな制度を確認しておきましょう。

誰でもネガティブな意見を聞くことは嫌ですが、ステイインタビューでは、従業員が思っていることをありのままに聞くことが大切です。そしてその意見に対応しない限り信頼関係は生まれないといってもいいでしょう。

ネガティブな意見を聞くときのポイントは会話の中でエゴを捨てることです。自分を守ろうとせず相手の言うことを聞きます。例えば従業員が「一挙一動をチェックするような管理の仕方が好きではない。」と言ったとしても「それはあなたがしょっちゅうミスをするからだ。」と言い返してはいけません。「そう感じたのなら申しわけありません。一挙一動をチェックされているような気持ちになったのは、どんなときでしたか？」というように、冷静に詳細を聞き出します。

ステイインタビューを実施する順番を考えます。フィネガン氏はインタビューを成功させるコツとして、最初は面接官が話しやすい簡単な人から始め、次にチームの中で最も大切な人材、その後に退職の可能性がありそうな人材、最後にそれ以外の人材という順番を勧めています。一回の面接時間は30分より長くならないようにします。

従業員がリラックスでき個人情報を打ち明けやすい場所を探します。例えば会議室のような外から見えない場所。従業員との従属関係を打ち消したいなら静かなカフェの一角や、オフィスの外を歩きながらでもいいかもしれません。対面する座席はできるだけ近くなるように、会議室に大きなテーブルがある場合は動かします。

メモが取れる紙か電子機器、そして今までに挙げた面接シート、質問票などをまとめます。面接開始から終了までの台本も作っておきましょう。面接中には細かくメモを取ります。

すべて準備ができたら、成功を思い浮かべます。

ステイインタビューを成功させるためには4つの技能が必要です。

話している人に意識を集中し、アイコンタクトや相槌の仕草を交えながら、話を遮らずに聞きます。

話の大切なポイントを書きとめ、後で解決策を見つけるときや、従業員にアドバイスをするときに参照できるようにします。

質問を変えながら従業員の本音を聞き出します。例えば、「なぜこの仕事を続けているのですか？」という質問の答えに対して「理由はそれだけですか？」などと一歩踏み込んで、その先の答えを導き出します。

従業員が企業について不平不満を述べても、完全に従業員側に同調しないこと。「これを決めた上層部は何か考えがあってのことだと思う。」といった言葉で、企業の決定を否定しない答え方をします。企業の決定に全て賛成とはいかないかもしれませんが、立場としては従業員に企業の決定を理解してもらうように働きかけます。

同時に面接官が企業を心から信頼できていることも大切です。面接官が企業を信頼していなければ退職者を引きとめることはできません。

ステイインタビューを進めるときのポイントをあげてみましょう。

クロージングでは、従業員と話し合った内容、ステイプランをもう一度さらい、従業員にお礼を言って面接を終わります。その日、または数日のうちにステイプランを書き出した書類を従業員に渡します。

ステイインタビューをするときに忘れてはいけないのは、この面接が実務の成果や効率について話し合うパフォーマンスレビューではないことです。まずは従業員の気持ちを聞き出すことに集中しましょう。そして、従業員が抱える問題の解決策を一緒に考えます。本書には、従業員が正直な気持ちを話さなかったことで面接官が不満に気づかず、3か月後にステイインタビューでまったく触れていなかった理由で、この従業員が退職してしまったという実話を元にしたケーススタディも紹介されています。上司を信頼できていない従業員は、罰せられることを心配して本当のことを話せません。ステイインタビューを価値あるものにするには、批判を受け止め、日ごろから従業員が何でも話しやすくしておくことが必要です。


タイトルThe Stay Interview : A Manager’s Guide to Keeping the Best and Brightest

著者 Richard P. Finnegan （著）

出版社AMACOM; 1版 (2015/3/18)

ISBN: 9780814436493