組織の力をあげるには、企業文化にあう優秀な人材を採用することとあわせて、離職率を下げることが大切です。しかし現実には、退職しそうな人を引きとめることは容易でなく、対策が難しい分野でもあります。

従業員エンゲージメントと人材の定着を専門とするコンサルタント、レイ・ブランハム氏の著書『The 7 Hidden Reasons Employees Leave』には、退職を決めた人達への聞き取り調査やアンケート調査の結果から、社員が退職を決意した原因を追究し、退職を防ぐための対策が提案されています。

本書から、離職率を下げるために職場に必要な4つの要素に加えて、退職する理由となる隠された7つの本音を見ていきましょう。

退職の意思が固まるまでのプロセス

退職を一日で決める人はいません。社員は、数日、数か月、ときには何年もかけて、退職の意思を固めていきます。その間、仕事に対するモチベーションは、階段を降りるようにさがっていきます。本書には、社員が入社してから、やる気をなくし退職を決めるまでの思考プロセスが次のように説明されています。

• 熱意を持って新しい仕事を始める
• 仕事を続けるかどうか悩むようになる
• 退職を真剣に考えるようになる
• 状況を変えようとする
• 退職しようと決心する
• 退職のリスクを考える
• なんとなく仕事を探し始める
• 積極的に仕事を探す準備をする
• 本格的に仕事を探す
• 新しい仕事のオファーを受ける
• 新しい仕事を決めて退職 / または、仕事が決まらないまま退職 / または、やる気がないまま仕事を続ける

退職までの思考プロセスには、2つの区切りがあります。最初の区切りは、仕事を続けるかどうか悩むようになるところから状況を変えようとするところまでです。

そこで状況が変わらないとき、社員は退職を決心して2つ目の区切りに入り、それ以降は、説得しても効果があまりありません。管理職は、社員が状況を変えたいと悩んでいる段階で気づかなければなりません。そこで助け舟を出せれば、退職を防げる可能性があります。

社員の心の動きに注意しなければならない管理職は大変ですが、例えば、社員の欠勤や遅刻、否定的な態度が増えたときに注意するといいでしょう。

これらは仕事に悩みを持っているときのサインとして本書に取りあげられています。また、本人が昇進のチャンスを逃したり、その人が信頼していた上司が異動になったりという、ショックな出来事が退職を考え出すきっかけになることもあります。そのような出来事があったときには上手なフォローが大切です。

そして最も大切なのは、管理職が部下と定期的に面接を行うこと。直接本人に「調子はどう？」と聞き、職場で困っていることがないか確認します。この簡単そうに思えるコミュニケーションが職場でできていないために、退職を決める人が多いのです。

本書に掲載されている退職者への聞き取り調査の結果では、職場内の信頼不足が原因で退職した人が31％を占めました。

なかでも「管理職からの気づかいやサポートの不足」を退職理由としてあげた人は13％で、第一位の「キャリアアップや昇進の機会が限られている」の16％に次いで第二位になっています。日頃から社員と話し合うことがいかに重要か、お分かりいただけるでしょう。

職場に必要な4つのこと

ブランハム氏は本書の中で、社員の基本的な欲求を4つあげています。このうちの、ひとつでも欠けている職場では、社員がやる気をなくし退職を考え始めます。逆にいえば、この4つを満たすよう努力すれば、社員がやる気を出し、退職者が減るはずです。

1. 信頼性

企業と経営陣が約束を守り、すべてのコミュニケーションにおいて正直でオープンであること。自分に対し公平な扱いで、期日通りに正当な給与が支払われること。

2. 希望

専門分野で成長できると信じられること。そして、仕事や訓練で自分のスキルが活かせていると感じられること。また、大部分の社員が、より高い収入を得るために昇進やキャリアアップの機会を得られることを期待しています。

3. 自分に価値があり尊敬されていると感じること

自分がベストを尽くしたときや約束を実行したときや、チームに貢献ができたときに認められ、それに応じた報酬を与えられること。尊敬され、組織にとってコストではなく、価値のある資産としてみなされていること。

4. 専門技術を身につけたときに有能であると感じられること

自分の才能を活かせる仕事を任されること。さらに技術を磨き、将来の職位のために準備をする機会が与えられること。仕事の結果を評価され、パフォーマンスについて定期的にフィードバックをうけることができること。

隠れている7つの退職理由とその対策

退職の理由は様々で、家庭の事情や引退など引きとめようのないものもあります。本書のタイトルにもなっている「7つの隠された退職理由」とは、調査によって得られた主な退職理由のなかから、著者のブランハム氏が管理職や企業のリーダーが対策を取れば防げたと思われるものを抜き出したものです。

7つの退職理由に適切な対策をし、職場に絶対必要な4つのことを満たすことができれば、不必要な退職を防ぐことができます。

• 仕事と職場が思っていたものと違う
• 仕事と人のミスマッチ
• コーチングやフィードバックがない
• 成長や昇進の機会がない
• 価値がない、気にとめてもらえてないと感じる
• 長時間労働のストレスとワークライフバランスの難しさ
• 企業のリーダーに対する信用や信頼がなくなる

本書では数々の調査結果を見ることができますが、多くの場合、社員が仕事をするうえで非常に重要だと感じていることに、企業や管理職が興味を示さなかったり、協力的でなかったりすることが、退職を考えるきっかけとなっています。

しかし、管理職側では、そのことに気づいておらず、調査でも9割近くの管理職が部下の退職理由を給与のせいだと思っていました。退職者を減らすには、まず社員に声を掛け、話を聞くことから始める必要がありそうです。

それでは「7つの隠された退職理由」への対策法を見てみましょう。

理由1：「仕事と職場が思っていたものと違う」への対策

例えば、採用面接で説明された条件と現場の仕事の条件が違っていたときに、この問題が起こります。社員の期待する条件に企業が応えられないことが分かると、その人は裏切られたような気持ちになり退職を決心します。

採用面接で仕事内容や条件を説明するときには、候補者に気に入られようとせず、事実だけを話すようにします。

また、実務にそった職務内容リストを作ることや、一緒に働くことになる同僚が面接に参加することで、職務のニーズと適性をお互いに確認できます。企業と社員、相互に期待することを採用前に合わせておくことが重要です。

また、社内公募を増やしたり、社員に人材の紹介を頼んだりすることで、実際の仕事と候補者のイメージのずれを防ぐことができます。同様に、パートタイム社員や契約社員、インターンなど、すでに働いている人を正社員として採用することも、誤解を防ぐことにつながります。

理由2：「仕事と人のミスマッチ」への対策

本書によれば、過去25年間の調査において、80％の労働者が日常的に力を発揮できていないと感じています。力を発揮できない職場で社員はやる気をなくし、退職を考え始めます。スキルと知識をもとに仕事を割り当てるよりも、その人の持つ才能にあった仕事をしたほうが、長期的に見れば成功に結びつきます。

適材適所にこだわること。成功している社員をモデルにしてそのポジションに必要な才能を見いだし、面接で同じような才能を持っている人を探します。採用試験のプロセスを厳格にし、望む人材に妥協してはいけません。

職場では社員に仕事を任せ、改善案やアイデアを取り入れます。新入社員が配属されたら最初の週に入社面談をおこない、その人の強みと才能を見つけましょう。ここでも適材適所を確認します。

仕事の割り当てかたを変えてみるのもひとつです。例えばある清掃会社の場合、案件ごとにスタッフが担当する業務を交代できるようにしたところ、同じことばかり任されるよりも生産性があがり、社員の定着率もあがりました。

理由3：「コーチングやフィードバックがない」への対策

企業の方向性や目標達成までのプラン、企業が自分に望む役割などが社員に伝わっていないとき、社員は自分の努力を無意味に感じ、やる気をなくします。社員の努力が組織の目標や管理職の期待に沿ったものになるようなフィードバックとコーチングを行う必要があります。

管理職がトレーニングを受け、社員にむけて次のようなコーチングができるようにします。

コーチングのステップ

• 現在起こっている問題について社員の同意を得る
• リ解決策についてお互いに話し合う
• 問題を解決するための行動についてお互いに合意する
• 結果を測定するためのフォローアップ
• 成果が出たときに、それを補強する

理由4：「成長や昇進の機会がない」への対策

入社してから何年経っても昇進できない、人事異動に不公平を感じるといったことが退職の原因になります。反対に、社員が自らのキャリアアップについて主導権を握るべきだと明確にしている企業は求職者から人気を得ています。

セルフアセスメントツールを使って、社員が自分のキャリアプランをつくれるようなトレーニングを提供しましょう。管理職は、キャリアコーチを育成するトレーニングを受け、部下のキャリアプランにアドバイスをします。

社員にむけて、企業の戦略や方針、必要な人材について伝え続けます。そして、社内のキャリアパスや必要な適性基準を、誰でも見ることができるように公開します。

外部から採用された人が勤続年数の長い人よりも上のポジションにつくという状況をできるだけ避け、内部にいる人にチャンスが巡るような採用システムを作ることが理想的です。そのためには、キャリアアップのための内部異動が簡単にできるよう規則を変える必要があるかもしれません。

詳しくは、こちらもお読みください。

関連記事：従業員の中長期的なキャリアプラン策定支援が企業の生存戦略となる

理由5：「価値がない、気にとめてもらえてないと感じる」への対策

人間なら誰でも自分に価値があると認めてもらいたいものです。しかし組織を管理することばかりに注意が向いていると、人間のコミュニケーションとして大事な部分が後回しになってしまうことがあります。そのとき、社員の心が企業から離れてしまいます。

日常的に感謝の気持ちを言葉で表すこと。数字ばかりにこだわらず、人にこだわりましょう。在籍年数や職位ではなく、業績によって給与を決めるようにします。そして、目標達成をしたときに賞与を出し、モチベーションを上げます。

具体的な方法について、詳しくはこちらもお読みください。

関連記事：人事考課の策定方法、公平性を保ちながら社員のモチベーションを上げる設計のポイント

理由6：「長時間労働のストレスとワークライフバランスの難しさ」への対策

残業が多い、昼食を取る暇もない、仕事を家に持ち帰らないと間に合わない、本人や家族が病気でも休めないなど、不健康な状況が続くと誰でも仕事を続ける意味を考えてしまいます。また、いじめや偏見などが野放しにされている職場も、社員の退職を促します。管理職は不健全な職場環境を改善する努力をしなければなりません。

まずは、残業やストレスを減らす努力をしましょう。そして、コミュニケーションに、もっと重点を置きます。社員から忠誠を得るためには上司のほうから親切にすることを心がけること。

みんなでピザを食べる日を作ったり、誕生日にギフトカードを送ったりと職場に楽しさを取り入れましょう。相手を思いやる職場づくりのために、福利厚生を充実させることも大切です。

理由7：「企業のリーダーに対する信用や信頼がなくなる」への対策

直属の上司だけでなく、企業文化や方針を決める企業のリーダーを信用できないと社員は退職を考えます。社員と上層部がコミュニケーションを取る機会がなかったり、企業の未来像が社員まで届いていなかったりするときに問題が起こりやすくなります。

リーダーは、企業が今後成功するという確信を社員に伝え、チームを鼓舞しなければなりません。有言実行をして信頼される存在であるとともに、自ら社員を信用し信頼するよう努めます。

社内コミュニケーションが退職防止の鍵

『The 7 Hidden Reasons Employees Leave』にあげられている7つの退職理由に企業が対策をすれば、社員の不必要な退職を防ぐことができると著者のブランハム氏は言います。

主にコミュニケーションや人間的なつながりについての改善を求める7つの退職理由は、企業における社内コミュニケーションの大切さを表しているといえるでしょう。

本書のなかでは、7つの退職理由を一つずつ、かなり細かく分析しています。そのなかには、実際の退職者の声や事例、研究機関の調査結果も豊富に含まれており、人事関連の資料としても面白い書籍です。