デジタル技術を活用した柔軟な働き方を実現するのが「デジタルワークプレイス」です。コロナウイルスの影響によりテレワークの導入が加速する中、より注目度が高まっています。そこで今回は重要度が高まっているデジタルワークプレイスについて解説していきます。

デジタルワークプレイスの定義と目的

「デジタルワークプレイス」とは、企業が顧客に対して高品質なサービス提供を行うために必要な最新のデジタルツールやスキル、文化などを統合した「ビジネス戦略」のこと。具体的には、“最新のテクノロジーを活用することで、ビジネス上の成果を向上させるだけではなく、従業員エンゲージメントの向上と直感的に働ける環境づくりを実現するための戦略”と定義されています。

近年、デジタル技術による柔軟な働き方を実現するDX（デジタルトランスフォーメーション）の重要性が、働き方改革の普及と共に増しています。世界経済を揺るがしている新型コロナウイルスの影響も受け、これから迎える新時代においても、DXの推進は政府も後押しする施策として加速するでしょう。

そこで鍵を握るのが、日々の業務をデジタルプラットフォーム上に集約できる「デジタルワークプレイス」の存在。デジタル空間上につくられたひとつのワークスペースで、チャットやファイル共有などの各ツールを同時に複数人が使用できるという革新的な方策です。これまで、テレワークの導入だけでは不十分だった働き方へのサポートを強化し、従業員の自律性や創造性を育みつつエンゲージメントを高める支援を目的としています。

デジタルワークプレイスの重要性が高まっている理由

図らずもコロナの影響を受けて急速なテレワーク化が進みました。新しい生活様式も推進され、これから先も遠隔での働き方は定着することが考えられます。それに伴い、閉鎖的かつトップダウン型である従来のイントラネットから、デジタルワークプレイスへの切り替えが重要視されています。また、テレワークを導入する企業が増える中で浮き彫りになった、“仕事の進捗管理”や“作業環境のスペック不足”などの課題に対しても、時間と場所を選ばず、各種デバイスから業務に必要な環境にアクセスできるデジタルワークプレイスは、オフィス勤務と同レベルで働けることから生産性の面からもニーズが高まっています。

次世代の従業員に向けた対策

これからの社会は、デジタルネイティブなミレニアル世代やZ世代が中心になるため、仕事に対する目的や職場環境に求めることへの違いが生じます。従業員エンゲージメントが高まると、顧客満足度も高まるケースがあるように、リアルではないオンライン上でのコミュニケーションが増えても、接点をしっかりとつくり意思疎通を図ることが重要です。特に、インターネットやSNSによる情報収集や発信に長けた世代であることから、ソーシャル機能を持つデジタルワークプレイスは、次世代に合った手段のひとつとして、従業員のモチベーション向上に期待できます。

コスト削減と労働生産性の改善

いま日本企業が、コスト削減や労働生産性の改善に尽力している理由は以下の通りです。

• 労働人口の減少
• 少子高齢化
• 新興国の急速な成長
• 競合との差別化（イノベーション/コラボレーション）

事実、国内の労働生産性は、アメリカやヨーロッパの主要先進国に比べて、最も低い水準のまま。働き方改革が進む中で、これまで多くの企業に見られたトップダウン型のワークスタイルでは革新的なアイデアを生み出すのは非常に難しいでしょう。その打開策として、時間や場所に縛られずに働けるテレワークの利点とクラウドやWEB会議などの利点を最大限に活かして労働生産性を高めることができるデジタルワークプレイスに、期待が集まっているのです。

また、従業員同士が交わることのできるプラットフォームを設けることで、テレワークの従業員に向けたサポートが円滑にでき、労働時間管理などの人事制度の改良やICT環境の整備にも着手しやすくなる。それに伴い、人事の時間的コストが削減されるなどのメリットも得られます。

デジタルワークプレイスが実現する新たな働き方

デジタルワークプレイスを導入することで、具体的にどのようなことが実現可能なのかをご紹介します。

ワーケーションなど豊富な働き方を実現

クラウドやモバイルがベースとなっているデジタルワークプレイスの場合は、地元や旅行先からのアクセスでも働けるため、近年注目されているWork（仕事）とVacation（休暇）を組み合わせた造語である「ワーケーション」も実現可能です。時間や場所に縛られずに、通勤に要する時間の削減とプライベートタイムの向上によりフレキシブルな働き方を実現できます。企業側も従業員の通勤交通費が減ることでコスト削減にも有効です。また、ワーケーションは地方再生に効果的だとして政府も力を入れている施策であり、今後も増えることが予想されるので、早めに実行・検証するといいでしょう。

エンプロイーエクスペリエンスと相互関係の向上

ソーシャル機能を併せ持つデジタルワークプレイスの導入により、チームや部署を越えた従業員同士の接点やコラボレーションの機会を増やし、人と人との関係構築に効果的です。キャリアに関係なくオープンなコミュニケーションを可能にするため、仕事を通じて得る経験だけではなく、新たな発見や連携を育む。それにより、良質なエンプロイーエクスペリエンス（従業員体験）が得られ、企業への貢献意欲を示す従業員エンゲージメントの向上にも繋がります。さらに、協調性やチームワークが向上することで生産性はもちろん、より良い企業風土や文化が醸成され、新たな人材の採用シーンでアピールできる要素が増えるのも魅力です。

リアルと変わらないデジタルオフィス

デジタルワークプレイスでのコミュニケーションを活性化させるコンテンツ管理システム（CMS）は、 あらゆる情報へのアクセスや更新・共有が円滑にでき、従業員の仕事をデジタル化へと容易に導いてくれます。難しいシステムを覚えることなく、誰もがタスクやプロジェクトを簡単にプラットフォーム上で共有された文書をリアルタイムで編集、およびコンテンツ作成に着手できるのです。こうした、さまざまなソリューションを一括管理することで、わざわざツールを切り替える手間もなくなり、業務効率は今までに比べて遥かに向上するでしょう。

デジタルワークプレイスを推進するための課題と解決策

デジタルワークプレイスは、コニカミノルタやNECなどの各企業から提供されていますが、実際にシステムの導入や運用をスタートするためには環境整備やセキュリティ対策が必要不可欠です。そこで、デジタルワークプレイスの導入における課題と解決策をご紹介します。

希薄になりがちな情報共有や管理の改善

テレワークが進み、直接対面する機会が少なくなると、コミュニケーション不足による人間関係の希薄化が懸念されます。デジタルワークプレイス上でも、従業員同士の繋がりが減少しないように、仕事上の報告だけではなく、雑談などをチャットやWEB会議を使い分けながら意識的に実施するようにしましょう。また、働き方の幅が広がることで勤怠が複雑になるケースがあります。そのため、クラウド型や生体認証型の勤怠管理システムの導入などを検討し、従業員がスムーズに仕事ができる設備投資も必要です。

従業員が使用するデバイスの確保

リモートで、デジタルワークプレイスを活用するためには、PCやタブレットなどのデバイスが必要になります。元々、従業員一人ひとりにノートPCなどを貸与している企業は問題ありませんが、そうでなければ新たなデバイスの準備に大幅なコストが生じるので注意が必要です。その場合、解決策のひとつとしてBYOD（Bring Your Own Device）がおすすめです。

BYODとは“従業員が個人のスマートフォンやノートPCを職場に持ち込み業務に使用すること。企業側のメリットは、新規に業務用端末を増やさずに済むため大幅なコスト削減が可能になり、従業員側のメリットは、日頃使い慣れたデバイスを利用できるため仕事の効率化に繋がります。一方で、情報漏洩や通信料金の算出など、気をつけなければならないこともあるため、ルールなどを事前に決めておくことが重要です。

ネットワークセキュリティに関する対策

デジタルワークプレイスを利用する際はネットワークを経由するため、もしセキュリティ面で不備があれば、情報流失などの危険性をはらんでいます。それらのリスクヘッジとして有効な手段のひとつに、VPN（Virtual Private Network）があります。VPNとはバーチャルプライベートネットワーク、つまり特定の人だけが利用できる仮想ネットワークのこと。関係者以外は入ることができないので、デジタルワークプレイスやテレワークの活用時におけるセキュリティ対策としては、欠かせない手段といえます。

テクノロジーで人と組織を活かす

最新のテクノロジーを駆使して、テレワークなどの働き方やコミュニケーションをサポートする“場”をつくることが、デジタルワークプレイスの魅力であることは間違いありません。しかし、それら物理的な価値だけではなく、従業員の目標達成や業務の成功を支援するパフォーマンス・マネジメントや企業文化の醸成にも寄与しています。

これから先、リアルなコミュニケーションが減ったとしても、デジタルワークプレイスを導入することで、従業員エンゲージメントやエクスペリエンスを高められるでしょう。まずは、人事部門の中から実験的にスタートしてみてはいかがでしょうか。