初出勤は、新入社員にとって緊張するもの。新入社員がチームに快く受け入れられるよう配慮することも人事部の大切な仕事です。人事コンサルタント会社Globoforceの調査によれば、職場に友人ができると、その職場を好きになる確率が47％上がるのだとか。

初出勤を成功させるために簡単にできる4つのことをご紹介します。

初出勤を金曜日にする

休み明けで忙しい月曜日ではなく、仕事が一段落する金曜日に初出勤をあてましょう。メンバーに心の余裕があるほうが新入社員を受け入れやすくなります。

人材や給与の管理サービスを提供するNamelyの創業者マット・ストラズ氏によれば、新入社員が初出勤する前に、社員全員が集まるパーティーやレクリエーションなどの行事で、先輩社員と新入社員がフランクに語り合える機会があると、新入社員の受け入れがうまくいきやすいといいます。

日本では初出勤のあとに歓迎会をする習慣がありますが、入社前研修と先輩社員との懇親会を兼ねた行事を、初出勤の前に入れてみるのもよいでしょう。

バディシステムを導入する

働きはじめの新入社員は孤立しがち。そこで、各新入社員に1人ずつバディをつけましょう。

バディは担当している新入社員の専任アドバイザー役。質問に答えたり、声掛けをしたりします。
バディがつくことで、新入社員は、より早く会社に順応し仕事を覚えることができます。そして、チームの一員となったことを強く感じられるでしょう。

Googleが実施したアンケート調査では、北米にある企業258社のうち88％が、バディシステムのような形で知識の共有と共同作業を行うことがとても大切だと思うと答えています。また、それらの企業は従業員の倫理観や満足度が高いと感じています。

新入社員の恒例タスクをつくる

新入社員が最初に取り組むタスクを恒例化しましょう。
例えば、新入社員に新人用マニュアルの作成や既存マニュアルの見直しを依頼してみてはいかがでしょうか。

次に新入社員が入ってきたときに、どんなマニュアルがあったら便利なのか、最もよく分かるのは新入社員です。事務手続きの段取りや、備品の発注場所など、毎日の仕事の中で欠かせないことをマニュアル化しておけば、仕事を覚えている最中の社員にも便利ですし、次に新入社員が入ってきたときにも役立ちます。

すでにマニュアルがある場合は、変更すれば効率的になりそうなところを新入社員に指摘してもらうという方法も考えられます。前の職場で上手くいっていた段取りなどを教えてもらうこともできるでしょう。

また、オフィスの受付周辺を新入社員に見てもらうと、組織のなかにいる人では気がつかない改善点を見つけてくれます。たとえば、観葉植物が枯れていたり、ポスターなどの掲示物が多すぎたり曲がっていたりする。来客が通る場所から、営業の目標額や実績など、外部に知られないほうがよい数字が書かれたホワイトボードが見えてしまっているなど、毎日そこで働いていると意外と気がつかないことがあります。新入社員のフレッシュな視点で、来客の印象を良くするためのアドバイスをしてもらいましょう。

初出勤の新入社員に依頼する業務を探すのは、なかなか難しいことです。初日から雑用ばかりになってしまうのは避けたいもの。そんなときに、このような恒例タスクがあれば、チームも盛り上がり歓迎ムードになるでしょう。

チームメンバーに社内の案内をしてもらう

新入社員が入社すると、人事担当者が社内の案内をすることがありますが、できれば、チームのメンバーに案内してもらいましょう。

どのコピー機の調子がいいかといった情報、近所にあるランチのおいしいお店や冷房が効きすぎる会議室のことなど、細かいことはチームメンバーのほうがよく知っています。
チームで会話がはずめば、初出勤の緊張もほぐれることでしょう。

歓迎されているという雰囲気をつくること

誰でも、自分が歓迎されていると感じられれば居心地がよいものです。業務が忙しくなってくると新入社員は孤立しがち。そこをフォローできるような体制を整えておきましょう。

また、採用が決まってから初出勤までのコミュニケーションも大切。新入社員が不安にならないように、メールで定期的に連絡を取りましょう。書類の記入も、できれば出社日までに済ませてもらったほうが初日に余裕ができるでしょう。

これらは、コストのかからない簡単なことですが、企業の第一印象を決める大切な仕事です。

まとめ：初出勤を成功させるための簡単な4つの方法

• 初出勤を金曜日にする。
• 専任アドバイザー役を一人つける。
• 新入社員の恒例タスクをつくる。
  例えば、新人用マニュアルの作成や既存マニュアルの見直し。
• チームメンバーに社内の案内をしてもらう。