人数の限られた中小企業では、1人で何役もの仕事をこなさなければならないもの。人事担当者も例外ではなく、マルチプレイヤーとしての才能が必要です。しかし、いくら優秀なマルチプレイヤーでも、ほかの業務に集中していると、つい人事の仕事が後回しになってしまうこともあるでしょう。
そんなときのために、ビジネス誌Entrepreneurから、どんなに忙しい人事担当者でも「これだけはしてはいけない5つのこと」を紹介します。

NG事例1：あわてて採用活動をする

社員が足りないとき、とにかく急いで求人広告を出したい気持ちはわかります。しかし、求人広告のなかの職務内容が明確でなければ、求職者に関心を持ってもらえないでしょう。また、準備が不十分な状態で面接をしても、会社にふさわしい人材を選ぶことは難しいはず。あわてて採用活動をした結果、適切でない人材を採用してしまった場合、会社にとってコスト面でも大きなダメージに。

効果的な採用活動を行うためには、まず、どんな人材を必要としているのかをはっきりさせ、正確な職務内容を書き出すことが大切です。そのうえで、採用方針に沿った面接の質問をあらかじめ準備し、その質問だけをするようにしましょう。こうした手順を踏むことで、どの候補者も公平に比較することができるようになります。

NG事例2：雇用形態を間違える

近年、都道府県労働局は、雇用契約が必要な派遣社員を、業務請負として雇用している企業の摘発に力を入れているとか。意図的に業務請負した場合はもちろん、請負と派遣の違いをよく理解しておらず、雇用形態を間違えた場合でも違法となります。

東京労働局のホームページによると、請負と派遣の違いは、次のとおりです。

『請負とは、「労働の結果としての仕事の完成を目的とするもの（民法）」ですが、派遣との違いは、発注者と受託者の労働者との間に指揮命令関係が生じないということがポイントです』

よって、発注者が業務の細かい指示を労働者に出したり、出退勤・勤務時間を管理したりしている場合には、請負とは認められません。人事担当者は、この2つの勤務形態をよく理解することが必要です。

NG事例3：社員ハンドブックが更新されていない（または存在しない）

社員の規則違反を防ぐためには、会社の方針や規則を記した社員ハンドブックが必要です。会社の方針や規則が書面化されていないと、トラブルを招くことになります。小さな会社だからと手を抜かずに、しっかりと書面で社員に会社の方針や規則を伝えましょう。
もちろん、情報は定期的に更新され、社員全員がきちんと目を通していることが大切です。社員全員から内容を理解したという承認の署名を集めるのもよいでしょう。

NG事例4：社員のトレーニングを後回しにする

日々の業務が忙しいからといって、トレーニングを後回しにしてはいけません。いろいろな成長の機会を与えましょう。新規採用者対象のものから、ベテラン社員向けに専門知識を深めるものまで、社員のレベルにあわせて、さまざまな段階のプログラムが用意されていることが必要です。

新規採用者には新しい職場でどのように仕事をすればよいかを教え、現在働いている社員には、さらに知識や技術を高める機会を与えます。トレーニングを実施することによって、どのレベルの社員も最大限のパフォーマンスをみせてくれるでしょう。社員のスキルアップが、結果として会社全体の利益につながるのです。

NG事例5：勤務状況の問題を文書にしていない

社員の勤務状況に問題がある場合、たとえ手間がかかってもそれを明確に文書化し社員に通知するべきです。それを怠ると、解雇の告知をしたときに訴訟問題に発展しかねません。また、パフォーマンスレビューの際に社員本人と直接話をし、問題の芽はできるだけ早く摘みとるようにしましょう。はっきりと問題を提示することで、社員が勤務状況を修正するチャンスにもなるでしょう。

どうしても解雇が避けられないこともあります。そのときに、今まで起こった問題点を文書で通知していれば、無用なトラブルを避けることができるでしょう。文書化は時間がかかる作業かもしれません。しかし、解雇が必要となった場合には、重要な証拠となるのです。

うまくいっているときこそ人事の仕事に目を向ける

社員の人数が十分にそろって、事業がうまくいっているとき、中小企業では人事の仕事がおろそかにされてしまいがち。しかし、そんなときこそ社員の声を聞き、彼らが必要なトレーニングに力を入れるなど、人事の仕事に目を向けるべきです。

アメリカの調査結果ではありますが、年収600万円以下の従業員が一人入れ替わるだけで、会社に与える損失は、給与の20％にもなるとか。利益を追求することはもちろん、社員の離職を防ぐことも中小企業にとって大切な仕事であることが、おわかりいただけるのではないでしょうか。