24時間、いつでも応募を受け付けることができ、自社が求める条件に合った人材へダイレクトにスカウトメールを送ることができるなど、メリットも大きいWeb採用。
しかし、その反面、ちょっとしたミスによって大きなトラブルに発展する可能性も。そんなインターネットを活用した採用業務を行う上で、気をつけておきたいポイントをご紹介します。

応募者が集まりやすいからこそ「欲しい人物像」を明確に！

Q．ネットで人材を募集することのメリット・デメリットを教えてください。
A．メリットは業務の軽減を図れること。デメリットは応募者の“本気度”が見えないこと

求人情報誌から求人サイトへ、今や人材募集の媒体は紙からWebへと大きく移行しています。24時間、いつでも希望者からの応募を受け付けることができ、残念ながら今回は選考から漏れてしまった応募者に対しても、サイト内のメール機能を使って結果を通知することができる。応募書類を返送していたかつての業務を考えると、求人サイトを活用することで、忙しい人事担当者の負担は大きく軽減できると思います。

しかし、その反面、サイト内に履歴書や職務経歴を登録しておけば、一度に何社もまとめて応募ができるなど、利用者（転職希望者）にとって便利な機能も用意され、応募もとても簡易化されています。実際、『面接に来てもらったが熱意が伝わってこない』とか、『応募者に面接日程の連絡をしたが、その場で辞退された』など、応募者の“本気度”がわからないといった悩みを抱えている担当者も少なくないようです。

1. Q．応募者の面接キャンセルが多発しています。それを防ぐにはどうすればよい？
2. A．「求める人材像」を明確にし、それをきちんと伝えることが重要

簡単に応募できるようになったからこそ、応募者の“本気度”がどのくらいなのか、どう見分け、選別していくかは、今後の大きな課題だと思います。ワンクリックで応募できるため『とりあえず応募してみるか…』といった、軽い気持ちで企業にコンタクトを取っているケースだってありえるからです。

優秀な人材が集まったと喜んでいたのも束の間、面接日程の連絡をしたらその場でキャンセルされてしまった――なんてことにならないよう、まずは募集を行う企業サイドが、最低限『これだけは持っていてほしいスキル』や『どんな意欲・考えを持った人材が欲しいのか』といった“求める人物像”をきちんと明確にし、募集記事でそれをしっかりと伝えることが重要です。
そうした企業側の「想い」がはっきりしていれば、その想いに共感した意欲の高い人材からの応募も増えてくるはずです。

ちょっとしたミスが大きなトラブルに発展する可能性も

Q．ネット上で応募者とやり取りする上での注意点は？
A．操作が簡単になったことで、ケアレスミスが急増！　慎重な運用を

現在では、転職サイトを通じて応募を受け付け、応募者に対して面接の連絡など、簡単にコンタクトがとれるようなシステム・サービスも数多く導入されています。こうした応募者、管理者ともに簡単に操作・連絡ができるようになったことで、かえって簡単なミスも起こりやすくなっている･･･、そんな印象があります。

Q．実際にどのようなミスが起こっているのでしょうか？　
A．独自の「ひな型」を使っての日程・名前間違いが大きなトラブルになったケースも

例えば、以前であれば面接の日程調整をする際は、対象となる応募者に一人ひとり電話をし、直接、相談をしながら決定していたかと思います。しかし、今は事前に用意しておいたひな型を使い、日付や名前だけを書き換えて、ワンクリックで連絡をすることができます。
そうした『文章の一部だけを書き換える』という単純作業を繰り返す中で面接の日程や、応募者の名前を間違えてメールを送ってしまったというケースが後を絶ちません。

こうした「ちょっとしたミス」がクレームとなり、さらにその内容がネット上で拡散され、会社の評価を大きく下げた･･･、などということのないよう、応募者に面接日程や合否の連絡など、ミスの許されない重要な内容のメールを送る際は、部内で二重、三重のチェック体制を整えるなど、慎重かつ確実な運用を心掛けるようにしたいものです

便利だけど落とし穴も多い!?　「スカウトメール」

Q．定期的にスカウトメールを利用していますが、期待するような効果が得られません
A．欲しい人材と配信条件がマッチしているか、再度見直してみましょう

求める人物像やスキルなどの条件を絞り、マッチングした人材に向けて自社の魅力をアピールし、応募を促すことができる『スカウトメール』。特に『思うように応募者が集まらない』とか『一人でも多くの人に会って決めたい』という企業にとっては、多くの人に自社のことを知ってもらうためのキラーコンテンツとなるのではないかと思います。

しかし、いくら『多くの人に応募をしてほしい』からといって、メール配信先の条件設定を曖昧にしてしまっては、思うような人材が集まらないばかりか、思わぬクレームやトラブルを引き起こす可能性もあります。

転職希望者に高いスキルを求めるあまり、メール配信対象者が本来希望していた年齢層よりも上の世代の人材に偏ってしまったとか、未経験の人材にも門戸を広げたいと条件を絞り切らなかったことで、応募者は増えたものの、ぜひ来てほしいと思うような人材が見つからないというケースも見受けられます。思うような効果がないという時は、一度、配信条件を再確認してみてはいかがでしょうか。

Q．スカウトメールから応募してきた転職希望者に不採用の通知を送ったらクレームになりました。何がいけなかったのでしょうか
A．スカウトメールからの応募者には、一層の慎重さと計画性をもって対応しよう

スカウトメールは企業側から働きかけて、「ぜひ面接に応募してほしい」とお願いするものです。そのような「熱烈歓迎！」と思わせる文面を送っておきながら、応募してきた転職希望者に対して、条件が合わないからと即、お断りの連絡を入れたり、逆に面接日程や合否の連絡を入れずに長期間放置してしまうと応募者の立場からすれば、かなり不快ですよね。
そうした事例を繰り返すことによって、いつの間にか「あの会社は不誠実だ」という評価が転職希望者の間で広まっていたなんてことにもなりかねません。

転職希望者の中には「できる限り早く決めたい」と必死になっている方もいますから、スカウトメールの内容を良い方向に考えてしまうことが多いのです。最後に添えた「お会いできるのを楽しみにしている」といった一文を読んで、「面接を保証された」と思い込む人だっています。
面接保証なのか、それとも書類審査があるのか、最低限、そこは誤解されることのないように文面や条件をきっちりと設定するなど、スカウトメールを活用する際には、面接希望者とやり取りを行う時以上の慎重さと、計画性が求められるのです。

ネットを管理する専属のスタッフを配属すべき！

Q．ミスなくネットでの人材募集を行うために、企業側が取るべき対応策は？
A．専任スタッフや外部業者など「ネット専門」の担当者を配属しよう

今は転職サイトもそれに付随するコンテンツもさまざまに用意されています。複数の転職サイトを活用して人材募集をしている企業も多いことでしょう。また、転職希望者も一つの求人サイトだけを利用している――という人は少ないのではないでしょうか。いくつかのサイトを併用しているというケースがほとんどだと思います。

だからこそ今、一番、慎重にそしてしっかりとやって欲しいのが「応募者管理」です。

これまでの履歴などをチェックすれば、その求人サイト上でこれまで応募してきた人や、面接をしたけれどもお断りをした人などを管理することはできます。しかし、複数ある求人サイトでの情報をマッチングし、管理するのは、基本的にそれぞれの企業にしかできません。
例えば、Aという求人サイトから応募し、面接でお断りした希望者に、Bという求人サイトからスカウトメールを送ってしまったというミス事例も。

それぞれのサイト上のシステムに頼り切るのではなく、社内でウェブ応募者の管理を行う専門のスタッフを配属し、こまめな照合操作を行うなど、一元管理することで防ぐこともできるはずです。