未読スルーとはサヨナラ!人事の社内メールが読まれるためのテクニック
未読スルーになりやすい社内メールには、読まれない原因がいくつかあります。
● いつも同じような件名にしている
件名がいつも同じだったり似ていたりすると、1回目に読んだときと同じような内容だと思われがちです。1回目が急用でない場合は、2回目以降も急用でないと思われて未読スルーされる原因になります。
● 件名が具体的でない
「○○について」「○○の件」「○○のお知らせ」など、「○○」の部分が、自分に関係がないと感じたり興味のない内容だったりする場合は、開封しないまま放置されがちです。特に、返事をもらいたい社内メールを送る場合、「人事部からのお知らせ」のような件名は絶対にNGです。
● 差出人名が、「人事部」や名前が英字になっている
差出人名に個人名が書かれていないと、一般的なお知らせと思われがちです。また、名前が英字の場合は、見たときに一瞬で誰からか来たのかが判断しにくいため、後で開封して確認することが多くなります。
読まれるメールを書くうえで、件名は最も重要な要素のひとつ。重要度のフラグをつけることも必要ですが、件名だけで読むべき内容かどうか判断できるものが理想です。また、文字だけでなく記号を使うことによって、目立つようにするとよいでしょう。
具体的な方法としては、「【重要】○○提出期限○月○日まで!」「○○部の方は○月○日までに申請」など、締切や、対象としている人が一目でわかるような件名が理想的。「【 】」のようなカッコや「※」「!」などの記号を使うのも効果的です。
また、日頃自分がつい読んでしまうメルマガのタイトルを参考にするのも一つの方法です。タイトルのキャッチや、1行で内容を表現する言葉などをマネしてみましょう。
一般的に、社内メールの内容は事務的で硬くなってしまいがち。これではメールを受け取ったほうも、読んでみようという気になりにくいものです。そんな時は、普段購読しているメルマガを参考にしてみるといいかもしれません。
メルマガには読者を惹きつけるキャッチコピーや話題、読みやすいデザインなど、ついつい読みたくなる工夫が詰まっています。最初からプロの手によるメルマガと同じものを作るのは難しいかもしれませんが、最初にサマリーを入れたり効果的に記号を使ったりするなど、参考になる部分は必ずあるはず。
また、入社式など社内イベントがあった場合には写真を掲載してみたり、社内ニュースをカジュアルに紹介したりするなど、社員を読者に見立てて、どうしたら興味を持って読んでもらえるかを考えてみましょう。
メルマガでよく見かける、読者を引き込む手法の例をいくつかご紹介します。
● 件名はアイキャッチ【 】や「!」をつけて、インパクトのある言葉を使う。
例)【残り3日!】目標管理シートの提出期限は3月31日
※提出期限をそのまま書くよりも、残り3日と書くことで、「何が?」と興味を持たせます。
● メール本文に「速報」という言葉を使って、毎回新鮮な情報だと感じさせる。
例)★★人事部からの速報NEWS★★
「人事部に4月1日より、2年ぶりの新入社員が配属されることが決まりました!」
本題の件名とは別に本文の一番初めに、毎回人事部からの速報情報を1行で簡潔に入れます。その後、本題の内容を書くようにすると、何気ない情報でも、毎回話題として楽しみにする社員も出てきます。
メルマガは読者の読みたい情報を掲載することで期待に応え、媒体のファンになってもらうという視点で作られています。もし、こうした視点で書くことができれば、社員が人事部のメールを楽しみにするようになるかもしれません。
- 労務・制度 更新日:2017/04/13
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