採用候補者が“多すぎて”困っている人事へ。いますぐできる絞りこみ方の基本

「面接の最終選考に、複数の候補者が残ってしまった」
「どの人も魅力的で、どうしても絞りきれない……」

贅沢な悩みではありますが、採用担当の仕事をしていると時おりこんなシチュエーションに遭遇します。全員採用できればいいのですが、予定数が決まっており、どうしても誰かを落とさなければいけないケースも多いでしょう。そんなとき、採用担当者はどんな方法を取るのがベストなのでしょうか？

今回はその方法を

①候補者全員を採用できる可能性が少しでもある場合にすべきこと
②候補者を絞りこまなければいけない場合にすべきこと
③絶対にやってはいけないこと

の3パターンに分けて解説していきます！

企業の財政や予算から見て、全員採用するだけの余裕がある場合は、採用担当としては迷いなく“採用する”方向で検討すべきです。なぜなら、中途採用の市場はこれから数年間「人材不足」の時代が続くと言われており、良い人材が確保できるならば、なるべく採用しておいた方が良いからです。

また、企業が成長中で財政的な余裕がある場合、採用担当者の評価基準は「どれだけ良い人材を採用できたか？」にかかっていることも多く「採用増＝あなたの査定評価向上」にもつながります。

候補者全員を採用するために採用担当者が取るべき方法は以下の2つです。

いくら採用余力があるからと言って、予定数をオーバーして人材を確保するとなると、クリアしなければならないハードルは多数あります。配属部署の人員配置や教育体制の整備、各部署の予算調整などがその例です。

そのため、まずはなるべく経営層に近い、配属部署へ影響力を及ぼせるキーマンに対して、人員確保の必要性を事前に伝えておきましょう。もちろん、その際には相手を説得できるだけの材料を準備しておくのも忘れずに。

理想としては、採用候補者を一気に入社させられればベストなのですが、配属部署の体制や準備が整わない場合があります。その際には、採用候補者へ正直に事情を話して、入社時期を調整できるか交渉してみましょう。

半年はさすがに待ってもらえないことが多いですが、1～3か月くらいの調整であれば、柔軟に対応してもらえるケースはよくあります。こうして受け入れ体制を作り、順番に入社させていけばいいのです。

予算の制約があったり、大人数の補充が必要でなかったりする場合、採用担当者としては惜しい気持ちもありますが、“最良の”候補者を絞りこむことが必要になってきます。ここでは、そのために有効な方法を2つ紹介しましょう。

合格基準に達した候補者を、配属部署のメンバーに選んでもらう方法は非常に有効です。その際には、採用選考で得た全ての資料（履歴書・職務経歴書・筆記試験結果・面接結果・アンケートなど）をわかりやすく整理し、回覧してもらいましょう。

選考結果を見せることで、配属部署のメンバーの“納得度”が高まります。自分たちで最後に選んだのですから「きちんと育成しよう」「コミュニケーションを取ろう」という責任感が生まれるわけです。加えて、採用担当者の責任リスクも軽減できます。

企業理念やビジョンなどが明確に定まっている場合は、なるべくその考えに沿った人材を優先的に採用します。

例えば、「社会が抱える課題を解決すること」を目指しているのであれば、そういった志を持っている方かどうかが重要な絞りこみの基準になるでしょうし、「多様性の確保」を目指している企業であれば女性や年配の方、外国人といった多様性を実現できるような人材を優先して採用すべきです。

人材選考で迷った場合は、企業が掲げているポリシーに立ち返って考えてみましょう。

前述のプロセスを経てもまだ採用対象を絞りこめない場合は、面倒でも候補者全員と「再面接」をしてみましょう。その際には、配属部署や上位の経営陣などにも面接に立ち会ってもらい、より広範な意見を聞くことをオススメします。

また、もともと採用プロセスに無かったはずの再面接を求職者に依頼するわけですから、求職者側へのフォローは誠意を尽くす必要があります。前回までの面接や筆記試験だけでは、どうしても採用決定に至らなかった事情をしっかりと伝え、求職者のモチベーションが下がらないように最大限配慮してください。

仮に予算などの都合が合わなかったとしても、候補者に対して条件引き下げの交渉は絶対にしてはいけません。候補者は値引きが可能な商品などではなく、意志を持った1人の人間です。そんな扱いをされれば、企業に対して不信感を持ってしまうことは間違いないでしょう。

交渉が決裂した場合、求職者は口コミサイトやSNSなどに企業への不満を書きこむかもしれません。それに、仮に条件引き下げに応じて入社してくれたとしても、モチベーションは大きく下がってしまうでしょう。

候補者が複数出た場合は、勝手に採用担当者だけで判断せず、面倒であっても配属部署に一旦相談すべきです。採用担当者は、部署内での人材の親和性や詳細な業務内容までは把握できていないもの。「迷ったら現場に聞くこと」が一番なのです。