採用面接はオンライン面接化！ Web面接ツールの種類や面接のポイントを解説！
近年、多くの企業でテレワークの導入が加速したことにより、採用面接をオンラインで行う企業が増えてきました。求職者側からもオンライン面接を希望する声が増加しており、「オンライン面接に関する調査報告」によれば、オンライン面接の希望に応えた企業は90％以上という調査結果も出ています。そこで、これから主流になってくること間違いなしのオンライン採用に備え、Web面接ツールの種類やオンラインで実施する面接のポイントを解説します。
応募者の見えにくい特徴を把握できない
採用面接において、応募者の礼儀やマナーをはじめ、一般常識や専門知識、学生時代の経験および前職の経験などは比較的見えやすい特徴です。これらは、募集職種の仕事内容やポジションへの適合性を図る上で重要な情報であることは間違いありません。しかし、思考特性や性格、価値観、論理性といった「社風・人間関係」に対する適合性は、見えにくい特徴とされています。
特徴は把握したけどきちんと見極めができない
例えば、見えやすい特徴だけではなく、資質や性格、価値観といった見えにくいタイプマッチの情報まで引き出せたとします。しかし、それらの情報を基に採用可否を見極められない面接官が多いのも事実。これは、採用基準となる項目が明確に定められていないケースが考えられ、事前の準備不足が課題といえるでしょう。
PCを中心に、タブレットやスマートフォンなどのデバイスを使用して行うオンライン面接は、面接官と応募者の双方にとって、移動時間や場所に縛られることのないとても便利な方法です。実際に、オンライン面接を導入する企業でもさまざまなメリットがあると評判がよく、今後あらゆる業界で選考手法のひとつとして定着していくことが予想されます。そこで、オンライン面接にはどのようなメリットがあり、その上で注意すべき点は何かをお伝えしていきます。
メリット1「採用間口の拡大」
アナログの面接とは違い、応募者が面接会場まで足を運ぶ必要がないので、地方などの遠方にいる方や海外在住の方からの応募や面接など、対応できるエリアが拡大します。そのため、これまで面接を受けようにも来社が難しかった求職者が応募しやすくなり、優秀な人材との出会いが増えることで採用間口は格段に広がるでしょう。
メリット2「面接時のコスト削減」
オンライン面接は会場となるスペースの確保や移動時間を必要としません。企業側は社外に面接場所を確保する場合の会場費やスケジュール調整にかかる工数など、応募者側は面接会場まで移動する時間と費用など、さまざまなコストを削減できます。
メリット3「より多くの面接機会を創出」
PCやスマートフォンなどのデバイスとインターネット環境さえあればすぐに面接が可能であるため、アナログの面接よりも1日の実施回数を増やせます。また、面接が効率的に行えることで、採用担当者が抱えるその他業務が円滑にまわり、生産性の向上にも繋がるでしょう。
メリット4「選考スピードの向上」
従来の面接と比べて、オンライン面接は会場や面接官の手配といった事前準備にかかる時間を短縮できます。応募から面接までがスムーズになり、その後の選考もスピーディーに進められるでしょう。また、優秀な人材へのオファーが迅速に行えることで、内定承諾率の向上にも有効です。
メリット5「面接官の成長を促進」
オンライン面接を行う際に使用する「Web面接ツール」によっては、録画機能を搭載しているものがあります。この機能を活用することで、映像による面接の振り返りや自己分析、そして他面接官の進め方も観て学ぶことができ、スキルアップなどの成長にも貢献してくれます。
オンライン面接を実施するにあたって必要な「Web面接ツール」。近年では、あらゆるニーズに対して多種多様な機能をもつツールが登場しています。これから導入を検討する企業はもちろん、導入しているものの活用できていない企業にもおすすめの各種Web面接ツールと、活用ポイントをご紹介します。
Zoom（ズーム）
Zoomは、世界中のテレワーカーが活用している最もポピュラーなツールといえるでしょう。オンライン面接などの基本機能にかかる費用は「無料」ですが、3人以上で同時接続する場合は、40分の時間制限が設けられているので注意が必要です。アカウント登録は企業側のみで運用可能。PCの対応ブラウザは「Google Chrome」「Internet Explorer」「Safari」「Firefox」「Microsoft Edge」と豊富で利便性に富んでおり、録画機能や画面共有などの機能も搭載しています。アプリをダウンロードすればスマートフォンでもオンライン面接が可能です。
Skype（スカイプ）
マイクロソフト社が提供するSkype。2006年にはすでにビデオチャットに対応した知名度の高いツールのひとつ。費用は「無料」ですが、アカウント登録は企業と応募者の双方に必要です。オンライン面接をPCで行う場合の対応ブラウザは「Google Chrome」または「Microsoft Edge」。音声・映像の録音や録画、画面共有が可能で、アプリをダウンロードすればスマートフォンでも利用できます。
Google Meet
Google Meetは、Googleが提供するテキスト・ビデオチャット。費用は「無料」なので、安心して導入できるWeb面接ツールといえるでしょう。ただし、面接官と応募者双方にGoogleアカウントが必要になります。既にアカウントを持っている応募者であれば、URLを送信してアクセスしてもらえばすぐに面接を開始できます。PCの対応ブラウザは、「Google Chrome」「Internet Explorer」「Safari」「Firefox」。アプリをダウンロードすればスマートフォンでもオンライン面接も可能です。
BioGraph（バイオグラフ）
株式会社マージナルが提供するオンライン面接専用のWebツールBioGraph。規模に関係なく全ての企業に対応したシステムで、トライアル版は「無料」で面接・スケジュール管理・応募者管理のみ利用可能。ただし、面接予約回数は月5回までの制限があります。予約回数無制限や採用サポート機能が豊富な有料プランも優秀（初期費用10,000円～、月額10,000円～）。応募者側のアカウントは不要でスマートフォンでも可能です。PCの対応ブラウザは「Google Chrome」「Firefox」「Microsoft Edge」「Internet Explorer」。
ウェブメン
株式会社マイナビが提供するオンライン面接専用のWebツール、ウェブメン。マニュアルなしでも直感的に操作できるシンプルなUIデザインが好評です。ベーシック（20,000円/月）・スタンダード（60,000円/月）・プレミア（100,000円/月）の3つのプランがあり、同時間での実施可能面接数と月間総実施数、追加機能にそれぞれ差はあるものの、豊富な基本機能（ビデオ通話・チャット機能・ホワイトボード機能・ファイル添付など）は、全プランで運用できる点が魅力。スマートフォンやタブレットからも利用でき、PCの対応ブラウザは「Google Chrome」「Firefox」に対応しています。
HARUTAKA（ハルタカ）
録画とライブ動画を活用する新しい採用面接のプラットフォームを構築するHARUTAKA。動画採用面接ツールとして、いつでも・どこでも・短時間で選考が可能な「録画選考機能」と、離れた場所でもリアルタイムに面接することができる「ライブ面接機能」を搭載する優れもの。スタンダードプランは初年度のみ初期費用¥500,000円が必要ですが、2年以降は、ライセンス費用（120,000円/年）と基本料金（40,000円～/月）で年間を通じた通年採用や中途採用などにご利用いただけます。PCの対応ブラウザは「Google Chrome」「Firefox」（採用担当者側のみ「Microsoft Edge」「Internet Explorer」にも対応）で、スマートフォンでも利用可能です。
ポイント1「カメラやマイクなどの事前準備」
オンライン面接に使用するPCの中にはカメラを搭載していないケースもあるので、必要に応じてWebカメラの準備が必要です。また、面接時に周囲の雑音が入らないようにイヤホンマイクを用意すると、ストレスなく面接に集中できます。
ポイント2「オンライン面接であることを周知する」
求人募集をかける際には、求人媒体などに必ずオンライン面接をする旨を記載するようにしましょう。こちらの準備が整っていたとしても、応募者側の準備ができていなければ意味がありません。近年では、オンライン面接を希望する方も多いので、企業のアピールにも繋がります。
ポイント3「オンライン面接の詳細を説明」
面接の対象となる応募者に対して、オンライン面接であることを改めて伝えた上で、使用するWeb面接ツールの参加方法をしっかりと伝えましょう。ニーズは増えているとはいえ、オンライン面接は初めてという応募者もまだ多いので、配慮やサポートは円滑に面接を進める上でとても重要です。
ポイント4「面接当日の服装などにも気を配る」
場所を選ばず実施できるところがオンライン面接のメリットですが、周囲が散らかっていたり服装がだらしなかったりでは元も子もありません。応募者に対して失礼であるだけではなく、企業イメージにも悪影響を与えてしまうので、好感がもてる雰囲気や清潔感のある服装を心がけましょう。
ポイント5「最低でも5分前には待機する」
面接が開始する直前になって、Web面接ツールを立ち上げるのでは、接続不良などの思わぬアクシデントに対応できません。時間になっても面接がスタートしなければ応募者も不安になってしまいます。余裕をもって、最低でも5分前には万全の状態でスタンバイしましょう。
ポイント6「オンライン面接の場所などへの配慮」
面接では、応募者のプライバシーにあたる内容に触れることもあります。そのため、面接官の背後に社員が行き来するような場所だと本音を話しづらくなり、企業に対しても悪い印象をもってしまうでしょう。そのため人のいない会議室などに移動するか、多くのWeb会議システムにある背景画像の機能を活用することをおすすめします。
また、オンライン面接では、画面に目がいきやすく目線が合わないことが多いので、こちらから大事なポイントを伝える際は意識してカメラを見る、またはあらかじめカメラの位置を工夫しておくと効果的です。画面越しではリアクションも伝わりにくいので、頷いたり手を動かしたりといったジェスチャーも意識するとさらに良いでしょう。
ポイント1「面接時のコストカットに貢献できる理由を伝える」
面接会場の確保や費用が必要ないことはもちろん、生産性の観点からも時間と人的なコストを削減できるオンライン面接は企業にとってプラスです。また、人気エリアではなかったり駅から比較的遠かったりとアクセス面で不利な企業でも有効な集客手段となるでしょう。
ポイント2「ペーパーレス化で経費を削減できるメリットを訴求」
機能が豊富なWeb面接ツールを導入すれば、PCやクラウド上で採用に関するほとんどの作業が完結します。そのため、応募書類の管理や印刷などの手間も省け、何より紙の消費を抑えられます。これを機に、社内のペーパーレス化を促進できるかもしれません。
ポイント3「ダイバーシティの促進に役立つ方策になることをアピール」
働き方改革による多様な人材の活用は、これからの社会において必須です。企業が成長していくためにも、より多くの人材と出会うチャンスが増えるオンライン面接は魅力。社内のITインフラを整備しつつ、採用面での多様化を促進するきっかけになることをアピールしましょう。
対面での面接とは違う、オンライン面接ならではの準備を理解したら、採用につなげるためのノウハウを蓄積することが重要です。何よりも場数を踏むことがいちばんですが、ここでは基本として押さえておきたい成功のポイントをご紹介します。
ポイント1「Web面接ツールの特徴を把握しURLは複数用意」
無料のWeb面接ツールを使用する場合はいくつか注意が必要です。例えば、「Zoom」は“ホストの前に参加を有効にする”と設定することで応募者がスムーズに入室できます。また、URLを複数用意しておけば、面接終盤に次の面接者が入室してしまうリスクを回避できるので1つのURLを使い回さないようにしましょう。
ポイント2「滞りなく面接を進めるためのマニュアルをつくる」
順調に面接を進めていても、ネットワーク環境は突然不安定になることがあります。そんな時に、誰もが迅速に対応できるためのマニュアルがあると役立ちます。面接官が冷静に対応することで、応募者にも安心感を与えます。
ポイント3「アイスブレイクで応募者の緊張をほぐす」
対面での面接ではお馴染みのアイスブレイクですが、オンライン面接でも有効です。例えば、応募者がスーツを着ていたら「オンライン面接なのに正装してくださったのですね！」など相手の緊張をほぐすよう心がけましょう。また、応募者の話を聞きながら笑顔で頷くなどのリアクションをしっかりとることで好感度も上がり、会話の深掘りがしやすくなります。
- 人材採用・育成 更新日：2020/10/13
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