仕事が終わらなければ、残業をしてでも終わらせるという働き方は過去のものになりつつあります。
従来であれば、36協定を締結すれば、法定労働時間の1⽇8時間／1週40時間を超えて時間外労働（残業）をさせることができ、仮に厚生労働省の告示（上限）を超えて残業をしたとしても罰則はありませんでした。

しかし、大企業は2019年4月から、中小企業は2020年4月から、残業時間の上限が罰則付きで規制されています。
うっかり残業規制を超えないように、時間外労働制度を今一度確認しましょう。

時間外労働制度の基本

時間外労働とは、法定労働時間を超えて働いた時間のことを指します。
労働基準法では、労働時間の上限が定められており、1日8時間及び１週40時間以内とされています（法定労働時間）。さらに、休日は毎週少なくとも１日と決められています。法定労働時間を超えて働くためには、36協定の締結と届出が必要です。

所定労働時間と法定労働時間の違い

所定労働時間は、法定労働時間の範囲内で設定される、就業規則、契約上の労働時間のことをいいます。企業内の規定なので、所定労働時間＝法定労働時間になることもありますし、一致しないこともあります。

36協定とは

労働基準法で定められた法定労働時間を超えて働いてもらうためには、36（サブロク）協定が必要です。この協定では、時間外労働を行う業務の種類や、上限時間などについて労使協定を締結し、届出を行う必要があります。
労働基準法第36条では、「使用者は、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定をし、厚生労働省令で定めるところによりこれを行政官庁に届け出た場合においては、第三十二条から第三十二条の五まで若しくは第四十条の労働時間（中略）又は前条の休日（中略）に関する規定にかかわらず、その協定で定めるところによって労働時間を延長し、又は休日に労働させることができる。」と定められています。

36協定を締結したのち、所轄の労働基準監督署に「時間外・休日労働に関する協定届」（36協定届）を届け出ることで、時間外労働が可能になります。逆に言えば、36協定無しに時間外労働をさせることはできませんし、もしそのような労働をさせた場合は労働基準法違反になります。

36協定届と36協定書の違い

36協定届と36協定書の違いは、行政庁宛ての提出物であるかどうかという点です。
内容はほとんど同じですが、36協定書は、36協定を労使間で締結するための書面です。イメージとしては、労使間で交わされる契約書のようなものと考えるとわかりやすいかもしれません。一方、36協定届は、労使間で締結された36協定の内容を、労働基準監督署に届け出るための書面です。

36協定の特別条項について

36協定を締結すると、上限時間の制限はあるものの時間外労働ができるようになります。しかし、繁忙期には上限時間を超えて働けるようにしたい場合もあるでしょう。
そこで、特別条項付き36協定を締結することにより、年に6回、上限時間を延長することができます。

36協定届が新様式へ変更された背景

押印を廃止する流れを受け、2021年４月１日以降、36協定届における使用者の押印および署名が不要になりました。また、協定の当事者である労働者代表が適格に選出されているかについて、以下の内容をチェックするためのチェックボックスが新たに設けられました。

• 管理監督者でないこと
• 36協定を締結する者を選出することを明らかにした上で、投票、挙手等の方法で選出すること
• 使用者の意向に基づいて選出された者でないこと

新様式は厚生労働省のホームページからダウンロードでき、電子申請することもできます。

2018年の労働基準法改正と労働時間の上限

労働基準法の2018年改正以前も、「厚生労働大臣告示」という形で、残業の上限はありました。しかし、罰則による強制力がなく、実質的に残業時間に規制がない状態ともいえました。
今回の労働基準法の2018年改正で、罰則なしの厚生労働大臣告示が、罰則付きの法律に変わりました。月45時間、年360時間が時間外労働の上限となったということです。
また、臨時的な理由であっても、残業時間の上限が定められることになったので、36協定に特別条項を定めて上限時間を延長したとしても、際限のない残業をすることは不可能になりました。

違反した場合の罰則と経過措置

2018年改正の労働基準法に違反すると、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。罰金だけではなく、懲役刑も含むようになったことから、かなり厳しくなったといえるでしょう。

ただし、すべての企業に一斉に適用されるわけではなく大企業は20194月から、中小企業は2020の4月から適用されます。中小企業の範囲については、資本金の額または出資の総額と常時使用する労働者の数について規定があります。小売業の場合、資本金の額または出資の総額が5000万円、常時使用する労働者数が50人以下という、どちらかの条件に当てはまれば中小企業として扱われます。この他、サービス業、卸売り業、その他について基準が設けられています。
経過措置としては、2019年４月１日（中小企業の場合2020年４月１日）以後の期間のみを定めた36協定については、時間外労働の上限規制が適用され、2019年3月31日（中小企業の場合2020年3月31日）を含む36協定については上限規制が適用されません。その次に締結する36協定から上限規制が適用されることになります。つまり、36協定の締結時期によっては、上限規制の適用時期がずれることがあるということです。

上限規制の適用が猶予・除外される業務

以下の業種については、時間外労働の上限規制が猶予され、2024年4月1日以降に上限規制が適用されます。

• 建設業
• 自動車運転の業務
• 医師
• ⿅児島県及び沖縄県における砂糖製造業

猶予期間後については、それぞれの業務によって、適用範囲などの取り扱いが異なります。該当業種の方は、詳しく調べることをおすすめします。
また、新商品・新技術などの研究開発業務については適用が除外されています。ただし、労働安全衛⽣法に基づき、１週間当たり40時間を超えて労働した時間が⽉100時間を超えた場合は、医師の面談指導が罰則付きで義務付けられました。

新しくなった36協定

新しくなった36協定についてご説明します。

時間外労働の限度

2018年改正と同時に、36協定に関する指針が新たに定められました。指針におけるポイントは以下の8点です。

• 時間外労働と休日労働は必要最小限にとどめることを、労使が十分に意識したうえで、36協定を締結する必要があります。
• 労働者に対する安全配慮義務については、36協定の範囲内であっても使用者側の義務となります。労働時間が長いほど過労死との関連性が高まることにも留意が必要です。
• 時間外労働・休日労働における業務の区分を細分化し、範囲を明確にしなければなりません。
• 臨時的な特別の事情がない場合は、限度時間（月45時間・年360時間）を超えることはできません。特別な事情があっても、できるだけ限度時間に近い時間数を設定しなければなりません。そして、その特別な事情についても、具体性が求められます。
• １か月未満の期間で労働する労働者であっても、目安時間を超えないように努めなければいけません。
• 休日労働の日数と時間数を可能な限り少なくすることに努めなければなりません。
• 限度時間を超えて労働させる労働者の健康や福祉を確保するための措置が定められました。具体例として、医師による面接指導や勤務間インターバルの確保などが挙げられています。
• 今回の法規制の見直しで適用除外・猶予された事業や業務でも、限度時間を考慮することとされています。

形式面でのポイントは、1日、１か月、1年のそれぞれの時間外労働の限度を定めること、協定期間の起算日を定めなければいけないということです。
また、時間外労働と休日労働の合計については、月100時間未満、２〜６か月平均が80時間以内にすることを協定しなければならず、36協定届には労使で合意したことを確認するためのチェックボックスが設けられました。

筆者の私見ですが、基本的な考え方として、残業は必要最小限にとどめるべきものです。何かと理由をつけて臨時的な残業を恒常的にしている企業もあったかもしれませんが、2018年の改正に伴い残業時間についての取り扱いが厳格化したわけですから、これを機に残業時間の管理を徹底することをお勧めします。

過半数代表者の選任

労働組合がない場合、労働者の過半数を代表する「過半数代表者」が36協定を締結します。過半数代表者は、管理監督者ではなく、投票などの方法で選出されており、使用者の意向によって選出された者ではない、という規定があります。

上限規制への対応方法

時間外労働と特別条項の回数は、36協定で定めた時間や回数を超えてはいけません。
また、時間外労働と休日労働の合計時間は毎月100時間以上にならないようにします。さらに、1か月あたりの時間外労働と、休日労働の合計時間について、2〜6か月の平均をとったとき、１か月あたり80時間を超えないよう管理します。
これらの規定を守るためには、細かい労働時間管理が必要です。毎月の時間外労働、休日労働の時間数などを把握し、36協定の対象期間における特別条項の回数と、時間外労働の累積時間数を計算します。

次に、1か月あたりの時間外労働と、休日労働の合計時間を算出して、２〜６か月の平均を取り、1か月あたり８０時間を超えていないかチェックします。
労働時間の管理を徹底し、あとどれくらい働けるのか考えることが重要です。

時間内に仕事を終わらせるために

時間外労働が当たり前になってしまい、時間外労働ありきで業務を回してきたという企業は対応が難しく感じられるかもしれません。2018年の改正があったものの対応しきれていないように思われるのであれば、助成金を利用して業務改革に取り組んでみてはいかがでしょうか。

助成金を活用した業務改革をする

厚生労働省や、中小企業庁、各種自治体などで、新しい働き方や事業に取り組む事業者について助成金・補助金を出していることがあります。各種助成金を利用することで、コストを抑えつつ働き方改革を推進することが可能です。補助金や、助成金の良いところは返済の必要がない点です。
なお、助成金の申請手続代理の依頼先については、根拠となる法律により異なります。例えば、厚生労働省が実施している助成金については労働関係法規が元になっていることが多く、社会保険労務士の独占業務です。

一方で、経済産業省の外局である中小企業庁の補助金や、各種自治体の助成金申請に関しては行政書士が取り扱っています。
働き方改革に直結する助成金については、厚生労働省が数多く取り扱っています。自社に合うものがないか、検索してみるといいでしょう。
以下では、厚生労働省以外の助成金をご紹介します。

IT導入補助金2022

IT導入補助金は、中小企業・小規模事業者がITツールを導入する際に活用できる補助金です。経済産業省に採択され、一般社団法人サービスデザイン推進協議会が運営しています。自社のニーズや課題にあったITツールなどを導入でき、2022年度の募集から、一部のハードウェア類も対象になりました。
補助率や補助金額は、応募する枠によって異なりますので、公式サイトでご確認ください。導入できるツールの中には、労務管理ツールも含まれます。時間内で仕事を終わらせるために、日々のルーティンワークをIT化してはいかがでしょうか。

自治体が実施する補助金

募集時期はまちまちですが、各自治体が募集する補助金のなかには、働き方改革をテーマとしたものもあります。昨今はデジタル化と働き方改革を絡めた内容の補助金が多く見られます。

まとめ

知らずのうちに時間外労働規制を超えてしまわないためには、まずはしっかり2018年の改正内容を理解しておきましょう。また、36協定届出書も新しくなり、労働管理も細かく行う必要が出てきました。労働時間管理を意識的に行うこととあわせて、補助金を活用したり、ルーティンワークを効率化する方法を検討したりしてみてはいかがでしょうか。