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会社説明会の実施の手順

1.会社説明会を実施する目的

会社説明会はリアルな企業PR(企業広報)かつ社風PRの場であり、参加する学生にとっては企業を体感することができる貴重な機会です。しかしながら、ただ学生を集めて会社の説明を行うというわけにはいきません。どのように会社説明会を実施していくか、準備段階から開催当日までの手順をご紹介していきます。

2.会社説明会開催に向けた準備

会社説明会当日の集客につなげているために、学生への告知は開催日の2~3週間前に行うのが原則です。告知するためには、開催日を決め、当日のプログラム内容を決め、話す担当者なども決めなければなりません。では、具体的に「5W1H」に当てはめて一つ一つ考えていきましょう。

<何を説明するか(What)>

複数の企業を同時並行して就職活動を行う学生を自社の会社説明会に呼び込むためには、どんな話が聞けるのか・どんな人が登場するのかなど期待値を高くしつつ、企業として何の理解を深めたいのか、PRしたいのかを考える必要があります。ポイントは、企業が伝えたいことだけでなく学生が聞きたいことをしっかりと盛り込んだプログラム内容にすることです。学生が知りたい内容に触れて説明することで企業理解・仕事理解につながり、説明会参加への満足度を高め、学生の志望意欲を高めることが期待できます。具体的な説明会の内容については「学生を魅力づけする説明会とは?」のテーマでご紹介します。

<いつ開催するか(When)>

採用活動に関する企業生への広報解禁日は3月1日のため、それ以前に開催することはできません。毎年の傾向としては、広報活動の解禁と同じ3月のタイミングで会社説明会の告知を行う企業が集中し、予約が思うように埋まらず集客に苦戦する企業が多くあることも事実です。しかしながら、早い時期に活発に活動する学生群(理系、金融系、商社志望など)と遅い時期から活動を始める学生群(保育系、福祉系など)もありますので採用ターゲットとなる学生の活動スケジュールにあわせて開催時期は調整されることをおすすめします

<どこで開催するか(Where)>

重要になるのが、会場の広さです。

近年の経済環境から、コストのかかる外部の貸し会場ではなく自社のホールや会議室で開催するケースが多いようです。ただし、採用スタイルや採用目的によっては、外部の会場を手配して相応の雰囲気を出す(演出する)ことも重要だと考える企業もあります。最近は、外部会場として区民ホールや区民会館など比較的コストの安い会場から、貸会議室、各種ホテルなど豪華な場所を選ぶケースまで様々です。

人気の会場は開催場所として毎年様々な企業が利用を希望するため予約を取るのも一苦労です。会場によっては前金制のところもありますので、予算策定時に予め確認しておく必要があります。予約は通常、3ヶ月~6ヶ月前から受け付ける場合が多いようです。

【会場選定のポイント】
□会場は交通至便な場所か、わかりやすい場所か
□1回の開催で何人入る会場か
□スクール形式か、シアター形式か
□設備はどうか(パソコン、プロジェクター、マイク、スクリーン)
□料金体系はどうか(1日料金か、半日料金か、時間制料金か)
□会場予約の方法(予約はいつから可能か、前金制かどうか)

<どのような形式で行うのか(How)>

一般的なのは、採用担当者による事業や仕事内容の説明を行う講義形式です。最低1名の採用担当者のスケジュールが確保できれば実施可能です。現場社員の協力が可能な場合は、先輩社員による仕事の体験談や会社(工場)見学の実施、学生参加型による仕事理解のためのグループワークなどを実施する方法もあります。近年、インターネット上で会社説明会に参加してもらう「Webセミナー」形式を導入する企業が増えてきたことは特徴の一つです。企業側のメリットとしては、説明会の内容をアーカイブに残して当日参加できなかった学生に対して適宜URLを案内するだけで視聴ができるため、採用パワーは最小限にとどめられます。学生側のメリットは交通費の削減と時間の有効活動です。開始時間にあわせて自宅や学校のパソコンから閲覧する形で参加できるため、時間を効率的に使えるようになります

<誰が話すか(Who)>

会社のことを対面で発信できる機会です。全体の進行役を立てることや、プログラム内容に応じて会社トップや現場の先輩社員に登場してもらうことで、採用担当者が代弁することよりもリアルに情報を伝えられます。社内の協力者に依頼をする場合はあらかじめスケジュールを確保し、採用活動の目的を共有し、当日学生に伝えてほしい内容と持ち時間を事前に伝えておきましょう。

3.会社説明会の開催告知

開催が決まったら、学生に対して告知と予約受付を行います。当日のプログラム内容を事前に告知して期待を高め、複数の日程がある場合は一気に出さず小出しにして予約を受け付けることがポイントです。日程の選択肢がありすぎると、いつでも会社説明会を行っているという印象を与えてしまい、他社の会社説明会を優先されてしまう可能性があります。告知する場所は、企業のホームページと就職情報サイトがおすすめです。また、エントリーした学生に対して企業側からアプローチすることも忘れずに行いましょう。当社の学生モニター調査によると、興味のある企業・業界の会社説明会を選ぶ傾向が強いことがうかがえます。
会社説明会の実施の手順画像01※2017年卒 マイナビ学生就職モニター調査 4月の活動状況

4.開催直前の参加確認と当日の出欠確認

会社説明会への出席率が100%の企業は稀です。学生は複数企業を同時並行して就職活動を行っていますので、確実にスケジュールを抑えるためには開催直前の参加確認連絡(リマインド)が欠かせません。採用パワーがある場合は予約者に電話連絡をして参加の意思確認を行うことがあります。効率的にアプローチするには、開催3日前までにメールで連絡して会社説明会に予約していることを認識させましょう。

開催前日または当日には、予約者リストを準備します。学校名、学部名、学科名、名前、ヨミガナが一覧になっていれば受付時に確認可能です。参加人数が多い場合は受付で行列ができることがあるため、事前に配布した受付票を回収して受付を行う方法もあります。採用活動の振り返りを行う際に役立つ情報となりますので、予約人数と参加人数は把握できるようにしておきましょう。