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合同会社説明会出展に向けての流れ

1.合同会社説明会とは

新卒採用を行う上で、採用広報の手段として就職情報サイトと並んでよく利用されるのが「合同会社説明会」です。

合同会社説明会は、数万人が来場する大規模のものから、業種別やターゲット別、エリア別など様々な種類があり、企業の採用ターゲットに合わせて、時期や種類を選択し効率的に採用広報を行うことができます。就職情報サイトと違い、偶然の発見が見込め、直接自社の魅力を伝えられるのも合同会社説明会のメリットの一つです。

2.合同会社説明会における事前準備

出展検討にあたっては、まず自社の採用フローにおいてどのように活用するのかを事前に検討しておく必要があります。自社会社説明会への誘導や、採用ターゲットへの直接アプローチ機会など、目的をしっかり決めた上で、出展する時期や規模の決定をします。開催時期によってはすぐに出展枠が埋まる可能性がありますので、早めに営業担当や運営会社に確認を取りましょう。

新型コロナウイルスの影響でWEB合同会社説明会もスタンダードになりつつありますが、ここからは対面型イベントにおける事前準備についてご紹介します。

出展する合同会社説明会が決定したら、次に行うのは「学生への出展事前告知」です。当日の呼び込みによって接触できる学生ももちろんいますが、合同会社説明会に参加する多くの学生は、「目的の企業ブースに訪問するため」「目的の企業講演を聞くため」など、目的や動機を持って来場します(※2)。よって、合同企業説明会に出展し成果を出すためには、事前告知をしっかり行い、学生の「目的のブース」になる必要があります。

■イベントに参加した理由(複数回答)


※出典:2021年3月2日開催「マイナビ就職EXPO 東京会場」 来場者アンケート

次に、出展事前告知の方法ですが、主に以下の5つが挙げられます。

  • ①就職情報サイト
  • ②求人票
  • ③紙DM・Eメール
  • ④学内ガイダンス
  • ⑤自社ホームページ「採用情報」

出展が決定したら、告知期間を長めにとり、出来る限り多くの告知手段を用いて対象となる学生に告知をします。就職情報サイトの場合は、企業情報の画面上だけではなく、エントリー後の御礼メール文面にも告知文を入れたり、セミナー画面で出展告知をするのもいいでしょう。エントリー済みの学生への告知メールも必要となります。
なお、告知の際は、ブースの位置だけでなく、当日のタイムスケジュールや説明内容、参加する社員情報などを記載すると学生はスケジュールを立てやすくなります。

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3.合同会社説明会当日の流れ

出展当日を迎えるにあたり、「ブースのレイアウト・装飾」をしっかり準備するということも大事です。学生は会場内で数多くのブースを見ることになりますので、学生の印象に残るようなブースにすること、そして学生から見てひと目で「どんな業界の企業なのか」「自分がこの企業の採用対象になりうるのか」などがわかるような工夫が必要です。自社製品を陳列したり、ポスターなどを壁に貼ったり、壁の色を自社のカラーに変更するなど、なるべく目立つ工夫をし、また「理系学生積極採用!」「●●業界に興味のある方は是非当社ブースへ!」などのテキストメッセージを貼り出したり、ボードを持って呼び込むのも有効です。

次に大事なポイントは、「呼び込み」と「プレゼンテーション」です。呼び込みに関しては、当日の接触学生の数を左右する大事なポイントとなりますが、やりすぎてしまうと、逆に自社のマイナス評価に繋がります。学生の反応を確認しながら、無理のない範囲で印象よく学生を呼び込みましょう。

呼び込んだ学生へのプレゼンテーションも企業の印象に影響するポイントです。呼び込みをしてせっかく学生が座ってくれたとしても、プレゼンテーションがうまくいかなければ、やはりマイナスの評価に繋がります。
マイナビのモニター調査においても、“印象のよかった人事担当者の特徴”について「話し方がうまい(50.2%)」「自由に話せる雰囲気を作ってくれる(42.2%)」が上位を占めています。反対に、“印象の悪かった人事担当者の特徴”では「こちらを見下すような態度を取る(30.9%)」や「威圧的な雰囲気がある(29.9%)」が上位を占める結果となりました(※3)。呼び込みもプレゼンテーションも、企業の印象に大きく左右するものなので、当日を迎えるにあたっては人選やプレゼンテーションスキルのアップなどの準備も重要となります。プレゼンテーション時間は長時間だと学生に敬遠される傾向がありますので20分~30分程度にしましょう。

※3:2021年卒 マイナビ学生就職モニター調査 7月の活動状況

4.出展後に行うこと

出展当日は学生から受付票を回収しますので、訪問してくれた学生に対して当日もしくは翌日までには可能な限り連絡をし、ブース訪問の御礼とともに次のステップへ誘導します。早めの対応のほうが好印象となりますので、御礼メールの内容は事前に作成しておくことをおすすめいたします。
(受付票は主催会社によって内容など異なりますので事前に確認を行ってください。マイナビでは「マイナビ就職イベント出席管理」アプリで、ブース訪問学生を管理することが可能です)
合同会社説明会は、事前準備が非常に重要です。最大限の効果を発揮するためにも、出展される場合は、是非上記の内容を実践してみてください。

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