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採用体制の整備について

1.採用体制について

新卒採用活動の実施を検討していくにあたって、採用する体制(社内の協力、学生からの問い合わせ窓口など)を整えておきましょう。急遽の対応が難しいものが含まれているため、計画段階から準備しておく必要があります。学生が企業を見るポイントとして、事業内容や仕事内容は当然ながら、企業の対応や採用活動における姿勢なども重要なポイントとなります。以下ご確認頂き、前持った準備を心がけてください。

2.採用活動における社内の人員協力について

採用体制を整備するにあたって、まず取り組みたいのが人員体制の構築です。採用活動は人事のみでは完結しません。(厳密に言うと人事担当のみでも完結しますが、いい人材を採用する観点からはおすすめしません。)説明会や面接などの選考に関わるものから内定式や入社前研修など採用以降の活動において、新卒採用を担当する部署のみならず、横断的に他部署の人員にも協力を要請し、会社全体として採用活動を行う姿勢が重要です。

%e3%80%90%e5%85%a5%e9%96%80%e3%80%91%e5%8d%94%e5%8a%9b%e4%ba%ba%e6%95%b0※「人事以外の社員の協力人数」/2016年卒マイナビ企業新卒内定状況調査

2016年卒マイナビ企業新卒内定状況調査によると人事以外の社員の協力人数は全体平均で22.7名です。
説明会に参加する先輩社員にはじまり、面接を担当する部門長の方々、最終面接を担当する役員の方々含めてあらかじめ説明会の開催数や・面接回数などを事前に勘案し、誰に依頼するかも含めて、早い段階で目星をつけておきましょう。
尚、人事担当の人員としては採用人数が5名未満であれば、人事・労務兼任でも活動ができるかと思いますが、5名以上の採用になると採用専任のスタッフを配置している企業が多いかと思います。

3.人員体制以外の準備

実際に採用に協力する社員が決まりましたら、以下の様な物も準備しておくことをおすすめします。

■採用専用のメールアドレス
学生からの連絡・質問窓口などに利用する専用のメールアドレスをご用意ください。個人のアドレスを使う方もいらっしゃいますが、公募する場合には連絡先メールアドレスが公開されて、迷惑・勧誘メールのリスクがありますので、新設する方が望ましいです。

■学生対応マニュアル
採用担当者が不在時に学生から問い合わせがあった際の対応マニュアルを作成し、事前に部署内に共有しておきます。学生はその電話の対応如何でも志望度に影響する場合があります。

■会社説明会・選考活動の手配
選考スケジュールに合わせて事前に会場の手配が必要です。所有施設での実施が望ましいですが、外部会場を利用する場合は、学生が迷わないような駅の近くなどで手配しましょう。また、事業所別に採用ニーズがあるようであれば、本社のみで説明会・面接を実施するのではなく、極力そのエリアに出向いての採用をご検討ください。

上記は社内で全ての協力体制を手配した場合となりますが、昨今では学生への案内のスピード感を意識したり、煩雑な業務などを回避するため、一部の採用業務をアウトソーシング業者に外注するケースも増えています。しかし、人材マネジメントの観点では「人材採用」は経営戦略のひとつであり、人的資源の獲得という側面もあります。可能であれば学生と直接接点を持つフェーズでは自社内で行い、それ以外の業務を外部に委託することをおすすめします。