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新卒採用サポネット読者アンケート企画採用業務のアウトソーシングについての実態調査

マイナビの新卒採用サポネットでは、採用業務の効率化を目的としたアウトソーシングについての読者アンケートを実施しました。

計159社(159名)の皆さまにご協力いただきましたので、その結果から自由コメントを織り交ぜて採用業務の効率化について、どのように取り組み、どのような悩みがあるのかを探っていきます。

調査概要

期間 2020年11月5日~16日まで
調査対象 新卒採用サポネット会員
調査方法 新卒採用サポネット会員にメール告知・WEBフォームにて回答
回答者の属性
(業種)
サービス・インフラ (37名) / ソフトウエア・通信 (24名) / メーカー (51名) / 官公庁・公社・団体 (5名) / 金融 (4名) / 広告・出版・マスコミ (3名) / 商社 (20名) / 流通・小売 (15名)
回答者の属性
(従業員規模)
~50人未満 (19名) / 50~100人未満 (25名) / 100~300人未満 (65名) / 300~500人未満 (19名) / 500~1,000人未満 (16名) 1,000~3,000人未満 (13名) // 5,000人以上 (2名)
回答者の属性
(採用予定人数)
~9名 (109名) / 10~29名 (38名) / 30~49名 (7名) / 50~99名 (2名)/ 100~199名 (2名) / 200名以上 (1名)

※記事内で引用するコメントは、読みやすさのため一部を編集しています。

採用業務のアウトソーシングの実施率は15.7%

まずは、気になる採用業務のアウトソーシング率について見てみましょう。
結果は「採用業務のアウトソーシングを行っている」企業が15.7%、行っていない企業が84.3%と大差をつけて「行っていない」企業が多いという結果になりました。
採用チームの構成別(新卒採用担当者が複数名いる / 新卒採用担当者が一人で行っている / 新卒・中途採用の両方を、複数名の担当者で行っている / 新卒・中途採用の両方を一人の担当者で行っている / 新卒・中途採用だけでなく他の人事業務も一人で行っている)で見ても、大きな変化は見られません。これは、業種や従業員規模でも同様でした。

つまり、業種や規模、採用チームの構成に関係なく、ほとんどの皆さまが「採用業務のアウトソーシングを行っていない」ことを示しています。

その理由として「採用予定人数が多くない」「自社で賄えている」といった意見が多く見られました。

アウトソーシングは「ノウハウが蓄積できない」「コストが見合わない」

しかし一方で、「アウトソーシングを行っていない」と回答された方の自由記入欄にはこんな声もありました。

採用担当者としては、一部の業務はアウトソーシングを導入しても良いのではと感じているが、経営層が「会社として採用のノウハウを構築している段階にあり、安易にアウトソーシングに頼るとノウハウが蓄積されない」と考えてNGを出しているため。
(業種 サービス・インフラ / 従業員規模 1,000〜3,000名 / 採用予定人数 〜9名)

この点についてマイナビの北村百合によると、アウトソーシングをお請けした企業については1社ごとにファイルが作成され、年ごとの学生の反応などを含めたデータが蓄積されていくため、人事異動などで消失してしまいがちな社内のノウハウよりも確実な面があるという話もありました。

また、同じく「アウトソーシングを行っていない」企業の方から多かったご意見が、

コストパフォーマンスが良くない。また、他社へ依頼しても自社の期待する結果が出ないと思うため。
(業種 ソフトウエア・通信 / 従業員規模100~300人未満 / 採用予定人数10~29名)

に代表される「コスト感」を理由とされているものです。

これについて、同じくマイナビの北村によると、アウトソーシングによるコストメリットは大きく分類して次の2つがあるそうです。

1.業務量に応じて依頼量を調整できるため「変動費」として扱える
2.採用担当者がコア業務に注力することによる採用効率の向上が見込める

「1」については事務処理のために新たに人を採用して固定費を抱えるよりも、業務量に応じて金額を調整できるアウトソーシングの方が変動費として扱えるためメリットがあるということです。

そして「2」が、実は採用業務のアウトソーシングにおいて最も大きなメリットです。近年の採用トレンドでもある「人材要件」の策定や見極め、経営層との対話など、採用に対して最も深くコミットした採用担当者にしかできず、かつ、最も集中すべき業務を最優先するために、アウトソーシングを導入するという考え方です。 結果的に、採用効率が向上してコストメリットが生まれると言います。

オンライン採用によって「採用業務は減った」企業は1割にとどまる

ここから、オンライン採用と業務量の関係について見てみます。
まずはこちらのグラフから見てください。 確かに、遠隔地の学生とのコミュニケーションや合同企業説明会による出張の削減など目に見える大きなメリットも多いオンライン採用ですが、結果として「採用業務は減った」と答えた企業は約1割。一方、「変わらなかった」と「増えた」がほぼ同数となりました。

この結果について、アンケート内での自由記入で「最も時間のかかった業務」を回答していただいたコメントに多かったのは「コロナ対応でイベント内容を変更」や「オンライン対応の新しい企画の創出」といったものでした。

こういった企画系の業務はアウトソーシングには向かず、まさに採用担当者が頭を使うべきところでもあるので正しい姿ではありますが、事務作業によってその時間さえも抑え込まれているとすれば問題です。

事務作業に類するもので、オンラインによって増えたというコメントが特に多かったのが面接関連の作業でした。

オンライン化で説明会の回数と定員が増え、面接の回数も増えてしまったから。
(業種 金融 / 従業員規模100~300人未満 / 採用予定人数 10~29名)


オンライン化により、事前準備や当日の接続についての問い合わせ対応で、むしろ業務量が増えたように感じる。
(業種 メーカー / 従業員規模 100~300人未満 / 採用予定人数 ~9名)

先ほどとは逆に、こういった事務作業はアウトソーシング向きです。特にオンライン面接では膨大な量のURLを管理する必要に駆られることが多く、ヒューマンエラーも起きやすい環境に陥りがちです。事務作業のプロに任せる気持ちでアウトソーシングをすると、業務量が減らせるのはもちろん、ヒューマンエラーによる採用業務の滞りも防ぐことができます。

また、「つながらない」「声が聞こえない」といったオンライン面接ならではの問い合わせが増えているという声も複数ありました。
こちらについても、利用しているツールに対応した学生向けマニュアルと、接続エラーなどの質問を専門で受けるサポートチームをアウトソーシングすることで、面接での見極めのみに集中することが可能です。

採用担当者の仕事には「余裕」が足りない?

最後に、オンライン関連も含めた総合的な仕事量について聞いたグラフを見てみましょう。
「基本的には定時内で帰れる」と回答された方は全体の4分の1程度で、4分の3の皆さんは残業が常態化されているようです。

また、併せて人的リソースの状況について聞いたグラフも見てみましょう。
半数以上の方が「人的リソースに対して仕事量が多い」と回答されています。

改めて記事の前半でお伝えした「コア業務」の話に戻りますが、採用担当者は採用担当者にしかできない仕事に集中することで、結果的に採用効率の向上が見込めます。

採用の成功は「質・量・効率」の3つの観点から測ることができると言われますが、「効率」が他の2つを下支えしているというのが実情ではないでしょうか。

戦略的・科学的な採用の実施、のためにも業務効率化を実現していきたいですね。

採用業務のアウトソーシング、最大の壁は「理解」

回答いただいたアンケートを1件1件見てみると、「忙しい、が、アウトソーシングは(社や上層部の)理解が難しい」というお声が多く見られました。また、「何をアウトソーシングできるのかが分からない」「採用業務のアウトソーシングがどういったものなのかが想像ができない」という方も多数おり、今回の特集がその助けになればと思っています。

最後に、アウトソーシングを実施されている企業の皆さんに伺った満足度調査のグラフをご紹介します。ほとんどの方が「メリットを感じている」と回答されているとおり、ご想像よりもずっと使い勝手が良く便利なものです。 この機会に、ぜひアウトソーシングを検討いただき、より効率的な採用業務に生かしてください!