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【覆面座談会】コロナ禍の採用業務 業務効率を上げるにはどうしたらいいと思いますか?

コロナ禍で大きく変わった採用業務。オンラインでの仕事が多くなり、効率化が図れるかと思いきや意外と忙しくなってしまったという声も聞かれます。

実際に現場で採用業務を担当されているお二人に、オンライン覆面座談会でその実感について語っていただきました。

プロフィール
Aさん
名古屋のIT企業に勤め、総務などの業務と兼任で採用業務を担当。
Bさん
大阪の専門商社に勤め、採用業務を専任で担当。

まずは気になる採用オンライン化の影響

― 今日はお集まりいただきありがとうございます。まずは多くの方が直面しているオンラインでの採用業務についてお聞かせください。

Aさん: やっぱり、実際に学生と会えないのは困りましたね。本気度が見えずらいというか、志望度がどの程度か分かりませんし、こちらの伝えたいことがどの程度、伝わったのかもいまいち掴めません。

Bさん: 私もです。学生をいかにグリップするか、というノウハウが活かせないと感じています。インターンシップもオンラインで行いましたが、これがどれほど効果があったのか…、蓋を開けてみるまで分からないという不安が拭えませんね。

― 効率面ではいかがですか? オンライン化によって効率的になったという声も聞かれますが、一方で逆に煩雑になったとおっしゃる方もいますが。

Aさん: 目標とするエントリー数も採用数もそれほど多くないからかもしれませんが、特別に忙しくなったという印象はないですね。採用よりも、入社後の研修をすべてオンラインに切り替えたのでその準備が大変でした。ノートパソコンを手配したりですね。

Bさん: 出社している人、在宅勤務が出来ている人で大きく違うという印象です。出社していると、やはり社内のセキュリティの問題があって効率が大きく下がってしまいます。

採用担当者の業務環境にも大きく左右される

― 環境による業務効率の違いについてもう少しお聞かせいただけますか?

Bさん:おもに情報の取り扱いについてですね。社内にいると、情報セキュリティ担当者の目があるのでクラウドストレージなんて使えませんが、家で仕事していれば自分のPCも合わせて使うことでそのグレーゾーンをうまく利用できるというか…。

業務が煩雑というのではなく、会社が設定したセキュリティ基準が高すぎて本来発揮できるはずの効率が出せないというのが正直なところです。

Aさん:私は総務業務を兼任しているので基本的に出社しているのですが、IT企業なので環境的に困るということはあまりありません。ただ、社内ネットワークにつながったシンクライアント(※1)でオンライン面接をするとネットワークを圧迫してしまうので別でノートパソコンを持って外部ネットワークにつないでいます。

Bさん: 採用担当者同士の情報交換コミュニティに入っているのですが、そこでもよく仕事環境の話になります。そもそもノートパソコンを支給されておらず、出社するしかないという担当者も多いみたいですね。となると、オンライン化で情報の取り扱いが難しくなった分、仕事も煩雑になっているようです。

Aさん: まずはノートパソコンの支給から始めないと、という会社も多いでしょうね。

Bさん: 在宅勤務やオンライン面接という話題は、東京と比べると私のいる大阪は2ヶ月ほど遅れている印象です。対応ができるようになったばかり、またはこれから対応というところもまだあるんじゃないでしょうか。

※1:基本的なソフトウェアしか入っておらず、社内ネットワーク上などにあるシステムをネットワーク経由で使うためのパソコン。

筆記試験、面接のオンライン化による変化

― 具体的な採用業務についてもお伺いしたいと思います。筆記試験や面接がオンライン化したことによって業務は変わりましたか?

Aさん: 来年の筆記試験はどうしようかなぁ、と頭を悩ませているところです。というのも、弊社ではオリジナルの筆記試験を導入しているので、テスト問題が流出しないように社内で受験してもらって終わったら回収、という方法をずっと採ってきたんですよね。

21卒までは従来どおりのその方法で試験を行えましたが、22卒はそうもいかないでしょう。これをセキュリティを保った形でオンライン化できるのか、やれるとしてどの程度のコストなのか…。オリジナルの試験は諦めるかもしれません。

Bさん: オンライン面接は20卒から使っていますが、だんだんと学生側がオンラインの環境になれてきたという感覚があります。スマホからでは使えないいろいろな機能がありますが、22卒は9割以上がPCからのログインですね。学生側の環境だけで言えば、スムーズになったと思います。

一方、先ほどもお話したように採用担当者側の環境が整っていないという会社もまだまだ多いようで、オンライン面接なのに出社しなくてはいけないという逆転現象も耳にします。

アウトソーシング、考えたことありますか?

― 業務効率化というと、アウトソーシングも1つの手段として話題に上がります。お二人は利用を検討したことがありますか?

Aさん: 20卒で、予定人数に1枠余りが出てしまったのでマイナビの人材紹介から採用しました。私たちが思い描いている人材像をきちんと理解してもらえるのか、については不安を抱いていました。この新卒社員の評価はこれからということになりますが、自社採用では似た人材を採用しがちなので面白みもあるかな、と。

Bさん: 私たちもマイナビを始めとしたナビサイトを使っていて、これ自体がアウトソーシングと捉えています。
もう少し具体的な業務でいうと、学生とのメール連絡のアウトソーシングですかね。私たち採用担当者がPCの前にいる時間をいかに減らして、学生と向き合う時間を増やすかという点では検討に値すると思っています。

Aさん: メール対応について、今は自分でやっても困るほどの作業量ではないのですが、エントリーから採用まで採用の全フローがオンライン化する今後はそうも言ってられないかもしれません。それを見越して自社でメール対応のRPA(※2)も始めています。
ただ、完全ではないので人の手にアウトソーシングするのも価格によっては検討可能という程度ですね。

― 「この業務がアウトソーシングできれば業務効率が大きく変わる」と考えているものはありますか?

Bさん: 電話によるリマインドですね。オンラインにしろオフラインにしろ、インターンシップや採用イベントの出席率を向上させるには電話が一番だと実感しているので。21卒の対応で電話リマインドを増やしてみたら、通常7 割から8割程度だった出席率がほぼ100%になりました。

ただ、今は会社から携帯電話が支給されていないので電話をするためだけに出社するという手間が発生しています。

Aさん: 私も電話対応です。メール、郵便、電話の3つの方法でリマインドを送ると、電話できた学生のイベント出席率は同じくほぼ100%になります。ただ、1人に対して必ず数分必要なのでなかなか全員には架電できません。ここをアウトソーシングできれば業務効率はかなり違いますね。

※2:Robotic Process Automationの略。これまで人間でないと不可能と思われていた高度な作業を自動化するシステムを指す。

採用ツールの選び方

― 先ほどの質問でマイナビを始めとしたナビサイトや採用ツールの話が出ましたので、その使い方やツール採用の基準について最後にお聞かせいただいていいですか?

Bさん: 採用広報も、学生管理も、内定者管理もすべてできる万能なシステムである一方、ひとつひとつの機能には満足いかない点もあります。それぞれ特化したツールを組み合わせて使うのが理想的だと考えていて、実際そうしています。

Aさん:採用を過度に効率化すると人材の画一化につながってしまうことを恐れていますが、ナビサイトを使わないというわけにはいかなくなってきましたね。マイナビの広報ツールを22卒から使い始めました。

とはいえ、やはり学生のグリップは電話、郵便、メール、そして対面コミュニケーションが有効であることには変わりありません。Bさんも先ほどおっしゃっていましたが、学生と向き合う時間をどれだけ増やせるか、を一番の指標としています。

環境によって大きく左右される採用業務の効率

実際に採用業務を現場で担当されている方から、その現実を知ることができ、大変貴重な機会でした。改めましてAさん、Bさんありがとうございました!

お二人の話に強く共感された方も多かったかと思います。特に仕事環境の話は、理想と現実のリアルなギャップが依然として根強く残っていることを物語っていましたね。

また、「学生と向き合う時間をできるだけ増やしたい」というお二人の言葉。オンライン化が進んだ今だからこそ、より重要性を増していると思います。

マイナビサポネットでは、今後も採用業務の効率化について情報を発信していきますので、ぜひ皆さんの業務のお役に立ててください。